Que fait l'intégration Google Drive d'AIDA au-delà de l'OCR ?

L'intégration Google Drive d'AIDA transforme Drive en une archive qui s'organise toute seule : AIDA lit chaque document, en extrait les données dont vous avez besoin et le sauvegarde dans Google Drive avec un nom clair et dans le bon dossier. Pour ceux qui travaillent quotidiennement avec Gmail et Google Workspace, cela signifie passer de la pièce jointe à l'archive sans ouvrir, renommer ou déplacer des fichiers manuellement.

Google Drive est l'une des intégrations natives d'AIDA, aux côtés de Microsoft SharePoint et OneDrive, Dropbox, SAP et des appareils Xerox. Dans cet article, nous verrons ce qu'AIDA ajoute aux fonctionnalités que Google propose déjà, comment configurer l'intégration et quels documents il convient d'archiver de cette façon. Si votre archive se trouve dans un environnement Microsoft, consultez plutôt l'article sur les intégrations de SharePoint et OneDrive avec AIDA ; si vous utilisez Dropbox, celui sur l'intégration Dropbox avec AIDA.

Qu'est-ce que l'intégration Google Drive d'AIDA ?

Il s'agit d'une destination d'AIDA : le point d'arrivée des documents après leur traitement. Les fichiers entrent dans AIDA via e-mail, smartphone, scanner ou chargement web, sont analysés puis sauvegardés dans votre Google Drive avec un nom et un chemin calculés à partir de leur contenu.

Le moteur de cette analyse est l'Intelligent Document Processing (IDP) : une technologie qui reconnaît le texte grâce à l'OCR, même lorsqu'il est manuscrit, comprend de quel type de document il s'agit et en extrait les données individuelles, comme le client, le numéro, la date ou le montant.

Google Drive lit déjà les PDF : pourquoi utiliser AIDA ?

Parce que lire le texte ne suffit pas pour archiver. Google Drive peut convertir un PDF ou une photo en document Google avec le texte reconnu, mais le résultat est un nouveau fichier texte : aucune donnée n'est extraite, le fichier n'est pas renommé et personne ne le déplace dans le bon dossier.

Selon le guide officiel de Google Drive, la conversion accepte des fichiers jusqu'à 2 Mo et ne reconnaît généralement pas les tableaux, les listes et les colonnes : précisément les éléments qui importent dans les factures, les bons de commande et les documents de transport.

AIDA va un pas plus loin. Elle ne se contente pas de transcrire le document : elle identifie les champs que vous avez définis, les vérifie et les utilise pour décider comment nommer le fichier et où l'archiver. Elle gère des documents jusqu'à 2 500 pages et 100 Mo, ainsi que des dizaines de formats différents, y compris les fichiers signés numériquement au format P7M.

Comment configurer l'intégration Google Drive ?

Elle se configure entièrement depuis l'interface d'AIDA, sans écrire de code. La démarche est toujours la même : vous apprenez à AIDA à reconnaître le document, vous choisissez sa provenance et vous décidez où et comment l'archiver dans Drive.

1. Créez un type de document et indiquez les données à extraire. Un seul exemple suffit : vous sélectionnez le champ, cliquez sur la valeur dans le document et AIDA apprend à l'extraire également des documents suivants, sans longs cycles d'apprentissage.
2. Choisissez les sources d'entrée : la boîte e-mail dédiée qu'AIDA crée pour chaque type de document, l'application AIDA Mobile, WhatsApp, le chargement web, les scanners Xerox ConnectKey, les factures électroniques du Système d'Échange (SDI) ou Zapier.
3. Connectez Google Drive avec le bouton "Connecter un compte Google Drive", ou réutilisez une connexion déjà créée pour un autre type de document.
4. Choisissez le dossier et les règles d'archivage : le dossier de destination dans Drive et, dans la page Data-driven, quelles données utiliser pour le nom du fichier et les sous-dossiers.
5. Décidez comment gérer les doublons : écraser le fichier existant ou conserver les deux, en ajoutant au nouveau un numéro séquentiel.

La connexion utilise le protocole OAuth 2.0 : vous autorisez AIDA directement depuis votre compte Google, sans communiquer votre mot de passe. Vous trouverez les détails sur la protection des données et les certifications dans la page sécurité et certifications d'AIDA.

Comment un document passe-t-il de la messagerie à Google Drive ?

