¿Qué hace la integración Google Drive de AIDA además del OCR?

La integración con Google Drive de AIDA transforma Drive en un archivo que se organiza solo: AIDA lee cada documento, extrae los datos que necesitas y lo guarda en Google Drive con un nombre claro y en la carpeta correcta. Para quienes trabajan a diario con Gmail y Google Workspace, significa pasar del adjunto al archivo sin abrir, renombrar ni mover archivos manualmente.

Google Drive es una de las integraciones nativas de AIDA, junto con Microsoft SharePoint y OneDrive, Dropbox, SAP y los dispositivos Xerox. En este artículo vemos qué añade AIDA a las funciones que Google ya ofrece, cómo se configura la integración y qué documentos conviene archivar de esta manera. Si tu archivo está en entorno Microsoft, lee en cambio el artículo sobre las integraciones de SharePoint y OneDrive con AIDA; si usas Dropbox, el de la integración de Dropbox con AIDA.

¿Qué es la integración de Google Drive de AIDA?

Es un destino de AIDA: el punto de llegada de los documentos tras su procesamiento. Los archivos entran en AIDA desde correo electrónico, smartphone, escáner o carga web, se analizan y luego se guardan en tu Google Drive con nombre y ruta calculados a partir de su contenido.

El motor de este análisis es el Intelligent Document Processing (IDP): una tecnología que reconoce el texto con OCR, incluso cuando está escrito a mano, identifica de qué tipo de documento se trata y extrae los datos individuales, como cliente, número, fecha o importe.

Google Drive ya lee los PDF: ¿para qué sirve AIDA?

Porque leer el texto no es suficiente para archivar. Google Drive puede convertir un PDF o una foto en un documento de Google con el texto reconocido, pero el resultado es un nuevo archivo de texto: no se extrae ningún dato, el archivo no se renombra y nadie lo mueve a la carpeta correcta.

Según la guía oficial de Google Drive, la conversión acepta archivos de hasta 2 MB y normalmente no reconoce tablas, listas ni columnas: precisamente los elementos que importan en facturas, pedidos y albaranes.

AIDA va un paso más allá. No se limita a transcribir el documento: identifica los campos que has elegido, los verifica y los utiliza para decidir cómo nombrar el archivo y dónde archivarlo. Gestiona documentos de hasta 2500 páginas y 100 MB, y decenas de formatos distintos, incluidos los archivos firmados digitalmente en formato P7M.

¿Cómo se configura la integración con Google Drive?

Se configura completamente desde la interfaz de AIDA, sin escribir código. El proceso es siempre el mismo: enseñas a AIDA el documento, eliges de dónde llega y decides dónde y cómo archivarlo en Drive.

1. Crea un tipo de documento e indica los datos a extraer. Basta con un ejemplo: seleccionas el campo, haces clic en el valor en el documento y AIDA aprende a extraerlo también de los documentos siguientes, sin largos ciclos de entrenamiento.
2. Elige las entradas: el buzón de correo dedicado que AIDA crea para cada tipo de documento, la app AIDA Mobile, WhatsApp, la carga web, los escáneres Xerox ConnectKey, las facturas electrónicas del Sistema de Intercambio (SDI) o Zapier.
3. Conecta Google Drive con el botón "Conectar una cuenta de Google Drive", o reutiliza una conexión ya creada para otro tipo de documento.
4. Elige la carpeta y las reglas de archivo: la carpeta de destino en Drive y, en la página Data-driven, qué datos usar para el nombre del archivo y para las subcarpetas.
5. Decide qué hacer con los duplicados: sobrescribir el archivo existente o conservar ambos, añadiendo al nuevo un número progresivo.

La conexión utiliza el protocolo OAuth 2.0: autorizas a AIDA directamente desde tu cuenta de Google, sin compartir la contraseña. Encontrarás los detalles sobre protección de datos y certificaciones en la página de seguridad y certificaciones de AIDA.

¿Cómo llega un documento del correo a Google Drive?

