A integração Dropbox da AIDA arquiva os seus documentos

A integração Dropbox do AIDA envia para o Dropbox documentos já processados: o AIDA lê cada ficheiro, extrai os dados, renomeia-o de acordo com as suas regras e arquiva-o na pasta correta. O Dropbox continua a ser o espaço onde a equipa partilha e sincroniza ficheiros, enquanto o AIDA realiza o trabalho de organização que hoje alguém faz manualmente.

O Dropbox é uma das integrações nativas do AIDA, a par do Google Drive, Microsoft SharePoint e OneDrive, SAP e dos dispositivos Xerox. Neste artigo veremos como funciona, como configurá-la passo a passo e em que se distingue das pastas automatizadas do Dropbox. Se trabalha em ambiente Microsoft, encontrará a mesma abordagem aplicada no artigo sobre as integrações do SharePoint e OneDrive com o AIDA.

O que é a integração Dropbox do AIDA?

No AIDA, o Dropbox é um destino: o ponto onde os documentos chegam após o processamento. Cada documento entra no AIDA por uma entrada (e-mail, app, scanner, API), é analisado com o Intelligent Document Processing e depois enviado para a sua conta Dropbox com o nome e o caminho já definidos.

O Intelligent Document Processing (IDP) é a tecnologia que transforma documentos não estruturados, como faturas, contratos ou documentos de transporte, em dados estruturados. Combina o OCR, que reconhece texto impresso e também escrito à mão, com a classificação de documentos e a extração dos campos que lhe interessam.

Por que razão arquivar documentos no Dropbox não é suficiente?

Porque um arquivo só é útil se os ficheiros forem encontrados. Sem regras, uma pasta partilhada enche-se de ficheiros chamados scan_0012.pdf ou Documento (3).pdf, cada um guardado com critérios diferentes consoante quem o carregou.

O resultado é conhecido por qualquer pessoa que gira documentos numa empresa:

• tempo perdido a abrir ficheiros um a um para perceber o que contêm;
• renomeação e deslocação manual de documentos, com erros e inconsistências;
• estruturas de pastas que variam de pessoa para pessoa;
• duplicados que substituem versões anteriores ou se acumulam sem controlo.

O Dropbox já oferece algumas automatizações para as pastas, mas trabalham com os metadados do ficheiro, como a data de carregamento ou o nome da pasta. Para arquivar um documento com base no que contém (fornecedor, número de fatura, cliente, prazo) é necessário primeiro lê-lo e compreendê-lo: essa é a função do AIDA.

Como funciona a integração Dropbox, passo a passo?

A configuração é no-code e faz-se uma única vez para cada tipo de documento, em cinco passos.

1. Crie um tipo de documento e defina os campos a extrair, por exemplo fornecedor, número e data da fatura. O AIDA aprende qualquer campo a partir de um único exemplo: seleciona o campo, clica no valor no documento e o modelo fica pronto, sem longos ciclos de treino.
2. Escolha as entradas: uma caixa de e-mail dedicada que o AIDA cria para cada tipo de documento, a app AIDA Mobile, WhatsApp, o carregamento web, as APIs, AWS S3, os scanners Xerox ConnectKey e as faturas eletrónicas do Sistema de Intercâmbio (SDI).
3. Ligue o Dropbox com o botão "Ligue a sua conta Dropbox", ou reutilize uma ligação já criada para outro destino ou tipo de documento.
4. Defina o diretório, o nome do ficheiro e o caminho: escolha a pasta de destino e, na página Data-driven, as regras com que o AIDA compõe o nome do ficheiro e cria as subpastas.
5. Decida como gerir os duplicados, para que nenhum documento seja substituído por engano.

A ligação entre o AIDA e o Dropbox é segura?

Sim. A comunicação entre o AIDA e o Dropbox baseia-se no protocolo OAuth 2.0: autoriza o acesso diretamente no Dropbox, sem partilhar a password com o AIDA. Para detalhes sobre encriptação e certificações, pode consultar a página de segurança e certificações do AIDA.

Como gere o AIDA os ficheiros com o mesmo nome?

Quando na pasta de destino já existe um ficheiro com o mesmo nome, pode escolher entre três comportamentos:

• Substituir: o novo ficheiro substitui o antigo;
• Não substituir, adicionar um índice: o AIDA adiciona um número crescente (file.1.pdf, file.2.pdf);
• Não substituir, adicionar z e um índice: o AIDA adiciona a letra "z" e um número crescente (file.z1.pdf, file.z2.pdf).

O que acontece aos caracteres não suportados pelo Dropbox?

O Dropbox não aceita nos nomes de ficheiros e pastas os caracteres \ / : ? * < > " |. O AIDA substitui-os automaticamente por um underscore antes do envio: um número de fatura como FT/2026/0158 passa a ser FT_2026_0158 no nome do ficheiro, sem erros de carregamento.