Un cas typique est le bon de livraison (DDT) qu'un fournisseur envoie par e-mail. Le DDT arrive dans la boîte dédiée d'AIDA en pièce jointe et AIDA extrait les données configurées :

Avec le dossier de destination Documents de transport, un sous-dossier par fournisseur et un nom de fichier composé du fournisseur et du numéro, le DDT est sauvegardé dans Google Drive ainsi :

Documenti di trasporto/Bianchi Spa/Bianchi Spa - DDT 1245_A.pdf

La barre du numéro 1245/A est devenue un underscore : AIDA remplace automatiquement les caractères que Google Drive n'accepte pas dans les noms de fichiers et de dossiers. Le DDT suivant du même fournisseur se retrouve dans le même dossier, avec le même schéma, et celui qui le cherche dans Drive le trouve du premier coup.

AIDA, OCR de Google Drive ou Google Document AI : quelles différences ?

Ce sont trois outils aux objectifs distincts : l'OCR de Drive rend le texte lisible, Google Document AI est un service Google Cloud avec lequel les développeurs construisent leurs propres applications, AIDA est une plateforme prête à l'emploi qui extrait les données et archive les documents sans programmation.

Avec Document AI, avant de traiter un document, il faut un projet Google Cloud, la facturation active, l'API activée et des identifiants, comme l'indique la documentation de Google ; pour archiver les résultats dans Drive avec des noms et des dossiers, il faut ensuite développer une intégration dédiée. Avec AIDA, le même résultat — documents lus et archivés — est prêt à l'emploi et géré par l'équipe qui utilise ces documents au quotidien, sans projet de développement.

Quels documents convient-il d'archiver sur Google Drive avec AIDA ?

Tous les documents récurrents que quelqu'un ouvre, lit et renomme aujourd'hui avant de les sauvegarder. Voici les cas les plus courants :

• Logistique : DDT, CMR et preuves de livraison archivés par fournisseur, client ou expédition. Approfondissez le sujet dans l'article sur AIDA dans le secteur des transports et de la logistique.
• Achats et administration : bons de commande, confirmations de commande et factures électroniques reçues du SDI, même signées en P7M. Pour comparer les quantités commandées, livrées et facturées, il y a AIDA Match.
• Santé : comptes rendus, formulaires et documentation administrative, comme nous le décrivons dans l'article sur les flux de travail dans le secteur de la santé.
• Énergie et services aux collectivités : contrats de fourniture, factures et dossiers clients, comme dans le cas décrit dans l'article sur l'innovation dans les services de fourniture d'énergie.

En complément de Google Drive, vous pouvez également utiliser l'archive documentaire d'AIDA, qui relie les documents connexes et conserve l'historique de chaque fichier.

Questions fréquentes sur l'intégration Google Drive

Faut-il un développeur pour connecter AIDA à Google Drive ?

Non. Vous connectez le compte Google, choisissez le dossier et définissez les règles d'archivage depuis l'interface d'AIDA. L'intégration Google Drive est conçue pour être gérée par ceux qui utilisent les documents au quotidien.

AIDA peut-elle traiter les documents déjà présents dans Google Drive ?

Oui, via Zapier. Vous activez l'entrée Zapier dans le type de document et créez un Zap avec le déclencheur "Google Drive → New File in Folder" et l'action "AIDA → Upload Document" : chaque fichier ajouté au dossier est traité par AIDA et peut revenir dans Drive, déjà renommé, dans un autre dossier.

Puis-je archiver dans Drive les pièces jointes que je reçois sur Gmail ?

Oui. Vous pouvez transférer les e-mails vers la boîte dédiée du type de document, ou utiliser Zapier avec le déclencheur "Gmail → New Attachment". AIDA peut également transformer le texte de l'e-mail en document PDF, ce qui est utile lorsque les informations se trouvent dans le message et non dans une pièce jointe.

Que se passe-t-il si un fichier avec le même nom existe déjà dans Drive ?

C'est vous qui décidez : AIDA peut écraser le fichier existant ou conserver les deux, en ajoutant au nouveau un index séquentiel (par exemple file.1.pdf) ou la lettre "z" suivie de l'index (file.z1.pdf).

Quel plan AIDA inclut l'intégration Google Drive ?

Les destinations sont incluses à partir du plan Personal, qui en prévoit une ; à partir du plan Professional, elles sont illimitées, vous pouvez donc utiliser Google Drive conjointement avec Dropbox, OneDrive ou SharePoint. Les détails se trouvent dans la page des tarifs d'AIDA.

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