Cosa fa l'integrazione Google Drive di AIDA oltre all'OCR?

L'integrazione Google Drive di AIDA trasforma Drive in un archivio che si organizza da solo: AIDA legge ogni documento, ne estrae i dati che ti servono e lo salva in Google Drive con un nome chiaro e nella cartella giusta. Per chi lavora ogni giorno con Gmail e Google Workspace significa passare dall'allegato all'archivio senza aprire, rinominare o spostare file a mano.

Google Drive è una delle integrazioni native di AIDA, insieme a Microsoft SharePoint e OneDrive, Dropbox, SAP e ai dispositivi Xerox. In questo articolo vediamo cosa aggiunge AIDA alle funzioni che Google offre già, come si configura l'integrazione e quali documenti conviene archiviare in questo modo. Se il tuo archivio è in ambiente Microsoft, leggi invece l'articolo sulle integrazioni di SharePoint e OneDrive con AIDA; se usi Dropbox, quello sull'integrazione Dropbox con AIDA.

Che cos'è l'integrazione Google Drive di AIDA?

È una destinazione di AIDA: il punto di arrivo dei documenti dopo l'elaborazione. I file entrano in AIDA da e-mail, smartphone, scanner o caricamento web, vengono analizzati e poi salvati nel tuo Google Drive con nome e percorso calcolati a partire dal loro contenuto.

Il motore di questa analisi è l'Intelligent Document Processing (IDP): una tecnologia che riconosce il testo con l'OCR, anche quando è scritto a mano, capisce di che documento si tratta e ne estrae i singoli dati, come cliente, numero, data o importo.

Google Drive legge già i PDF: perché serve AIDA?

Perché leggere il testo non basta per archiviare. Google Drive può convertire un PDF o una foto in un documento Google con il testo riconosciuto, ma il risultato è un nuovo file di testo: nessun dato viene estratto, il file non viene rinominato e nessuno lo sposta nella cartella corretta.

Secondo la guida ufficiale di Google Drive, la conversione accetta file fino a 2 MB e di solito non riconosce tabelle, elenchi e colonne: proprio gli elementi che contano in fatture, ordini e documenti di trasporto.

AIDA lavora un passo più avanti. Non si limita a trascrivere il documento: individua i campi che hai scelto, li controlla e li usa per decidere come chiamare il file e dove archiviarlo. Gestisce documenti fino a 2500 pagine e 100 MB, e decine di formati diversi, compresi i file firmati digitalmente in formato P7M.

Come si configura l'integrazione Google Drive?

Si configura interamente dall'interfaccia di AIDA, senza scrivere codice. Il percorso è sempre lo stesso: insegni ad AIDA il documento, scegli da dove arriva e decidi dove e come archiviarlo in Drive.

1. Crea un tipo di documento e indica i dati da estrarre. Basta un esempio: selezioni il campo, clicchi sul valore nel documento e AIDA impara a estrarlo anche dai documenti successivi, senza lunghi cicli di addestramento.
2. Scegli gli ingressi: la casella e-mail dedicata che AIDA crea per ogni tipo di documento, l'app AIDA Mobile, WhatsApp, il caricamento web, gli scanner Xerox ConnectKey, le fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio (SDI) o Zapier.
3. Collega Google Drive con il pulsante "Collega un account Google Drive", oppure riusa un collegamento già creato per un altro tipo di documento.
4. Scegli la cartella e le regole di archiviazione: la cartella di destinazione in Drive e, nella pagina Data-driven, quali dati usare per il nome del file e per le sottocartelle.
5. Decidi cosa fare con i doppioni: sovrascrivere il file esistente oppure conservarli entrambi, aggiungendo al nuovo un numero progressivo.

Il collegamento usa il protocollo OAuth 2.0: autorizzi AIDA direttamente dal tuo account Google, senza comunicare la password. Trovi i dettagli su protezione dei dati e certificazioni nella pagina sicurezza e certificazioni di AIDA.

Come arriva un documento dalla posta a Google Drive?

