Was kann die Google Drive-Integration von AIDA außer OCR?

Die Google Drive-Integration von AIDA verwandelt Drive in ein Archiv, das sich selbst organisiert: AIDA liest jedes Dokument, extrahiert die benötigten Daten und speichert es in Google Drive mit einem klaren Namen und im richtigen Ordner. Wer täglich mit Gmail und Google Workspace arbeitet, gelangt so vom Anhang ins Archiv – ohne Dateien manuell öffnen, umbenennen oder verschieben zu müssen.

Google Drive ist eine der nativen Integrationen von AIDA, zusammen mit Microsoft SharePoint und OneDrive, Dropbox, SAP und Xerox-Geräten. In diesem Artikel zeigen wir, was AIDA zu den bereits vorhandenen Google-Funktionen hinzufügt, wie die Integration konfiguriert wird und welche Dokumente sich am besten auf diese Weise archivieren lassen. Wenn Ihr Archiv in einer Microsoft-Umgebung liegt, lesen Sie stattdessen den Artikel über die SharePoint- und OneDrive-Integrationen mit AIDA; wenn Sie Dropbox verwenden, den Artikel über die Dropbox-Integration mit AIDA.

Was ist die Google Drive-Integration von AIDA?

Sie ist ein Ziel von AIDA: der Endpunkt für Dokumente nach der Verarbeitung. Dateien gelangen über E-Mail, Smartphone, Scanner oder Web-Upload in AIDA, werden analysiert und anschließend mit einem aus ihrem Inhalt berechneten Namen und Pfad in Ihrem Google Drive gespeichert.

Das Herzstück dieser Analyse ist das Intelligent Document Processing (IDP): eine Technologie, die Text per OCR erkennt – auch handgeschriebenen –, versteht, um welches Dokument es sich handelt, und einzelne Daten wie Kunde, Nummer, Datum oder Betrag extrahiert.

Google Drive liest bereits PDFs: Wozu braucht man AIDA?

Weil das Lesen von Text für die Archivierung nicht ausreicht. Google Drive kann ein PDF oder ein Foto in ein Google-Dokument mit erkanntem Text umwandeln, aber das Ergebnis ist eine neue Textdatei: Es werden keine Daten extrahiert, die Datei wird nicht umbenannt und niemand verschiebt sie in den richtigen Ordner.

Laut dem offiziellen Google Drive-Leitfaden akzeptiert die Konvertierung Dateien bis 2 MB und erkennt in der Regel keine Tabellen, Listen und Spalten – genau die Elemente, die bei Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen entscheidend sind.

AIDA geht einen Schritt weiter. Es beschränkt sich nicht darauf, das Dokument zu transkribieren: Es identifiziert die von Ihnen festgelegten Felder, prüft sie und verwendet sie, um zu entscheiden, wie die Datei benannt und wo sie archiviert werden soll. AIDA verarbeitet Dokumente mit bis zu 2.500 Seiten und 100 MB sowie Dutzende verschiedener Formate, einschließlich digital signierter Dateien im P7M-Format.

Wie wird die Google Drive-Integration konfiguriert?

Die Konfiguration erfolgt vollständig über die AIDA-Oberfläche, ohne Programmieraufwand. Der Ablauf ist immer derselbe: Sie bringen AIDA das Dokument bei, wählen die Eingabequelle und entscheiden, wo und wie es in Drive archiviert werden soll.

1. Erstellen Sie einen Dokumenttyp und geben Sie die zu extrahierenden Daten an. Ein Beispiel genügt: Sie wählen das Feld aus, klicken auf den Wert im Dokument, und AIDA lernt, es zu extrahieren – auch aus nachfolgenden Dokumenten, ohne langwierige Trainingszyklen.
2. Wählen Sie die Eingabequellen: das dedizierte E-Mail-Postfach, das AIDA für jeden Dokumenttyp erstellt, die AIDA Mobile App, WhatsApp, den Web-Upload, Xerox ConnectKey-Scanner, elektronische Rechnungen aus dem Austauschsystem (SDI) oder Zapier.
3. Verbinden Sie Google Drive über die Schaltfläche „Google Drive-Konto verbinden" oder verwenden Sie eine bereits für einen anderen Dokumenttyp erstellte Verbindung erneut.
4. Wählen Sie den Ordner und die Archivierungsregeln: den Zielordner in Drive und auf der Seite „Datengesteuert" die Daten, die für den Dateinamen und die Unterordner verwendet werden sollen.
5. Entscheiden Sie, wie mit Duplikaten umgegangen wird: die vorhandene Datei überschreiben oder beide behalten, wobei dem neuen eine fortlaufende Nummer hinzugefügt wird.

Die Verbindung verwendet das OAuth 2.0-Protokoll: Sie autorisieren AIDA direkt über Ihr Google-Konto, ohne Ihr Passwort preiszugeben. Details zu Datenschutz und Zertifizierungen finden Sie auf der Seite Sicherheit und Zertifizierungen von AIDA.

Wie gelangt ein Dokument von der Post zu Google Drive?

