Die Dropbox-Integration von AIDA archiviert Ihre Dokumente

Die Dropbox-Integration von AIDA sendet bereits verarbeitete Dokumente an Dropbox: AIDA liest jede Datei, extrahiert die Daten, benennt sie nach Ihren Regeln um und archiviert sie im richtigen Ordner. Dropbox bleibt der Bereich, in dem das Team Dateien teilt und synchronisiert, während AIDA die Ordnungsarbeit übernimmt, die heute noch jemand manuell erledigt.

Dropbox ist eine der nativen Integrationen von AIDA, neben Google Drive, Microsoft SharePoint und OneDrive, SAP sowie Xerox-Geräten. In diesem Artikel erläutern wir, wie sie funktioniert, wie Sie sie Schritt für Schritt konfigurieren und worin sie sich von den automatisierten Ordnern von Dropbox unterscheidet. Wenn Sie in einer Microsoft-Umgebung arbeiten, finden Sie denselben Ansatz im Artikel über die SharePoint- und OneDrive-Integrationen mit AIDA.

Was ist die Dropbox-Integration von AIDA?

In AIDA ist Dropbox ein Ziel: der Punkt, an dem Dokumente nach der Verarbeitung landen. Jedes Dokument gelangt über einen Eingang in AIDA (E-Mail, App, Scanner, API), wird mit Intelligent Document Processing analysiert und anschließend mit bereits festgelegtem Namen und Pfad an Ihr Dropbox-Konto übermittelt.

Intelligent Document Processing (IDP) ist die Technologie, die unstrukturierte Dokumente – wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine – in strukturierte Daten umwandelt. Sie kombiniert OCR, die gedruckten und handgeschriebenen Text erkennt, mit der Klassifizierung von Dokumenten und der Extraktion der gewünschten Felder.

Warum reicht die Archivierung von Dokumenten in Dropbox nicht aus?

Weil ein Archiv nur dann nützlich ist, wenn die Dateien auch wiedergefunden werden. Ohne klare Regeln füllt sich ein freigegebener Ordner mit Dateien namens scan_0012.pdf oder Dokument (3).pdf, jede nach unterschiedlichen Kriterien gespeichert – je nachdem, wer sie hochgeladen hat.

Das Ergebnis ist jedem bekannt, der im Unternehmen Dokumente verwaltet:

• Zeitverlust durch das Öffnen von Dateien einzeln, um deren Inhalt zu verstehen;
• manuelles Umbenennen und Verschieben von Dokumenten mit Fehlern und Inkonsistenzen;
• Ordnerstrukturen, die von Person zu Person variieren;
• Duplikate, die frühere Versionen überschreiben oder sich unkontrolliert ansammeln.

Dropbox bietet bereits einige Ordnerautomatisierungen, die jedoch auf Datei-Metadaten basieren, wie das Upload-Datum oder den Ordnernamen. Um ein Dokument anhand seines Inhalts zu archivieren (Lieferant, Rechnungsnummer, Kunde, Fälligkeitsdatum) muss es zunächst gelesen und verstanden werden: Das ist die Aufgabe von AIDA.

Wie funktioniert die Dropbox-Integration, Schritt für Schritt?

Die Konfiguration ist codelos und wird einmalig für jeden Dokumenttyp in fünf Schritten durchgeführt.

1. Erstellen Sie einen Dokumenttyp und definieren Sie die zu extrahierenden Felder, zum Beispiel Lieferant, Nummer und Datum der Rechnung. AIDA lernt jedes Feld anhand eines einzigen Beispiels: Sie wählen das Feld aus, klicken auf den Wert im Dokument und das Modell ist bereit – ohne langwierige Trainingszyklen.
2. Wählen Sie die Eingänge: ein dediziertes E-Mail-Postfach, das AIDA für jeden Dokumenttyp erstellt, die AIDA Mobile App, WhatsApp, Web-Upload, APIs, AWS S3, Xerox ConnectKey-Scanner und elektronische Rechnungen aus dem Austauschsystem (SDI).
3. Verbinden Sie Dropbox über die Schaltfläche „Ihr Dropbox-Konto verbinden", oder verwenden Sie eine bereits erstellte Verbindung für ein anderes Ziel oder einen anderen Dokumenttyp wieder.
4. Legen Sie Verzeichnis, Dateiname und Pfad fest: Wählen Sie den Zielordner und auf der Seite „Datengesteuert" die Regeln, nach denen AIDA den Dateinamen zusammenstellt und Unterordner erstellt.
5. Entscheiden Sie, wie mit Duplikaten umgegangen werden soll, damit kein Dokument versehentlich überschrieben wird.

