La integración con Dropbox de AIDA archiva tus documentos

La integración con Dropbox de AIDA envía a Dropbox documentos ya procesados: AIDA lee cada archivo, extrae sus datos, lo renombra según tus reglas y lo archiva en la carpeta correcta. Dropbox sigue siendo el espacio donde el equipo comparte y sincroniza archivos, mientras AIDA realiza el trabajo de organización que hoy alguien hace manualmente.

Dropbox es una de las integraciones nativas de AIDA, junto con Google Drive, Microsoft SharePoint y OneDrive, SAP y los dispositivos Xerox. En este artículo veremos cómo funciona, cómo configurarla paso a paso y en qué se diferencia de las carpetas automatizadas de Dropbox. Si trabajas en entorno Microsoft, encontrarás el mismo enfoque aplicado en el artículo sobre las integraciones de SharePoint y OneDrive con AIDA.

¿Qué es la integración Dropbox de AIDA?

En AIDA, Dropbox es un destino: el punto al que llegan los documentos tras el procesamiento. Cada documento entra en AIDA por una entrada (correo electrónico, app, escáner, API), se analiza con Intelligent Document Processing y luego se entrega a tu cuenta de Dropbox con el nombre y la ruta ya definidos.

El Intelligent Document Processing (IDP) es la tecnología que transforma documentos no estructurados, como facturas, contratos o albaranes, en datos estructurados. Combina el OCR, que reconoce texto impreso e incluso manuscrito, con la clasificación de documentos y la extracción de los campos que te interesan.

¿Por qué archivar documentos en Dropbox no es suficiente?

Porque un archivo solo es útil si los archivos se pueden encontrar. Sin reglas, una carpeta compartida se llena de archivos llamados scan_0012.pdf o Documento (3).pdf, cada uno guardado con criterios distintos según quién lo haya subido.

El resultado es conocido por cualquiera que gestione documentos en una empresa:

• tiempo perdido abriendo archivos uno por uno para entender qué contienen;
• renombrado y desplazamiento manual de documentos, con errores e inconsistencias;
• estructuras de carpetas que varían de persona a persona;
• duplicados que sobrescriben versiones anteriores o se acumulan sin control.

Dropbox ya ofrece algunas automatizaciones para carpetas, pero trabajan con los metadatos del archivo, como la fecha de carga o el nombre de la carpeta. Para archivar un documento en función de lo que contiene (proveedor, número de factura, cliente, vencimiento) primero hay que leerlo y entenderlo: esa es la tarea de AIDA.

¿Cómo funciona la integración con Dropbox, paso a paso?

La configuración es sin código y se realiza una vez por cada tipo de documento, en cinco pasos.

1. Crea un tipo de documento y define los campos a extraer, por ejemplo proveedor, número y fecha de la factura. AIDA aprende cualquier campo a partir de un solo ejemplo: seleccionas el campo, haces clic en el valor del documento y el modelo está listo, sin largos ciclos de entrenamiento.
2. Elige las entradas: un buzón de correo dedicado que AIDA crea para cada tipo de documento, la app AIDA Mobile, WhatsApp, la carga web, las API, AWS S3, los escáneres Xerox ConnectKey y las facturas electrónicas del Sistema de Intercambio (SDI).
3. Conecta Dropbox con el botón "Conecta tu cuenta de Dropbox", o reutiliza una conexión ya creada para otro destino u otro tipo de documento.
4. Configura el directorio, el nombre del archivo y la ruta: elige la carpeta de destino y, en la página Data-driven, las reglas con las que AIDA compone el nombre del archivo y crea las subcarpetas.
5. Decide cómo gestionar los duplicados, para que ningún documento sea sobrescrito por error.

¿La conexión entre AIDA y Dropbox es segura?

Sí. La comunicación entre AIDA y Dropbox se basa en el protocolo OAuth 2.0: autorizas el acceso directamente en Dropbox, sin compartir la contraseña con AIDA. Para más detalles sobre cifrado y certificaciones, puedes consultar la página de seguridad y certificaciones de AIDA.

¿Cómo gestiona AIDA los archivos con el mismo nombre?

Cuando en la carpeta de destino ya existe un archivo con el mismo nombre, puedes elegir entre tres comportamientos:

• Sobrescribir: el nuevo archivo reemplaza al antiguo;
• No sobrescribir, añadir un índice: AIDA añade un número incremental (file.1.pdf, file.2.pdf);
• No sobrescribir, añadir z y un índice: AIDA añade la letra "z" y un número incremental (file.z1.pdf, file.z2.pdf).

¿Qué ocurre con los caracteres no admitidos por Dropbox?

Dropbox no acepta los caracteres \ / : ? * < > " | en nombres de archivos y carpetas. AIDA los sustituye automáticamente por un guión bajo antes del envío: un número de factura como FT/2026/0158 se convierte en FT_2026_0158 en el nombre del archivo, sin errores de carga.