Como renomear automaticamente os ficheiros no Dropbox com os dados do documento?

Com as regras Data-driven do AIDA, o nome do ficheiro e o caminho são compostos com os valores extraídos do documento, combinados com texto livre e separadores. As mesmas regras criam automaticamente a árvore de pastas, nível a nível.

Tomemos uma fatura de fornecedor que chega por e-mail como anexo scan_0012.pdf. O AIDA extrai os campos configurados para o tipo de documento:

Com o diretório de destino Faturas fornecedores, uma subpasta por fornecedor e um nome de ficheiro composto por fornecedor e número de fatura, o documento chega ao Dropbox desta forma:

/Faturas fornecedores/Rossi Srl/Rossi Srl - FT_2026_0158.pdf

Ninguém abriu o ficheiro, escolheu a pasta ou digitou um nome. A próxima fatura do mesmo fornecedor vai parar à mesma pasta, com o mesmo esquema de nomenclatura.

Automatizações nativas do Dropbox ou AIDA: qual é a diferença?

As pastas automatizadas do Dropbox atuam sobre o ficheiro; o AIDA atua sobre o conteúdo do documento. De acordo com a documentação oficial do Dropbox sobre as convenções de nomenclatura e as opções de automatização, as regras de renomeação utilizam critérios como a data de carregamento, uma palavra-chave, a pasta superior e os metadados das fotografias.

As duas soluções não se excluem mutuamente: o AIDA entrega documentos já organizados, e no Dropbox pode continuar a utilizar a partilha, a sincronização e as automatizações que já conhece.

Que documentos convém arquivar no Dropbox com o AIDA?

Convém para todos os documentos recorrentes em que o nome e a pasta dependem de dados contidos no próprio documento. Alguns exemplos:

• Administração e finanças: faturas de fornecedores, faturas eletrónicas recebidas do SDI, notas de crédito e extratos de conta, arquivados por fornecedor, ano ou centro de custo.
• Departamento jurídico: contratos e correspondência classificados por contraparte ou número de processo, tal como descrevemos no artigo sobre inovação jurídica com o AIDA.
• Logística e transportes: guias de transporte (DDT), CMR e guias de entrega organizadas por cliente ou expedição; aprofunde no nosso artigo sobre o AIDA no setor de transportes e logística.
• Recursos humanos: documentos de onboarding, formulários internos e processos de pessoal, arquivados por colaborador.

Se preferir não utilizar pastas, pode manter os documentos também no arquivo documental do AIDA, que liga os documentos relacionados através de relações e conserva o histórico de cada ficheiro.

Como a integração Dropbox apoia o straight-through processing?

O straight-through processing (STP) é a proporção de documentos que percorre todo o fluxo sem intervenções manuais. Com a integração Dropbox, aquisição, extração, nomenclatura e arquivo tornam-se um único fluxo automático.

Duas características do AIDA aumentam o STP. A primeira: o AIDA aprende a partir de um único exemplo e, quando o layout de um documento muda, não são necessários novos ciclos de treino. A segunda: os valores suspeitos são assinalados como anomalias, para que a equipa verifique apenas os casos duvidosos em vez de analisar cada documento.

Perguntas frequentes sobre a integração Dropbox

É necessário saber programar para ligar o AIDA ao Dropbox?

Não. A integração Dropbox configura-se a partir da interface do AIDA: liga a conta, escolhe a pasta e define as regras de nomenclatura, sem escrever código.

O AIDA pode recolher documentos do Dropbox?

Sim, através do Zapier. Ativa a entrada Zapier no tipo de documento e cria um Zap com um trigger Dropbox, como "New File in Folder", e a ação "AIDA → Upload Document": cada ficheiro adicionado a essa pasta é processado pelo AIDA como se chegasse por qualquer outra entrada, e pode depois regressar ao Dropbox numa outra pasta, já renomeado e arquivado.

Posso usar o Dropbox juntamente com outros destinos?

Sim. O AIDA integra-se também com Google Drive, OneDrive, SharePoint, Xerox DocuShare, webhooks e Zapier. O plano Personal inclui um destino, enquanto a partir do plano Professional os destinos são ilimitados: encontra os detalhes na página de preços do AIDA.

Que tipos de ficheiros posso enviar para o Dropbox através do AIDA?

O AIDA aceita dezenas de formatos de entrada, desde PDFs a documentos Office, de imagens a ficheiros assinados P7M, e converte-os em PDF. Cada documento pode ter até 2500 páginas e 100 MB.

Experimente a integração Dropbox do AIDA

Se a sua equipa utiliza o Dropbox todos os dias, o AIDA pode transformá-lo num arquivo que se organiza sozinho: documentos lidos, renomeados e arquivados na pasta correta desde o primeiro dia. Descubra todas as integrações do AIDA ou agende uma demonstração personalizada para ver a integração Dropbox em ação com os seus documentos.