Ist die Verbindung zwischen AIDA und Dropbox sicher?

Ja. Die Kommunikation zwischen AIDA und Dropbox basiert auf dem OAuth 2.0-Protokoll: Sie autorisieren den Zugriff direkt in Dropbox, ohne Ihr Passwort mit AIDA zu teilen. Einzelheiten zu Verschlüsselung und Zertifizierungen finden Sie auf der Seite Sicherheit und Zertifizierungen von AIDA.

Wie geht AIDA mit Dateien desselben Namens um?

Wenn im Zielordner bereits eine Datei mit demselben Namen vorhanden ist, können Sie zwischen drei Verhaltensweisen wählen:

• Überschreiben: Die neue Datei ersetzt die alte;
• Nicht überschreiben, Index hinzufügen: AIDA fügt eine aufsteigende Zahl hinzu (datei.1.pdf, datei.2.pdf);
• Nicht überschreiben, z und Index hinzufügen: AIDA fügt den Buchstaben „z" und eine aufsteigende Zahl hinzu (datei.z1.pdf, datei.z2.pdf).

Was passiert mit Zeichen, die von Dropbox nicht unterstützt werden?

Dropbox akzeptiert in Datei- und Ordnernamen die Zeichen \ / : ? * < > " | nicht. AIDA ersetzt diese automatisch durch einen Unterstrich vor dem Senden: Eine Rechnungsnummer wie FT/2026/0158 wird im Dateinamen zu FT_2026_0158 – ohne Upload-Fehler.

Wie werden Dateien in Dropbox automatisch mit Dokumentdaten umbenannt?

Mit den datengesteuerten Regeln von AIDA werden Dateiname und Pfad aus den im Dokument extrahierten Werten zusammengesetzt, kombiniert mit freiem Text und Trennzeichen. Dieselben Regeln erstellen automatisch die Ordnerstruktur, Ebene für Ebene.

Nehmen wir eine Eingangsrechnung, die per E-Mail als Anhang scan_0012.pdf eintrifft. AIDA extrahiert die für den Dokumenttyp konfigurierten Felder:

Mit dem Zielverzeichnis Lieferantenrechnungen, einem Unterordner pro Lieferant und einem Dateinamen aus Lieferant und Rechnungsnummer landet das Dokument in Dropbox wie folgt:

/Lieferantenrechnungen/Rossi Srl/Rossi Srl - FT_2026_0158.pdf

Niemand hat die Datei geöffnet, den Ordner ausgewählt oder einen Namen eingetippt. Die nächste Rechnung desselben Lieferanten landet im selben Ordner, nach demselben Benennungsschema.

Native Dropbox-Automatisierungen oder AIDA: Was ist der Unterschied?

Die automatisierten Ordner von Dropbox wirken auf die Datei; AIDA wirkt auf den Inhalt des Dokuments. Gemäß der offiziellen Dropbox-Dokumentation zu Benennungskonventionen und Automatisierungsoptionen verwenden die Umbenennungsregeln Kriterien wie das Upload-Datum, ein Schlüsselwort, den übergeordneten Ordner und Foto-Metadaten.

Die beiden Lösungen schließen sich nicht aus: AIDA liefert bereits geordnete Dokumente, und in Dropbox können Sie weiterhin Freigabe, Synchronisierung und die bereits bekannten Automatisierungen nutzen.

Welche Dokumente empfiehlt es sich, mit AIDA in Dropbox zu archivieren?

