O que faz a integração Google Drive da AIDA além do OCR?
A integração com o Google Drive do AIDA transforma o Drive num arquivo que se organiza sozinho: o AIDA lê cada documento, extrai os dados de que precisas e guarda-o no Google Drive com um nome claro e na pasta certa. Para quem trabalha diariamente com o Gmail e o Google Workspace, isto significa passar do anexo ao arquivo sem abrir, renomear ou mover ficheiros manualmente.
O Google Drive é uma das integrações nativas do AIDA, a par do Microsoft SharePoint e OneDrive, Dropbox, SAP e dos dispositivos Xerox. Neste artigo, vemos o que o AIDA acrescenta às funções que o Google já oferece, como se configura a integração e que documentos convém arquivar desta forma. Se o teu arquivo está em ambiente Microsoft, lê antes o artigo sobre as integrações do SharePoint e OneDrive com o AIDA; se usas o Dropbox, consulta o artigo sobre a integração do Dropbox com o AIDA.
O que é a integração com o Google Drive do AIDA?
É um destino do AIDA: o ponto de chegada dos documentos após o processamento. Os ficheiros entram no AIDA por e-mail, smartphone, scanner ou carregamento web, são analisados e depois guardados no teu Google Drive com um nome e caminho calculados a partir do seu conteúdo.
O motor desta análise é o Intelligent Document Processing (IDP): uma tecnologia que reconhece o texto com OCR, mesmo quando está escrito à mão, percebe de que tipo de documento se trata e extrai os dados individuais, como cliente, número, data ou valor.
O Google Drive já lê PDFs: para que serve o AIDA?
Porque ler o texto não é suficiente para arquivar. O Google Drive pode converter um PDF ou uma foto num documento Google com o texto reconhecido, mas o resultado é um novo ficheiro de texto: nenhum dado é extraído, o ficheiro não é renomeado e ninguém o move para a pasta correta.
De acordo com o guia oficial do Google Drive, a conversão aceita ficheiros até 2 MB e normalmente não reconhece tabelas, listas e colunas: precisamente os elementos que importam em faturas, encomendas e guias de transporte.
O AIDA vai um passo mais além. Não se limita a transcrever o documento: identifica os campos que configuraste, verifica-os e usa-os para decidir como nomear o ficheiro e onde arquivá-lo. Gere documentos até 2500 páginas e 100 MB, e dezenas de formatos diferentes, incluindo ficheiros assinados digitalmente em formato P7M.
Como se configura a integração com o Google Drive?
Configura-se inteiramente a partir da interface do AIDA, sem escrever código. O processo é sempre o mesmo: ensinas ao AIDA o documento, escolhes de onde vem e decides onde e como arquivá-lo no Drive.
- Cria um tipo de documento e indica os dados a extrair. Basta um exemplo: seleciona o campo, clica no valor no documento e o AIDA aprende a extraí-lo também dos documentos seguintes, sem longos ciclos de treino.
- Escolhe as entradas: a caixa de e-mail dedicada que o AIDA cria para cada tipo de documento, a app AIDA Mobile, o WhatsApp, o carregamento web, os scanners Xerox ConnectKey, as faturas eletrónicas do Sistema de Intercâmbio (SDI) ou o Zapier.
- Liga o Google Drive com o botão "Ligar uma conta do Google Drive", ou reutiliza uma ligação já criada para outro tipo de documento.
- Escolhe a pasta e as regras de arquivo: a pasta de destino no Drive e, na página Data-driven, que dados usar para o nome do ficheiro e para as subpastas.
- Decide o que fazer com os duplicados: substituir o ficheiro existente ou conservar ambos, adicionando ao novo um número progressivo.
A ligação utiliza o protocolo OAuth 2.0: autorizas o AIDA diretamente a partir da tua conta Google, sem partilhar a palavra-passe. Encontras os detalhes sobre proteção de dados e certificações na página de segurança e certificações do AIDA.
Como chega um documento do correio ao Google Drive?
Um caso típico é a guia de transporte (DDT) que um fornecedor envia por e-mail. A guia chega à caixa dedicada do AIDA como anexo e o AIDA extrai os dados configurados:
| Campo | Valor extraído |
|---|---|
| Fornecedor | Bianchi Spa |
| Número da guia | 1245/A |
| Data da guia | 02/10/2026 |
| Local de entrega | Armazém de Turim |
Com a pasta de destino Guias de transporte, uma subpasta por fornecedor e um nome de ficheiro composto por fornecedor e número, a guia é guardada no Google Drive da seguinte forma:
Guias de transporte/Bianchi Spa/Bianchi Spa - DDT 1245_A.pdfA barra do número 1245/A passou a ser um underscore: o AIDA substitui automaticamente os caracteres que o Google Drive não aceita em nomes de ficheiros e pastas. A guia seguinte do mesmo fornecedor vai para a mesma pasta, com o mesmo esquema, e quem a procura no Drive encontra-a à primeira.
