L'integrazione Dropbox di AIDA archivia i documenti per te

L'integrazione Dropbox di AIDA invia a Dropbox documenti già elaborati: AIDA legge ogni file, ne estrae i dati, lo rinomina secondo le tue regole e lo archivia nella cartella giusta. Dropbox resta lo spazio dove il team condivide e sincronizza i file, mentre AIDA fa il lavoro di ordine che oggi qualcuno fa a mano.

Dropbox è una delle integrazioni native di AIDA, accanto a Google Drive, Microsoft SharePoint e OneDrive, SAP e ai dispositivi Xerox. In questo articolo vediamo come funziona, come configurarla passo per passo e in cosa si differenzia dalle cartelle automatizzate di Dropbox. Se lavori in ambiente Microsoft, trovi lo stesso approccio applicato nell'articolo sulle integrazioni di SharePoint e OneDrive con AIDA.

Che cos'è l'integrazione Dropbox di AIDA?

In AIDA, Dropbox è una destinazione: il punto in cui finiscono i documenti dopo l'elaborazione. Ogni documento entra in AIDA da un ingresso (e-mail, app, scanner, API), viene analizzato con l'Intelligent Document Processing e poi consegnato al tuo account Dropbox con nome e percorso già definiti.

L'Intelligent Document Processing (IDP) è la tecnologia che trasforma documenti non strutturati, come fatture, contratti o documenti di trasporto, in dati strutturati. Combina l'OCR, che riconosce il testo stampato e anche scritto a mano, con la classificazione dei documenti e l'estrazione dei campi che ti interessano.

Perché archiviare i documenti su Dropbox non basta?

Perché un archivio è utile solo se i file si ritrovano. Senza regole, una cartella condivisa si riempie di file chiamati scan_0012.pdf o Documento (3).pdf, ognuno salvato con criteri diversi a seconda di chi l'ha caricato.

Il risultato è noto a chiunque gestisca documenti in azienda:

• tempo perso ad aprire file uno per uno per capire cosa contengono;
• rinomina e spostamento manuale dei documenti, con errori e incoerenze;
• strutture di cartelle che cambiano da persona a persona;
• duplicati che sovrascrivono versioni precedenti o si accumulano senza controllo.

Dropbox offre già alcune automazioni per le cartelle, ma lavorano sui metadati del file, come la data di caricamento o il nome della cartella. Per archiviare un documento in base a quello che contiene (fornitore, numero di fattura, cliente, scadenza) serve prima leggerlo e capirlo: è il compito di AIDA.

Come funziona l'integrazione Dropbox, passo per passo?

La configurazione è no-code e si fa una volta per ogni tipo di documento, in cinque passaggi.

1. Crea un tipo di documento e definisci i campi da estrarre, per esempio fornitore, numero e data della fattura. AIDA apprende qualsiasi campo da un solo esempio: selezioni il campo, clicchi sul valore nel documento e il modello è pronto, senza lunghi cicli di training.
2. Scegli gli ingressi: una casella e-mail dedicata che AIDA crea per ogni tipo di documento, l'app AIDA Mobile, WhatsApp, il caricamento web, le API, AWS S3, gli scanner Xerox ConnectKey e le fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio (SDI).
3. Collega Dropbox con il pulsante "Collega il tuo account Dropbox", oppure riutilizza una connessione già creata per un'altra destinazione o un altro tipo di documento.
4. Imposta directory, nome file e percorso: scegli la cartella di destinazione e, nella pagina Data-driven, le regole con cui AIDA compone il nome del file e crea le sottocartelle.
5. Decidi come gestire i duplicati, così nessun documento viene sovrascritto per errore.

Il collegamento tra AIDA e Dropbox è sicuro?

Sì. La comunicazione tra AIDA e Dropbox si basa sul protocollo OAuth 2.0: autorizzi l'accesso direttamente su Dropbox, senza condividere la password con AIDA. Per i dettagli su cifratura e certificazioni puoi consultare la pagina sicurezza e certificazioni di AIDA.

Come gestisce AIDA i file con lo stesso nome?

Quando nella cartella di destinazione esiste già un file con lo stesso nome, puoi scegliere tra tre comportamenti:

• Sovrascrivi: il nuovo file sostituisce il vecchio;
• Non sovrascrivere, aggiungi un indice: AIDA aggiunge un numero crescente (file.1.pdf, file.2.pdf);
• Non sovrascrivere, aggiungi z e un indice: AIDA aggiunge la lettera "z" e un numero crescente (file.z1.pdf, file.z2.pdf).

Cosa succede ai caratteri non supportati da Dropbox?

Dropbox non accetta nei nomi di file e cartelle i caratteri \ / : ? * < > " |. AIDA li sostituisce automaticamente con un underscore prima dell'invio: un numero di fattura come FT/2026/0158 diventa FT_2026_0158 nel nome del file, senza errori di caricamento.

