L'intégration Dropbox d'AIDA archive vos documents pour vous

L'intégration Dropbox d'AIDA envoie vers Dropbox des documents déjà traités : AIDA lit chaque fichier, en extrait les données, le renomme selon vos règles et l'archive dans le bon dossier. Dropbox reste l'espace où l'équipe partage et synchronise les fichiers, tandis qu'AIDA effectue le travail d'organisation que quelqu'un réalise aujourd'hui manuellement.

Dropbox est l'une des intégrations natives d'AIDA, aux côtés de Google Drive, Microsoft SharePoint et OneDrive, SAP et des appareils Xerox. Dans cet article, nous verrons comment elle fonctionne, comment la configurer étape par étape et en quoi elle se différencie des dossiers automatisés de Dropbox. Si vous travaillez dans un environnement Microsoft, vous trouverez la même approche appliquée dans l'article sur les intégrations de SharePoint et OneDrive avec AIDA.

Qu'est-ce que l'intégration Dropbox d'AIDA ?

Dans AIDA, Dropbox est une destination : le point où arrivent les documents après le traitement. Chaque document entre dans AIDA par un canal d'entrée (e-mail, application, scanner, API), est analysé avec l'Intelligent Document Processing, puis est transmis à votre compte Dropbox avec un nom et un chemin déjà définis.

L'Intelligent Document Processing (IDP) est la technologie qui transforme des documents non structurés, tels que des factures, des contrats ou des bons de livraison, en données structurées. Elle combine l'OCR, qui reconnaît le texte imprimé et même manuscrit, avec la classification des documents et l'extraction des champs qui vous intéressent.

Pourquoi archiver des documents sur Dropbox ne suffit-il pas ?

Parce qu'une archive n'est utile que si les fichiers sont retrouvables. Sans règles, un dossier partagé se remplit de fichiers appelés scan_0012.pdf ou Document (3).pdf, chacun enregistré selon des critères différents selon la personne qui l'a téléchargé.

Le résultat est bien connu de quiconque gère des documents en entreprise :

• temps perdu à ouvrir les fichiers un par un pour comprendre ce qu'ils contiennent ;
• renommage et déplacement manuel des documents, avec des erreurs et des incohérences ;
• structures de dossiers qui varient d'une personne à l'autre ;
• doublons qui écrasent les versions précédentes ou s'accumulent sans contrôle.

Dropbox propose déjà quelques automatisations pour les dossiers, mais elles fonctionnent sur les métadonnées du fichier, comme la date de téléchargement ou le nom du dossier. Pour archiver un document en fonction de son contenu (fournisseur, numéro de facture, client, échéance), il faut d'abord le lire et le comprendre : c'est le rôle d'AIDA.

Comment fonctionne l'intégration Dropbox, étape par étape ?

La configuration est no-code et se réalise une fois pour chaque type de document, en cinq étapes.

1. Créez un type de document et définissez les champs à extraire, par exemple le fournisseur, le numéro et la date de la facture. AIDA apprend n'importe quel champ à partir d'un seul exemple : vous sélectionnez le champ, cliquez sur la valeur dans le document et le modèle est prêt, sans longs cycles d'entraînement.
2. Choisissez les canaux d'entrée : une boîte e-mail dédiée qu'AIDA crée pour chaque type de document, l'application AIDA Mobile, WhatsApp, le téléchargement web, les API, AWS S3, les scanners Xerox ConnectKey et les factures électroniques via le Système d'Échange (SDI).
3. Connectez Dropbox avec le bouton « Connecter votre compte Dropbox », ou réutilisez une connexion déjà créée pour une autre destination ou un autre type de document.
4. Définissez le répertoire, le nom du fichier et le chemin : choisissez le dossier de destination et, dans la page Data-driven, les règles avec lesquelles AIDA compose le nom du fichier et crée les sous-dossiers.
5. Décidez comment gérer les doublons, afin qu'aucun document ne soit écrasé par erreur.

La connexion entre AIDA et Dropbox est-elle sécurisée ?

Oui. La communication entre AIDA et Dropbox repose sur le protocole OAuth 2.0 : vous autorisez l'accès directement sur Dropbox, sans partager votre mot de passe avec AIDA. Pour les détails sur le chiffrement et les certifications, vous pouvez consulter la page sécurité et certifications d'AIDA.

Comment AIDA gère-t-elle les fichiers portant le même nom ?

Lorsqu'un fichier portant le même nom existe déjà dans le dossier de destination, vous pouvez choisir entre trois comportements :

• Écraser : le nouveau fichier remplace l'ancien ;
• Ne pas écraser, ajouter un index : AIDA ajoute un numéro croissant (file.1.pdf, file.2.pdf) ;
• Ne pas écraser, ajouter z et un index : AIDA ajoute la lettre « z » et un numéro croissant (file.z1.pdf, file.z2.pdf).

Que se passe-t-il avec les caractères non pris en charge par Dropbox ?

Dropbox n'accepte pas les caractères \ / : ? * < > " | dans les noms de fichiers et de dossiers. AIDA les remplace automatiquement par un underscore avant l'envoi : un numéro de facture tel que FT/2026/0158 devient FT_2026_0158 dans le nom du fichier, sans erreur de téléchargement.