AIDA, OCR do Google Drive ou Google Document AI: quais as diferenças?
São três ferramentas com objetivos distintos: o OCR do Drive torna o texto legível, o Google Document AI é um serviço do Google Cloud com o qual os programadores constroem as suas próprias aplicações, e o AIDA é uma plataforma pronta a usar que extrai os dados e arquiva os documentos sem necessidade de programação.
| Aspeto | OCR do Google Drive | Google Document AI | AIDA com Google Drive |
|---|---|---|---|
| Pensado para | Utilizadores do Drive | Equipas de desenvolvimento no Google Cloud | Equipas empresariais, sem conhecimentos de programação |
| O que produz | Um documento Google com o texto reconhecido | Dados extraídos, devolvidos às aplicações ou guardados no Cloud Storage | O documento arquivado no Drive, com nome e pasta baseados nos dados extraídos |
| Extração de dados | Não prevista | Processadores predefinidos e personalizados | Qualquer campo, aprendido a partir de um único exemplo |
| Renomeação e pastas | Não previstas | A desenvolver separadamente | Regras configuráveis a partir da interface |
| O que é necessário para começar | Uma conta Google | Projeto Google Cloud, faturação ativa, API ativada e credenciais | Uma conta AIDA e uma conta Google Drive |
Com o Document AI, antes de processar um documento são necessários um projeto Google Cloud, a faturação ativa, a API ativada e as credenciais, conforme indica a documentação do Google; para arquivar os resultados no Drive com nomes e pastas, é ainda necessário desenvolver uma integração dedicada. Com o AIDA, o mesmo resultado — documentos lidos e arquivados — está pronto a usar e é gerido pelo departamento que utiliza esses documentos, sem projetos de desenvolvimento.
Que documentos convém arquivar no Google Drive com o AIDA?
Todos os documentos recorrentes que hoje alguém abre, lê e renomeia antes de os guardar. Eis os casos mais comuns:
- Logística: guias de transporte, CMR e comprovativos de entrega arquivados por fornecedor, cliente ou expedição. Aprofunda no artigo sobre o AIDA no setor dos transportes e logística.
- Compras e administração: encomendas, confirmações de encomenda e faturas eletrónicas recebidas do SDI, incluindo as assinadas em P7M. Para comparar o encomendado, o entregue e o faturado, existe o AIDA Match.
- Saúde: relatórios, formulários e documentação administrativa, como descrevemos no artigo sobre os fluxos de trabalho no setor da saúde.
- Energia e utilities: contratos de fornecimento, faturas e processos de clientes, como no caso descrito no artigo sobre a inovação nos serviços de fornecimento de energia.
Além do Google Drive, podes também utilizar o arquivo documental do AIDA, que liga os documentos relacionados e conserva o histórico de cada ficheiro.
Perguntas frequentes sobre a integração com o Google Drive
É necessário um programador para ligar o AIDA ao Google Drive?
Não. Ligas a conta Google, escolhes a pasta e defines as regras de arquivo a partir da interface do AIDA. A integração com o Google Drive foi concebida para ser gerida por quem utiliza os documentos diariamente.
O AIDA pode processar documentos já existentes no Google Drive?
Sim, através do Zapier. Ativas a entrada Zapier no tipo de documento e crias um Zap com o gatilho "Google Drive → New File in Folder" e a ação "AIDA → Upload Document": cada ficheiro adicionado à pasta é processado pelo AIDA e pode regressar ao Drive, já renomeado, noutra pasta.
Posso arquivar no Drive os anexos que recebo no Gmail?
Sim. Podes reencaminhar os e-mails para a caixa dedicada do tipo de documento, ou usar o Zapier com o gatilho "Gmail → New Attachment". O AIDA também pode converter o texto do e-mail num documento PDF, útil quando as informações estão na mensagem e não num anexo.
O que acontece se no Drive já existir um ficheiro com o mesmo nome?
Decides tu: o AIDA pode substituir o ficheiro existente ou conservar ambos, adicionando ao novo um índice progressivo (por exemplo file.1.pdf) ou a letra "z" seguida do índice (file.z1.pdf).
Que plano do AIDA inclui a integração com o Google Drive?
Os destinos estão incluídos a partir do plano Personal, que prevê um; a partir do plano Professional são ilimitados, pelo que podes usar o Google Drive juntamente com o Dropbox, OneDrive ou SharePoint. Os detalhes estão na página de preços do AIDA.
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