Rückblicke auf die Einführung von AIDA 20.0

In den vergangenen Wochen haben Giorgio (unser CEO) und ich einige Kilometer zurückgelegt, da wir damit begonnen haben, die gute Nachricht vom Launch von AIDA 20.0 zu verbreiten.

Zunächst waren wir Ende April beim AIIM Global Summit 2026 in Baltimore in den USA vertreten, wo wir den Launch von AIDA 20.0 ankündigten. Anfang Mai reisten wir dann dank unserer Freunde bei Selectec nach Kopenhagen zum legendären jährlichen Selectec Nordic Geek Meet!

Es gab reichlich Engagement und Interesse an dem, was wir zu sagen hatten, aber auch wertvolle Einblicke in die Entwicklung der Dokumentenwelt – weshalb wir einige unserer Beobachtungen teilen möchten.

AIIM Global Summit 2026

KI: vom Randphänomen in den Mainstream

Es war wie immer eine sehr gut besuchte Veranstaltung mit dem gewohnten Kernpublikum erfahrener Informationsmanager, Records-Manager und Wissensmanager, aber auch einer scheinbar wachsenden Zahl von Informationssicherheitsexperten. Letzteres war ein Indiz dafür, wie sich die Branche im Allgemeinen und diese Veranstaltung im Besonderen weiterentwickelt. Tatsächlich wurde die Eröffnungsplenarsitzung vom Head of Enterprise AI Governance bei AstraZeneca gehalten und behandelte die wichtigsten Bereiche, die Unternehmen bei der Implementierung eines KI-Governance-Rahmens berücksichtigen sollten.

Es war – falls es noch eines Beweises bedurft hätte – ein klares Zeichen dafür, dass KI von einem Nischen- und Randwerkzeug zu einem allgegenwärtigen Element der Unternehmensabläufe geworden ist, da Führungskräfte von den Vorteilen der KI profitieren und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken managen möchten. Für jene Organisationen, die versuchen, ihre Mitarbeiter technisch von der Nutzung von KI/LLMs abzuhalten, scheint es breite Akzeptanz zu geben, dass Mitarbeiter diese einfach auf ihren Smartphones nutzen. Ob es uns gefällt oder nicht – es herrschte breiter Konsens, dass KI gekommen ist, um zu bleiben. Nun stellt sich die Frage, wie wir am besten mit ihr zusammenarbeiten können, um das Beste aus ihr herauszuholen.

Inhalt ist König

Was die Schattenseiten betrifft, tauchte immer wieder der Begriff „Garbage in. Garbage out." auf. Ich lernte den Begriff „Backdoor Poisoning" kennen, eine Methode zur Verfälschung der Ergebnisse von LLMs, die bereits mit einem sehr geringen Anteil fehlerhafter Informationen durchgeführt werden kann.

Es wurde auch über RAG (Retrieval-Augmented Generation) gesprochen, das es KI ermöglicht, Fragen zu beantworten und Aufgaben mithilfe der eigenen Dokumente und des eigenen Wissens einer Organisation auszuführen – und dabei die Reasoning-Fähigkeit generativer KI mit der Zuverlässigkeit verifizierter Geschäftsdaten kombiniert.

Weitere Schlagworte, die durch den Raum schwirrten, waren „Halluzinationen" und „Sykophantie". Wir hörten jedoch auch von einem Redner, der behauptete, dass KI keine „Halluzinationen" habe – tatsächlich sei KI gar nicht intelligent, da sie ihren eigenen Inhaltsbestand nicht hinterfrage. Er vertrat die Ansicht, dass LLMs eine großartige Technologie seien, die Informationsmanagement-Branche aber aufholen müsse.

Menschen im Regelkreis

Dazu werden Menschen auf absehbare Zeit ein wichtiges Rädchen im Getriebe bleiben, auch wenn sich ihre Rolle im Laufe der Zeit wahrscheinlich dahingehend entwickeln wird, dass sie für die Pflege des Informationsbestands und die Überprüfung der daraus generierten Inhalte verantwortlich sein werden. Wir erfuhren, dass es mehrere Varianten von „Human in the Loop" gibt (z. B. bedingt, in Kontrolle, in Bereitschaft, nur mit Überschreibungsfunktion) sowie dass ein „Kill Switch" zur Beendigung von KI-Prozessen, die fragwürdige Ergebnisse liefern, von großer Bedeutung ist.

Intelligente Dokumentenverarbeitung

IDP kam während der Veranstaltung mehrmals zur Sprache, wobei Alan Pelz-Sharpe von Deep Analysis sagte, dass „IDP die niedrig hängenden Früchte der KI" seien – mit nachgewiesenen Ergebnissen über Jahre hinweg, sowohl in Bezug auf erhebliche Produktivitätssteigerungen als auch auf greifbaren ROI.

Dennoch hörten wir auch von einem IDP-„Proof of Concept"-Projekt, das rund zwei Jahre gedauert hatte und scheinbar nur einen einzigen erfolgreichen Anwendungsfall vorweisen konnte. Für mich war es erstaunlich, dass ein Proof of Concept so viel Zeit – und vermutlich Geld! – kosten und dennoch nicht besonders aussagekräftig sein kann. Ein zweimonatiger PoC ist für uns bereits recht lang und war in unserer Erfahrung stets erfolgreich.