Comment renommer automatiquement les fichiers dans Dropbox avec les données du document ?

Avec les règles Data-driven d'AIDA, le nom du fichier et le chemin se composent à partir des valeurs extraites du document, combinées à du texte libre et des séparateurs. Ces mêmes règles créent automatiquement l'arborescence des dossiers, niveau par niveau.

Prenons une facture fournisseur qui arrive par e-mail en tant que pièce jointe scan_0012.pdf. AIDA extrait les champs configurés pour le type de document :

Avec le répertoire de destination Factures fournisseurs, un sous-dossier par fournisseur et un nom de fichier composé du fournisseur et du numéro de facture, le document arrive sur Dropbox ainsi :

/Factures fournisseurs/Rossi Srl/Rossi Srl - FT_2026_0158.pdf

Personne n'a ouvert le fichier, choisi le dossier ni saisi un nom. La prochaine facture du même fournisseur ira dans le même dossier, avec le même schéma de nommage.

Automatisations natives de Dropbox ou AIDA : quelle est la différence ?

Les dossiers automatisés de Dropbox agissent sur le fichier ; AIDA agit sur le contenu du document. Selon la documentation officielle de Dropbox sur les conventions de nommage et les options d'automatisation, les règles de renommage utilisent des critères tels que la date de téléchargement, un mot-clé, le dossier parent et les métadonnées des photos.

Les deux solutions ne s'excluent pas : AIDA livre des documents déjà organisés, et sur Dropbox vous pouvez continuer à utiliser le partage, la synchronisation et les automatisations que vous connaissez déjà.

Quels documents est-il judicieux d'archiver sur Dropbox avec AIDA ?

C'est pertinent pour tous les documents récurrents dans lesquels le nom et le dossier dépendent de données contenues dans le document lui-même. Quelques exemples :

• Administration et finance : factures fournisseurs, factures électroniques reçues via le SDI, notes de crédit et relevés de compte, archivés par fournisseur, année ou centre de coût.
• Service juridique : contrats et correspondance classés par partie adverse ou numéro de dossier, comme nous le décrivons dans l'article sur l'innovation juridique avec AIDA.
• Logistique et transport : bons de livraison (DDT), CMR et bordereaux de livraison classés par client ou expédition ; approfondissez dans notre article sur AIDA dans le secteur du transport et de la logistique.
• Ressources humaines : documents d'intégration, formulaires internes et dossiers du personnel, archivés par employé.

Si vous préférez ne pas utiliser de dossiers, vous pouvez également conserver les documents dans l'archive documentaire d'AIDA, qui relie les documents associés via des relations et conserve l'historique de chaque fichier.

Comment l'intégration Dropbox favorise-t-elle le straight-through processing ?

Le straight-through processing (STP) est la proportion de documents qui traverse l'intégralité du flux sans intervention manuelle. Avec l'intégration Dropbox, acquisition, extraction, nommage et archivage deviennent un flux automatique unique.

Deux caractéristiques d'AIDA augmentent le STP. La première : AIDA apprend à partir d'un seul exemple et, lorsque la mise en page d'un document change, aucun nouveau cycle d'entraînement n'est nécessaire. La seconde : les valeurs suspectes sont signalées comme anomalies, ainsi l'équipe ne contrôle que les cas douteux plutôt que de vérifier chaque document.

Questions fréquentes sur l'intégration Dropbox

Faut-il savoir programmer pour connecter AIDA à Dropbox ?

Non. L'intégration Dropbox se configure depuis l'interface d'AIDA : vous connectez le compte, choisissez le dossier et définissez les règles de nommage, sans écrire de code.

AIDA peut-elle récupérer des documents depuis Dropbox ?

Oui, via Zapier. Vous activez l'entrée Zapier dans le type de document et créez un Zap avec un déclencheur Dropbox, comme « New File in Folder », et l'action « AIDA → Upload Document » : chaque fichier ajouté à ce dossier est traité par AIDA comme s'il provenait de n'importe quel autre canal, et peut ensuite retourner sur Dropbox dans un autre dossier, déjà renommé et archivé.

Puis-je utiliser Dropbox avec d'autres destinations ?

Oui. AIDA s'intègre également avec Google Drive, OneDrive, SharePoint, Xerox DocuShare, les webhooks et Zapier. Le plan Personal inclut une destination, tandis qu'à partir du plan Professional les destinations sont illimitées : vous trouverez les détails sur la page des tarifs d'AIDA.

Quels types de fichiers puis-je envoyer vers Dropbox via AIDA ?

AIDA accepte des dizaines de formats en entrée, des PDF aux documents Office, des images aux fichiers signés P7M, et les convertit en PDF. Chaque document peut atteindre 2 500 pages et 100 Mo.

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Si votre équipe utilise Dropbox au quotidien, AIDA peut le transformer en une archive qui s'organise toute seule : des documents lus, renommés et archivés dans le bon dossier dès le premier jour. Découvrez toutes les intégrations d'AIDA ou réservez une démonstration personnalisée pour voir l'intégration Dropbox en action sur vos documents.