Come rinominare automaticamente i file in Dropbox con i dati del documento?

Con le regole Data-driven di AIDA il nome del file e il percorso si compongono con i valori estratti dal documento, uniti a testo libero e separatori. Le stesse regole creano in automatico l'albero delle cartelle, livello per livello.

Prendiamo una fattura passiva che arriva via e-mail come allegato scan_0012.pdf. AIDA estrae i campi configurati per il tipo di documento:

Con la directory di destinazione Fatture fornitori, una sottocartella per fornitore e un nome file composto da fornitore e numero di fattura, il documento arriva su Dropbox così:

/Fatture fornitori/Rossi Srl/Rossi Srl - FT_2026_0158.pdf

Nessuno ha aperto il file, scelto la cartella o digitato un nome. La fattura successiva dello stesso fornitore finisce nella stessa cartella, con lo stesso schema di denominazione.

Automazioni native di Dropbox o AIDA: qual è la differenza?

Le cartelle automatizzate di Dropbox agiscono sul file; AIDA agisce sul contenuto del documento. Secondo la documentazione ufficiale di Dropbox sulle convenzioni di denominazione e sulle opzioni di automazione, le regole di ridenominazione usano criteri come la data di caricamento, una parola chiave, la cartella superiore e i metadati delle foto.

Le due soluzioni non si escludono: AIDA consegna documenti già ordinati, e su Dropbox puoi continuare a usare condivisione, sincronizzazione e le automazioni che già conosci.

Quali documenti conviene archiviare su Dropbox con AIDA?

Conviene per tutti i documenti ricorrenti in cui il nome e la cartella dipendono da dati contenuti nel documento stesso. Alcuni esempi:

• Amministrazione e finanza: fatture passive, fatture elettroniche ricevute dallo SDI, note di credito ed estratti conto, archiviati per fornitore, anno o centro di costo.
• Ufficio legale: contratti e corrispondenza classificati per controparte o numero di pratica, come raccontiamo nell'articolo sull'innovazione legale con AIDA.
• Logistica e trasporti: documenti di trasporto (DDT), CMR e bolle di consegna ordinati per cliente o spedizione; approfondisci nel nostro articolo su AIDA nel settore trasporti e logistica.
• Risorse umane: documenti di onboarding, moduli interni e fascicoli del personale, archiviati per dipendente.

Se preferisci non usare cartelle, puoi tenere i documenti anche nell'archivio documentale di AIDA, che collega i documenti correlati attraverso le relazioni e conserva la cronologia di ogni file.

Come aiuta l'integrazione Dropbox lo straight-through processing?

Lo straight-through processing (STP) è la quota di documenti che attraversa l'intero flusso senza interventi manuali. Con l'integrazione Dropbox, acquisizione, estrazione, denominazione e archiviazione diventano un unico flusso automatico.

Due caratteristiche di AIDA alzano l'STP. La prima: AIDA apprende da un solo esempio e, quando il layout di un documento cambia, non servono nuovi batch di training. La seconda: i valori sospetti vengono evidenziati come anomalie, così il team controlla solo i casi dubbi invece di verificare ogni documento.

Domande frequenti sull'integrazione Dropbox

Serve saper programmare per collegare AIDA a Dropbox?

No. L'integrazione Dropbox si configura dall'interfaccia di AIDA: colleghi l'account, scegli la cartella e imposti le regole di denominazione, senza scrivere codice.

AIDA può prelevare documenti da Dropbox?

Sì, tramite Zapier. Abiliti l'ingresso Zapier nel tipo di documento e crei uno Zap con un trigger Dropbox, come "New File in Folder", e l'azione "AIDA → Upload Document": ogni file aggiunto a quella cartella viene elaborato da AIDA come se arrivasse da qualsiasi altro ingresso, e può poi tornare su Dropbox in un'altra cartella, già rinominato e archiviato.

Posso usare Dropbox insieme ad altre destinazioni?

Sì. AIDA si integra anche con Google Drive, OneDrive, SharePoint, Xerox DocuShare, webhook e Zapier. Il piano Personal include una destinazione, mentre dal piano Professional le destinazioni sono illimitate: trovi i dettagli nella pagina dei prezzi di AIDA.

Quali tipi di file posso inviare a Dropbox tramite AIDA?

AIDA accetta decine di formati in ingresso, dai PDF ai documenti Office, dalle immagini ai file firmati P7M, e li converte in PDF. Ogni documento può arrivare a 2500 pagine e 100 MB.

Prova l'integrazione Dropbox di AIDA

Se il tuo team usa Dropbox ogni giorno, AIDA può trasformarlo in un archivio che si ordina da solo: documenti letti, rinominati e archiviati nella cartella giusta fin dal primo giorno. Scopri tutte le integrazioni di AIDA oppure prenota una demo personalizzata per vedere l'integrazione Dropbox all'opera sui tuoi documenti.