Ein typischer Fall ist der Lieferschein (DDT), den ein Lieferant per E-Mail sendet. Der Lieferschein kommt als Anhang im dedizierten AIDA-Postfach an, und AIDA extrahiert die konfigurierten Daten:

Mit dem Zielordner Lieferscheine, einem Unterordner pro Lieferant und einem Dateinamen aus Lieferant und Nummer wird der Lieferschein so in Google Drive gespeichert:

Lieferscheine/Bianchi Spa/Bianchi Spa - DDT 1245_A.pdf

Der Schrägstrich in der Nummer 1245/A wurde zu einem Unterstrich: AIDA ersetzt automatisch Zeichen, die Google Drive in Datei- und Ordnernamen nicht akzeptiert. Der nächste Lieferschein desselben Lieferanten landet im gleichen Ordner, nach demselben Schema – und wer ihn in Drive sucht, findet ihn auf Anhieb.

AIDA, Google Drive OCR oder Google Document AI: Was sind die Unterschiede?

Es sind drei Tools mit unterschiedlichen Zielen: Das OCR von Drive macht Text lesbar, Google Document AI ist ein Google Cloud-Dienst, mit dem Entwickler eigene Anwendungen erstellen, und AIDA ist eine sofort einsatzbereite Plattform, die Daten extrahiert und Dokumente archiviert – ohne Programmierung.

Mit Document AI sind vor der Verarbeitung eines Dokuments ein Google Cloud-Projekt, eine aktive Abrechnung, die aktivierte API und Zugangsdaten erforderlich, wie die Google-Dokumentation angibt; um die Ergebnisse mit Namen und Ordnern in Drive zu speichern, muss anschließend eine dedizierte Integration entwickelt werden. Mit AIDA ist dasselbe Ergebnis – gelesene und archivierte Dokumente – sofort einsatzbereit und wird von dem Team verwaltet, das diese Dokumente täglich nutzt, ohne Entwicklungsprojekte.

Welche Dokumente lohnt es sich, mit AIDA in Google Drive zu archivieren?

Alle wiederkehrenden Dokumente, die heute jemand öffnet, liest und umbenennt, bevor er sie speichert. Hier sind die häufigsten Anwendungsfälle:

• Logistik: Lieferscheine, CMR und Liefernachweise, archiviert nach Lieferant, Kunde oder Sendung. Mehr dazu im Artikel über AIDA im Transport- und Logistiksektor.
• Einkauf und Verwaltung: Bestellungen, Auftragsbestätigungen und elektronische Rechnungen vom SDI, auch P7M-signiert. Für den Abgleich von Bestellt, Geliefert und Fakturiert steht AIDA Match zur Verfügung.
• Gesundheitswesen: Befunde, Formulare und Verwaltungsdokumente, wie im Artikel über Arbeitsabläufe im Gesundheitssektor beschrieben.
• Energie und Versorgung: Lieferverträge, Rechnungen und Kundenvorgänge, wie im Artikel über Innovation bei Energieversorgungsdiensten beschrieben.

Neben Google Drive können Sie auch das Dokumentenarchiv von AIDA nutzen, das verwandte Dokumente verknüpft und den Verlauf jeder Datei aufbewahrt.

Häufig gestellte Fragen zur Google Drive-Integration

Wird ein Programmierer benötigt, um AIDA mit Google Drive zu verbinden?

Nein. Sie verbinden das Google-Konto, wählen den Ordner und legen die Archivierungsregeln über die AIDA-Oberfläche fest. Die Google Drive-Integration ist darauf ausgelegt, von denjenigen verwaltet zu werden, die täglich mit den Dokumenten arbeiten.

Kann AIDA bereits in Google Drive vorhandene Dokumente verarbeiten?

Ja, über Zapier. Sie aktivieren den Zapier-Eingang im Dokumenttyp und erstellen einen Zap mit dem Trigger „Google Drive → New File in Folder" und der Aktion „AIDA → Upload Document": Jede Datei, die dem Ordner hinzugefügt wird, wird von AIDA verarbeitet und kann – bereits umbenannt – in einem anderen Ordner in Drive zurückgespeichert werden.

Kann ich Anhänge, die ich in Gmail erhalte, in Drive archivieren?

Ja. Sie können E-Mails an das dedizierte Postfach des Dokumenttyps weiterleiten oder Zapier mit dem Trigger „Gmail → New Attachment" verwenden. AIDA kann den E-Mail-Text auch in ein PDF-Dokument umwandeln – nützlich, wenn die Informationen in der Nachricht und nicht in einem Anhang enthalten sind.

Was passiert, wenn in Drive bereits eine Datei mit demselben Namen vorhanden ist?

Das entscheiden Sie: AIDA kann die vorhandene Datei überschreiben oder beide behalten, wobei dem neuen Dokument ein fortlaufender Index (z. B. file.1.pdf) oder der Buchstabe „z" gefolgt vom Index (file.z1.pdf) hinzugefügt wird.

Welcher AIDA-Plan enthält die Google Drive-Integration?

Ziele sind ab dem Personal-Plan enthalten, der eines vorsieht; ab dem Professional-Plan sind sie unbegrenzt, sodass Sie Google Drive zusammen mit Dropbox, OneDrive oder SharePoint verwenden können. Die Details finden Sie auf der Seite AIDA-Preise.

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