¿Cómo renombrar automáticamente los archivos en Dropbox con los datos del documento?

Con las reglas Data-driven de AIDA, el nombre del archivo y la ruta se componen con los valores extraídos del documento, combinados con texto libre y separadores. Las mismas reglas crean automáticamente el árbol de carpetas, nivel a nivel.

Tomemos una factura recibida que llega por correo electrónico como adjunto scan_0012.pdf. AIDA extrae los campos configurados para el tipo de documento:

Con el directorio de destino Facturas proveedores, una subcarpeta por proveedor y un nombre de archivo compuesto por proveedor y número de factura, el documento llega a Dropbox así:

/Facturas proveedores/Rossi Srl/Rossi Srl - FT_2026_0158.pdf

Nadie ha abierto el archivo, elegido la carpeta ni escrito un nombre. La siguiente factura del mismo proveedor va a la misma carpeta, con el mismo esquema de nomenclatura.

Automatizaciones nativas de Dropbox o AIDA: ¿cuál es la diferencia?

Las carpetas automatizadas de Dropbox actúan sobre el archivo; AIDA actúa sobre el contenido del documento. Según la documentación oficial de Dropbox sobre las convenciones de nomenclatura y las opciones de automatización, las reglas de renombrado utilizan criterios como la fecha de carga, una palabra clave, la carpeta superior y los metadatos de las fotos.

Las dos soluciones no se excluyen entre sí: AIDA entrega documentos ya organizados, y en Dropbox puedes seguir usando la compartición, la sincronización y las automatizaciones que ya conoces.

¿Qué documentos conviene archivar en Dropbox con AIDA?

Resulta conveniente para todos los documentos recurrentes en los que el nombre y la carpeta dependen de datos contenidos en el propio documento. Algunos ejemplos:

• Administración y finanzas: facturas recibidas, facturas electrónicas recibidas del SDI, notas de crédito y extractos de cuenta, archivados por proveedor, año o centro de coste.
• Departamento legal: contratos y correspondencia clasificados por contraparte o número de expediente, como explicamos en el artículo sobre la innovación legal con AIDA.
• Logística y transporte: albaranes (DDT), CMR y notas de entrega ordenados por cliente o envío; amplía la información en nuestro artículo sobre AIDA en el sector del transporte y la logística.
• Recursos humanos: documentos de incorporación, formularios internos y expedientes del personal, archivados por empleado.

Si prefieres no usar carpetas, también puedes conservar los documentos en el archivo documental de AIDA, que vincula los documentos relacionados mediante relaciones y conserva el historial de cada archivo.

¿Cómo ayuda la integración con Dropbox al straight-through processing?

El straight-through processing (STP) es el porcentaje de documentos que recorre todo el flujo sin intervenciones manuales. Con la integración Dropbox, la adquisición, extracción, nomenclatura y archivo se convierten en un único flujo automático.

Dos características de AIDA aumentan el STP. La primera: AIDA aprende a partir de un solo ejemplo y, cuando cambia el diseño de un documento, no se necesitan nuevos lotes de entrenamiento. La segunda: los valores sospechosos se resaltan como anomalías, de modo que el equipo solo revisa los casos dudosos en lugar de verificar cada documento.

Preguntas frecuentes sobre la integración con Dropbox

¿Es necesario saber programar para conectar AIDA con Dropbox?

No. La integración con Dropbox se configura desde la interfaz de AIDA: conectas la cuenta, eliges la carpeta y estableces las reglas de nomenclatura, sin escribir ningún código.

¿AIDA puede obtener documentos desde Dropbox?

Sí, a través de Zapier. Activas la entrada Zapier en el tipo de documento y creas un Zap con un disparador de Dropbox, como "New File in Folder", y la acción "AIDA → Upload Document": cada archivo añadido a esa carpeta es procesado por AIDA como si llegara desde cualquier otra entrada, y puede volver a Dropbox en otra carpeta, ya renombrado y archivado.

¿Puedo usar Dropbox junto con otros destinos?

Sí. AIDA también se integra con Google Drive, OneDrive, SharePoint, Xerox DocuShare, webhooks y Zapier. El plan Personal incluye un destino, mientras que a partir del plan Professional los destinos son ilimitados: consulta los detalles en la página de precios de AIDA.

¿Qué tipos de archivos puedo enviar a Dropbox a través de AIDA?

AIDA acepta decenas de formatos de entrada, desde PDF hasta documentos Office, desde imágenes hasta archivos firmados P7M, y los convierte a PDF. Cada documento puede tener hasta 2500 páginas y 100 MB.

Prueba la integración Dropbox de AIDA

Si tu equipo usa Dropbox cada día, AIDA puede convertirlo en un archivo que se organiza solo: documentos leídos, renombrados y archivados en la carpeta correcta desde el primer día. Descubre todas las integraciones de AIDA o reserva una demo personalizada para ver la integración con Dropbox en acción con tus documentos.