Un caso típico es el albarán de entrega que un proveedor envía por correo electrónico. El albarán llega al buzón dedicado de AIDA como adjunto y AIDA extrae los datos configurados:

Con la carpeta de destino Albaranes de entrega, una subcarpeta por proveedor y un nombre de archivo compuesto por proveedor y número, el albarán se guarda en Google Drive así:

Documenti di trasporto/Bianchi Spa/Bianchi Spa - DDT 1245_A.pdf

La barra del número 1245/A se ha convertido en un guion bajo: AIDA sustituye automáticamente los caracteres que Google Drive no acepta en nombres de archivos y carpetas. El siguiente albarán del mismo proveedor va a la misma carpeta, con el mismo esquema, y quien lo busca en Drive lo encuentra a la primera.

AIDA, OCR de Google Drive o Google Document AI: ¿cuáles son las diferencias?

Son tres herramientas con objetivos distintos: el OCR de Drive hace legible el texto, Google Document AI es un servicio de Google Cloud con el que los desarrolladores construyen sus propias aplicaciones, AIDA es una plataforma lista para usar que extrae los datos y archiva los documentos sin necesidad de programar.

Con Document AI, antes de procesar un documento se necesitan un proyecto de Google Cloud, la facturación activa, la API habilitada y las credenciales, como indica la documentación de Google; para archivar los resultados en Drive con nombres y carpetas hay que desarrollar una integración específica. Con AIDA el mismo resultado, documentos leídos y archivados, está listo para usar y lo gestiona el equipo que trabaja con esos documentos, sin proyectos de desarrollo.

¿Qué documentos conviene archivar en Google Drive con AIDA?

Todos los documentos recurrentes que hoy alguien abre, lee y renombra antes de guardarlos. Estos son los casos más habituales:

• Logística: albaranes, CMR y comprobantes de entrega archivados por proveedor, cliente o envío. Profundiza en el artículo sobre AIDA en el sector de transporte y logística.
• Compras y administración: pedidos, confirmaciones de pedido y facturas electrónicas recibidas del SDI, incluidas las firmadas en P7M. Para comparar lo pedido, lo entregado y lo facturado existe AIDA Match.
• Sanidad: informes, formularios y documentación administrativa, como contamos en el artículo sobre los flujos de trabajo en el sector sanitario.
• Energía y utilities: contratos de suministro, facturas y expedientes de clientes, como en el caso descrito en el artículo sobre la innovación en los servicios de suministro energético.

Junto a Google Drive también puedes usar el archivo documental de AIDA, que vincula los documentos relacionados y conserva el historial de cada archivo.

Preguntas frecuentes sobre la integración con Google Drive

¿Se necesita un programador para conectar AIDA a Google Drive?

No. Conectas la cuenta de Google, eliges la carpeta y configuras las reglas de archivo desde la interfaz de AIDA. La integración con Google Drive está pensada para ser gestionada por quienes usan los documentos a diario.

¿AIDA puede procesar los documentos que ya están en Google Drive?

Sí, a través de Zapier. Habilitas la entrada Zapier en el tipo de documento y creas un Zap con el disparador "Google Drive → New File in Folder" y la acción "AIDA → Upload Document": cada archivo añadido a la carpeta es procesado por AIDA y puede volver a Drive, ya renombrado, en otra carpeta.

¿Puedo archivar en Drive los adjuntos que recibo en Gmail?

Sí. Puedes reenviar los correos al buzón dedicado del tipo de documento, o usar Zapier con el disparador "Gmail → New Attachment". AIDA también puede convertir el texto del correo en un documento PDF, útil cuando la información está en el mensaje y no en un adjunto.

¿Qué ocurre si en Drive ya existe un archivo con el mismo nombre?

Lo decides tú: AIDA puede sobrescribir el archivo existente o conservar ambos, añadiendo al nuevo un índice progresivo (por ejemplo file.1.pdf) o la letra "z" seguida del índice (file.z1.pdf).

¿Qué plan de AIDA incluye la integración con Google Drive?

Los destinos están incluidos desde el plan Personal, que contempla uno; desde el plan Professional son ilimitados, por lo que puedes usar Google Drive junto con Dropbox, OneDrive o SharePoint. Los detalles están en la página de precios de AIDA.

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