Agenti AI che conoscono già i documenti della tua azienda

Gli agenti AI di AIDA lavorano su documenti che AIDA ha già classificato, letto e collegato tra loro. Per questo possono cercare su tutto l'archivio, calcolare totali esatti invece di stimarli e seguire i legami tra contratti, fatture e pagamenti. Si creano con Actio, l'architettura agentica di AIDA, descrivendo in linguaggio naturale il lavoro da fare, senza scrivere codice.

Pensa a chi deve valutare un portafoglio di crediti deteriorati (NPL, non-performing loans). Per ogni posizione ci sono contratti di finanziamento, garanzie, perizie, atti giudiziari ed estratti conto: centinaia di documenti anche per pochi fascicoli. Li carica in un assistente AI generico e chiede il valore complessivo delle garanzie. La risposta arriva in pochi secondi ed è scritta bene, ma si basa sui documenti e sui passaggi che l'assistente ha letto per quella domanda, e dalla risposta non si capisce cosa sia rimasto fuori.

È un'obiezione che sentiamo spesso: «le stesse cose le faccio già con Copilot, o con ChatGPT». Capire dove le due cose divergono è anche il modo più rapido per capire com'è fatta l'architettura agentica di AIDA.

Che cos'è un'architettura agentica?

Un'architettura agentica è il modo in cui sono organizzati gli agenti AI di un sistema: su quali dati lavorano, come si dividono i compiti, quando partono e chi controlla il risultato. Un agente AI è un software che riceve un obiettivo, pianifica i passaggi per raggiungerlo, usa gli strumenti che ha a disposizione e verifica cosa ha ottenuto, invece di limitarsi a rispondere a una domanda.

Nei processi documentali conta soprattutto da dove parte l'agente. Se lavora su documenti già classificati, con i campi estratti e i collegamenti tra un documento e l'altro, ragiona sui fatti dell'azienda. Se riceve file grezzi, deve prima cercarci dentro, e da quella ricerca dipende tutto il resto. Le basi sono spiegate nella nostra introduzione all'IA agentica.

Posso fare le stesse cose con Copilot, ChatGPT o Claude?

Su pochi documenti sì, su un archivio aziendale no. Microsoft 365 Copilot, ChatGPT e Claude sono assistenti generici, pensati per lavorare sui file caricati o collegati alla conversazione: per ogni domanda leggono una parte limitata dei documenti, cercano nel testo invece di interrogare dati e non conoscono la storia dei documenti né i loro collegamenti.

Per ogni domanda leggono pochi documenti

Ogni assistente generico ha un limite alla quantità di testo che può considerare insieme, la finestra di contesto. Oltre quel limite cerca i passaggi più simili alla domanda e risponde solo su quelli. Questo approccio si chiama RAG (retrieval-augmented generation), e le pagine ufficiali ne indicano i limiti (ottobre 2026):

• Microsoft 365 Copilot: quando si fa riferimento a un sito SharePoint, accetta al massimo dieci file o pagine di quel sito;
• Copilot Studio, lo strumento Microsoft per creare agenti: per ogni risposta usa i primi tre risultati di ciascuna fonte;
• ChatGPT: un progetto accetta da 5 a 40 file secondo il piano, e dei documenti lunghi una parte entra nel contesto mentre il resto viene cercato in un indice;
• Claude: accetta fino a 20 file per chat, e quando i file di un progetto superano la finestra di contesto recupera solo le informazioni più pertinenti alla domanda.

Microsoft stessa scrive che il RAG funziona meglio per le domande puntuali che per l'analisi approfondita dei documenti, e che non è pensato per confrontare documenti interi o verificarne la conformità. Anche un documento che entra tutto nel contesto non viene letto in modo uniforme: Copilot a volte si concentra solo sull'inizio, lo studio Lost in the Middle ha misurato che i modelli linguistici usano peggio le informazioni che stanno a metà di un testo lungo, e una ricerca di Chroma su 18 modelli ha visto calare l'affidabilità all'aumentare della lunghezza dell'input.

Cercano nel testo, non nei dati dell'azienda

Un assistente generico trova i passaggi che somigliano alla domanda. Non sa che un file è una fattura e un altro un contratto, quali campi contengono e come si collegano. Per questo Copilot Studio non sa dire quanti file ci sono in una cartella né filtrarli per una proprietà, e sui fogli Excel presi da SharePoint Microsoft avverte che le risposte alle domande analitiche potrebbero non essere ottimali.