Von unstrukturierten zu strukturierten Daten

Ein zentrales Thema der Veranstaltung war die Bedeutung des Managements unstrukturierter Daten und insbesondere deren Umwandlung in strukturierte Daten – etwas, womit wir bei AIDA bestens vertraut sind! Interessanterweise war auch beeindruckende Scantechnologie ausgestellt (soweit ich mich erinnere, ein Gerät, das Farbe, doppelseitig, mit 87 Seiten pro Minute scannen konnte!), verbunden mit der Erkenntnis, dass dies nur ein kleiner Teil der Dokumentenverarbeitungs-Wertschöpfungskette ist. Was passiert mit dem Dokument, nachdem es gescannt wurde? Wohin gehen die Daten?

Agentische KI

Es schien ein breites Bewusstsein dafür zu geben, was ein KI-Agent ist und was er über einen LLM hinaus leistet (d. h. Entscheidungen trifft und Maßnahmen ergreift). Es war auch ein regelmäßiges Gesprächsthema, aber wir bemerkten, dass die Menschen größtenteils über theoretische Anwendungsfälle sprachen. Was unsere Präsentation unserer Meinung nach abhob, war die Möglichkeit, reale Fallstudien von agentischer KI in der Praxis zu zeigen. Tatsächlich erhielten wir großes Engagement vom Publikum – anfangs gerunzelte Stirnen und, wie wir meinen, im übertragenen Sinne aufgehende Glühbirnen! Die wichtigsten Punkte, mit denen wir abschlossen, waren:

• KI-Agenten sollten auf bestehenden Prozessen, Systemen und Dokumenten aufbauen.
• Die Einstiegshürde ist tatsächlich sehr niedrig…
• …aber der Return on Investment ist hoch – und schnell!

Dies schien bei den Teilnehmern Anklang zu finden und sie zu beruhigen.

Das Selectec Nordics Geek Meet 2026

Dies war eine intimere, gezieltere Veranstaltung, bei der unser Partner Selectec einige Dutzend ihrer engsten Partner in den nordischen Ländern zu zwei Tagen voller Präsentationen und Gespräche rund um die sich verändernde Welt des Druckmanagements einlud.

Selectec präsentierte ihr „Efficiency Framework", das eine ganzheitliche Sicht auf die Dokumentenverarbeitung über Drucker/Scanner/MFP hinaus bietet und Erfassung, Verarbeitung, Speicherung, Suche und Weitergabe berücksichtigt. Stu Brookes von PaperCut betonte die Bedeutung eines effektiven Druckmanagement-Tools zur zentralen – und sicheren – Verwaltung der Drucker/Scanner/MFPs einer Organisation. Und wir präsentierten und demonstrierten, wie AIDA all das tut, was es tut, und dabei nahtlos in das Obige integriert.

Wie bei der AIIM-Veranstaltung gab es wirklich großes Engagement vom Publikum während unserer Session, die aufgrund der vielen Fragen, die wir erhielten, zu lang wurde – Entschuldigung, Ben! Alle Rückmeldungen, die wir während und nach unserer Session erhielten, zeigten, dass die Teilnehmer wirklich beeindruckt von AIDAs Fähigkeiten waren. Es ist immer schön, einen Raum voller Technikexperten mit seiner Technologie zu beeindrucken!

Eine weitere Sache, die ich persönlich im Gespräch mit den Anwesenden erfuhr, war, dass große Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen in vielen Fällen nicht dazu beitragen, viele der Probleme mit Dokumentenmanagement und -verarbeitung zu lösen – trotz ihrer oft sehr hohen Preise. Es scheint, als könnte dies ein Markt sein, der reif für eine Disruption ist!

Zusammenfassung

Wenn wir auf die beiden Veranstaltungen zurückblicken, scheinen sich einige gemeinsame Fäden herauszukristallisieren, die es sich lohnt festzuhalten – wenn Sie das Wortspiel entschuldigen!:

• KI ist gekommen, um zu bleiben, benötigt aber sorgfältige menschliche Eingriffe sowohl beim Setup als auch im Betrieb.
• Der Inhalts-/Datensatz, auf dem Ihre LLMs operieren, ist von größter Bedeutung.
• Drucken verschwindet nicht so schnell, wie wir dachten…
• …aber Unternehmen müssen einen ganzheitlichen Blick auf den Lebenszyklus von Dokumenten werfen.
• KI-Agenten sind da, sind keine so große Sache, wie sie erscheinen, und können den Betrieb einer Organisation schnell und erheblich aufwerten.

All diese Erkenntnisse decken sich sehr gut damit, wie wir AIDA in den vergangenen Jahren mit unserem Hybrid-KI- und Dokumentenvalidierungsansatz entwickelt haben, was zuletzt in der Veröffentlichung von AIDA 20.0 mit seinen KI-Agenten gipfelte. Dies wäre nicht möglich gewesen, wenn wir nicht eine Architektur aufgebaut hätten – mit menschlicher Intelligenz und Weitsicht! –, die agentische KI von Grund auf unterstützt. Dies, zusammen mit unserem Ansatz des kontinuierlichen Deployments by Design, wird sicherstellen, dass wir unseren Nutzern auch in den kommenden Jahren Innovationen vor dem Markt bringen.

Wir hoffen, viele von Ihnen auf dem Weg in dieses spannende neue Kapitel mitnehmen zu können!