Un caso tipico è il documento di trasporto (DDT) che un fornitore invia via e-mail. Il DDT arriva alla casella dedicata di AIDA come allegato e AIDA estrae i dati configurati:

Con la cartella di destinazione Documenti di trasporto, una sottocartella per fornitore e un nome file composto da fornitore e numero, il DDT viene salvato in Google Drive così:

Documenti di trasporto/Bianchi Spa/Bianchi Spa - DDT 1245_A.pdf

La barra del numero 1245/A è diventata un underscore: AIDA sostituisce in automatico i caratteri che Google Drive non accetta nei nomi di file e cartelle. Il DDT successivo dello stesso fornitore finisce nella stessa cartella, con lo stesso schema, e chi lo cerca in Drive lo trova al primo colpo.

AIDA, OCR di Google Drive o Google Document AI: quali differenze?

Sono tre strumenti con obiettivi diversi: l'OCR di Drive rende leggibile il testo, Google Document AI è un servizio di Google Cloud con cui gli sviluppatori costruiscono le proprie applicazioni, AIDA è una piattaforma pronta all'uso che estrae i dati e archivia i documenti senza programmare.

Con Document AI, prima di elaborare un documento servono un progetto Google Cloud, la fatturazione attiva, l'API abilitata e le credenziali, come indica la documentazione di Google; per archiviare i risultati in Drive con nomi e cartelle va poi sviluppata un'integrazione dedicata. Con AIDA lo stesso risultato, documenti letti e archiviati, è pronto all'uso e lo gestisce l'ufficio che usa quei documenti, senza progetti di sviluppo.

Quali documenti conviene archiviare su Google Drive con AIDA?

Tutti i documenti ricorrenti che oggi qualcuno apre, legge e rinomina prima di salvarli. Ecco i casi più comuni:

• Logistica: DDT, CMR e prove di consegna archiviati per fornitore, cliente o spedizione. Approfondisci nell'articolo su AIDA nel settore trasporti e logistica.
• Acquisti e amministrazione: ordini, conferme d'ordine e fatture elettroniche ricevute dallo SDI, anche firmate in P7M. Per confrontare ordinato, consegnato e fatturato c'è AIDA Match.
• Sanità: referti, moduli e documentazione amministrativa, come raccontiamo nell'articolo sui flussi di lavoro nel settore sanitario.
• Energia e utility: contratti di fornitura, bollette e pratiche clienti, come nel caso descritto nell'articolo sull'innovazione nei servizi di fornitura energetica.

Accanto a Google Drive puoi usare anche l'archivio documentale di AIDA, che collega i documenti correlati e conserva la cronologia di ogni file.

Domande frequenti sull'integrazione Google Drive

Serve un programmatore per collegare AIDA a Google Drive?

No. Colleghi l'account Google, scegli la cartella e imposti le regole di archiviazione dall'interfaccia di AIDA. L'integrazione Google Drive è pensata per essere gestita da chi usa i documenti ogni giorno.

AIDA può elaborare i documenti già presenti in Google Drive?

Sì, tramite Zapier. Abiliti l'ingresso Zapier nel tipo di documento e crei uno Zap con il trigger "Google Drive → New File in Folder" e l'azione "AIDA → Upload Document": ogni file aggiunto alla cartella viene elaborato da AIDA e può tornare in Drive, già rinominato, in un'altra cartella.

Posso archiviare in Drive gli allegati che ricevo su Gmail?

Sì. Puoi inoltrare le e-mail alla casella dedicata del tipo di documento, oppure usare Zapier con il trigger "Gmail → New Attachment". AIDA può anche trasformare il testo dell'e-mail in un documento PDF, utile quando le informazioni sono nel messaggio e non in un allegato.

Cosa succede se in Drive esiste già un file con lo stesso nome?

Decidi tu: AIDA può sovrascrivere il file esistente oppure conservarli entrambi, aggiungendo al nuovo un indice progressivo (per esempio file.1.pdf) o la lettera "z" seguita dall'indice (file.z1.pdf).

Quale piano AIDA include l'integrazione Google Drive?

Le destinazioni sono incluse dal piano Personal, che ne prevede una; dal piano Professional sono illimitate, quindi puoi usare Google Drive insieme a Dropbox, OneDrive o SharePoint. I dettagli sono nella pagina dei prezzi di AIDA.

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