In AIDA ogni documento è già classificato nel suo tipo, con i dati estratti. E la ricerca degli agenti non si ferma al testo o alle proprietà estratte: segue le relazioni tra i documenti, la catena che lega un contratto agli ordini, alle fatture e ai pagamenti. Così trova i documenti come li cercherebbe chi lavora in azienda, partendo dalla domanda di business: «ACME ha pagato tutte le fatture collegate al contratto dello scorso trimestre?».

I totali e i conteggi, poi, non sono stime del modello linguistico. AIDA li calcola in modo matematico e preciso su tutti i documenti trovati nell'archivio, senza limiti di numero.

Le lacune non si vedono

Il rischio più serio è una risposta che sembra completa e non lo è. Copilot Studio, ad esempio, indicizza al massimo 1.000 file per ogni cartella di SharePoint o OneDrive collegata: i file in più non vengono elaborati, e il sistema non indica quali sono rimasti fuori. I documenti con etichetta riservata o protetti da password risultano pronti ma non producono risposte, e i file caricati da SharePoint e OneDrive si aggiornano ogni 4-6 ore.

Gli agenti AI di AIDA lavorano direttamente sull'archivio, senza copie da sincronizzare. Lo spazio dell'archivio è illimitato in tutti i piani, quindi i documenti degli anni passati restano a disposizione degli agenti come quelli di oggi.

I buchi li riempie il modello

Quando un dato manca o compare due volte, un modello linguistico non si ferma: completa la risposta con quello che gli sembra plausibile. Succede anche ai modelli più avanzati. Una ricerca di OpenAI spiega che i modelli linguistici, quando non sono sicuri, tirano a indovinare invece di ammettere l'incertezza, e che queste allucinazioni restano anche nei sistemi più recenti. Il compito di riempire i buchi non si può delegare a un modello: il contesto che riceve deve essere già corretto e certificato.

In AIDA gli agenti partono da un contesto così. Il rilevamento dei duplicati riconosce i documenti doppi dal contenuto del testo o dai dati estratti e li segnala. Se l'azienda lo sceglie, AIDA ne blocca anche la convalida: il doppione non entra in archivio, quindi non finisce nelle statistiche né nel contesto degli agenti, e una fattura arrivata due volte non pesa due volte su un totale. La Panoramica, la dashboard di AIDA, trasforma i dati estratti in grafici, statistiche e indicatori di business intelligence che si aggiornano in tempo reale a ogni nuovo documento. Gli agenti usano quei numeri, gli stessi che vede il team, invece di ricostruirli dal testo.

Non conoscono la storia dei documenti

Per un assistente generico un file è un testo. In AIDA ogni documento ha uno storico eventi: pagamenti, approvazioni, cambi di stato, note manuali. Gli agenti lo leggono, quindi sanno che una fattura è contestata o che un contratto è stato approvato ieri, e possono partire proprio da quell'evento.

Com'è fatta l'architettura agentica di AIDA?

Ha due livelli: sotto, l'Intelligent Document Processing (IDP) che classifica i documenti ed estrae i dati; sopra, gli agenti specialistici di Actio che ragionano su quei dati. In mezzo, le relazioni, lo storico eventi, il controllo dei duplicati e la Panoramica danno agli agenti un contesto dell'azienda corretto e certificato.

Ogni agente eredita quello che AIDA sa già dei tuoi documenti. Non serve spiegargli i tipi di documento, i nomi dei campi o dove si nascondono le eccezioni, e non c'è una pipeline di dati parallela da costruire. Chi usa AIDA GPT fa la richiesta in chat e ottiene il lavoro finito.

Come si crea un agente AI con Actio?

Con una chat guidata, in linguaggio naturale e senza codice. La procedura guidata fa le domande e tu rispondi in termini di business:

1. descrivi cosa deve fare l'agente, ad esempio «controlla ogni contratto di fornitura in arrivo e segnala quelli senza clausola di recesso»;
2. scegli i tipi di documento su cui lavora, ad esempio Contratti fornitori;
3. conferma il nome, la descrizione e le istruzioni che la procedura propone;
4. se serve, imposta un tono di voce, ad esempio formale per le email ai clienti, e limita gli strumenti e le azioni che l'agente può usare.

AIDA può suggerire come migliorare le istruzioni e mostra un'anteprima delle modifiche prima di salvarle. Ogni Actio può avere più versioni, così una modifica si prova senza perdere quella che funziona. La configurazione resta in testo semplice: chiunque nel team può aggiornarla quando il processo cambia.

Per i lavori più grandi, un Actio coordinatore individua i documenti, passa ciascuno allo specialista giusto e combina i risultati. AIDA GPT conosce automaticamente ogni Actio creato dal team, quindi basta chiedere in chat.