Es empfiehlt sich für alle wiederkehrenden Dokumente, bei denen Name und Ordner von im Dokument enthaltenen Daten abhängen. Einige Beispiele:

• Verwaltung und Finanzen: Eingangsrechnungen, elektronische Rechnungen vom SDI, Gutschriften und Kontoauszüge, archiviert nach Lieferant, Jahr oder Kostenstelle.
• Rechtsabteilung: Verträge und Korrespondenz, klassifiziert nach Vertragspartner oder Aktennummer, wie wir im Artikel über rechtliche Innovation mit AIDA beschreiben.
• Logistik und Transport: Lieferscheine (DDT), CMR und Liefernachweise, geordnet nach Kunde oder Sendung; mehr dazu in unserem Artikel über AIDA im Transport- und Logistiksektor.
• Personalwesen: Onboarding-Dokumente, interne Formulare und Personalakten, archiviert nach Mitarbeiter.

Wenn Sie keine Ordner verwenden möchten, können Sie Dokumente auch im Dokumentenarchiv von AIDA aufbewahren, das zusammengehörige Dokumente über Verknüpfungen verbindet und die Versionshistorie jeder Datei speichert.

Wie unterstützt die Dropbox-Integration das Straight-Through Processing?

Straight-Through Processing (STP) ist der Anteil an Dokumenten, der den gesamten Workflow ohne manuelle Eingriffe durchläuft. Mit der Dropbox-Integration werden Erfassung, Extraktion, Benennung und Archivierung zu einem einzigen automatischen Ablauf.

Zwei Merkmale von AIDA erhöhen den STP. Erstens: AIDA lernt aus einem einzigen Beispiel und benötigt keine neuen Trainingsdurchläufe, wenn sich das Layout eines Dokuments ändert. Zweitens: Verdächtige Werte werden als Anomalien hervorgehoben, sodass das Team nur die zweifelhaften Fälle prüft, anstatt jedes Dokument einzeln zu kontrollieren.

Häufig gestellte Fragen zur Dropbox-Integration

Sind Programmierkenntnisse erforderlich, um AIDA mit Dropbox zu verbinden?

Nein. Die Dropbox-Integration wird über die AIDA-Oberfläche konfiguriert: Sie verbinden das Konto, wählen den Ordner und legen die Benennungsregeln fest – ohne eine Zeile Code zu schreiben.

Kann AIDA Dokumente aus Dropbox abrufen?

Ja, über Zapier. Sie aktivieren den Zapier-Eingang im Dokumenttyp und erstellen einen Zap mit einem Dropbox-Trigger, z. B. „New File in Folder", und der Aktion „AIDA → Upload Document": Jede in diesen Ordner hinzugefügte Datei wird von AIDA verarbeitet, als käme sie von einem beliebigen anderen Eingang, und kann anschließend in einem anderen Ordner in Dropbox landen – bereits umbenannt und archiviert.

Kann ich Dropbox zusammen mit anderen Zielen verwenden?

Ja. AIDA lässt sich auch mit Google Drive, OneDrive, SharePoint, Xerox DocuShare, Webhooks und Zapier integrieren. Der Personal-Plan umfasst ein Ziel, während ab dem Professional-Plan die Anzahl der Ziele unbegrenzt ist: Details finden Sie auf der Seite mit den Preisen von AIDA.

Welche Dateitypen kann ich über AIDA an Dropbox senden?

AIDA akzeptiert Dutzende von Eingabeformaten – von PDFs über Office-Dokumente bis hin zu Bildern und signierten P7M-Dateien – und konvertiert sie in PDF. Jedes Dokument kann bis zu 2500 Seiten und 100 MB umfassen.

Testen Sie die Dropbox-Integration von AIDA

Wenn Ihr Team Dropbox täglich nutzt, kann AIDA es in ein Archiv verwandeln, das sich selbst organisiert: Dokumente werden gelesen, umbenannt und vom ersten Tag an im richtigen Ordner abgelegt. Entdecken Sie alle Integrationen von AIDA oder buchen Sie eine personalisierte Demo, um die Dropbox-Integration mit Ihren eigenen Dokumenten in Aktion zu sehen.