Quando entra in azione un agente AI?

Quando qualcuno lo chiama in chat, a un orario stabilito o quando succede qualcosa a un documento:

• in chat, su richiesta di chiunque nel team;
• su pianificazione, ad esempio ogni mattina alle 9 per il riepilogo degli incassi;
• su un evento documentale, ad esempio quando un contratto viene approvato, una fattura viene archiviata o un fascicolo viene chiuso.

Ogni esecuzione in background lascia una notifica collegata alla chat, con la conversazione completa, i documenti consultati e i risultati prodotti. Si vede anche quanto è durata l'attività e come sono stati cercati i documenti.

Chi controlla il lavoro degli agenti AI?

Le persone. In AIDA lo human in the loop è la regola: per impostazione predefinita nessuna email, richiesta di pagamento o messaggio esce dalla piattaforma senza la conferma di qualcuno del team.

Le bozze si aprono in un canvas modificabile, dove si rileggono, si correggono e si confermano. Quando un flusso è collaudato e l'azienda lo chiede, si può abilitare l'invio automatico: è una scelta esplicita, non il punto di partenza.

Sui lavori lunghi c'è la Plan Mode. Appena una richiesta riguarda tre o più elementi, AIDA GPT mostra un piano a schermo, aggiorna ogni elemento in tempo reale con un link al documento di origine e lascia al team la possibilità di cambiare direzione, saltare un elemento o chiudere il piano in anticipo. La memoria persistente conserva le correzioni del team, ad esempio «ACME paga a 60 giorni», così la stessa domanda sugli stessi dati porta nel tempo alla stessa risposta corretta.

I risultati arrivano pronti da usare e facili da verificare: tabelle scaricabili in Excel, grafici nella chat, bozze di email e di richieste di pagamento.

Cosa fanno gli agenti AI di AIDA nei casi reali?

Lavorano dove i documenti sono tanti e le regole complesse. Un cliente del settore legale, ad esempio, elabora centinaia di documenti di posizioni NPL in una manciata di minuti.

Nella valutazione di portafogli NPL, AIDA classifica documenti di oltre cento tipi in fascicoli uniformi. Actio specialistici estraggono date, valori degli asset e clausole legali, un coordinatore valuta ogni posizione e un ultimo Actio consolida i risultati in una valutazione unica, con ogni totale calcolato dall'aritmetica verificata di AIDA. Il risultato sono grafici e tabelle in AIDA, un file Excel per gli stakeholder e un report con contesto e raccomandazioni.

Nella gestione del cash flow durante una due diligence, un Actio smista i pagamenti in arrivo da oltre cento metodi di pagamento nel mondo, scrive ai clienti nella loro lingua e ne gestisce le risposte, poi abbina ogni pagamento al documento fiscale e lo riconcilia con la fattura. Un coordinatore produce le statistiche mensili, trimestrali e annuali, e un Actio di previsione stima i flussi futuri.

Lo stesso schema si applica agli acquisti, ai sinistri, agli audit di conformità e all'onboarding dei fornitori: a ogni lavoro ricorrente che attraversa più tipi di documento.

Domande frequenti

Gli agenti AI di AIDA inviano email da soli?

Non per impostazione predefinita. Email, messaggi e richieste di pagamento si aprono come bozze che una persona del team rilegge e conferma. Su richiesta si può abilitare l'invio automatico per i flussi già collaudati.

Quanti documenti può analizzare un agente AI di AIDA?

Tutti quelli che la ricerca trova nell'archivio, senza un limite di numero. Totali e conteggi sono calcolati in modo matematico su tutti i risultati, e lo spazio dell'archivio è illimitato in ogni piano.

Serve un programmatore per creare un Actio?

No. Un Actio si crea con una chat guidata, descrivendo il lavoro in linguaggio naturale, e la sua configurazione resta in testo semplice che chiunque nel team può modificare.

Che differenza c'è tra AIDA GPT e Actio?

AIDA GPT è la chat con cui il team fa domande e chiede lavori. Actio è l'architettura agentica che esegue quei lavori con agenti specialistici, anche in background, su pianificazione o su eventi documentali.

AIDA funziona insieme a Microsoft 365?

Sì. AIDA si integra con SharePoint e OneDrive e aggiunge ai loro documenti l'elaborazione automatica e l'archiviazione strutturata, come spiegato nell'articolo sulle integrazioni di Microsoft SharePoint e OneDrive con AIDA.

Per vedere gli agenti AI di AIDA all'opera sui tuoi documenti, prenota una demo e porta un processo che vuoi automatizzare.