AIDA Mobile, gestión documental agéntica también en Android
AIDA Mobile, la app que lleva al smartphone la gestión documental agéntica de AIDA, ya está disponible para Android en Google Play, a partir de la versión 7.0.6. Los documentos de trabajo entran en AIDA desde donde estés y puedes seguirlos hasta el archivo, con las mismas funciones que la app para iPhone y iPad.
Cuando presentamos AIDA Mobile 7.0, pedimos a los usuarios de Android que estuvieran atentos. Ya está aquí: todo el equipo puede usar la misma app, tenga el teléfono que tenga en el bolsillo.
¿Por qué llevar la gestión documental también a Android?
Porque los documentos llegan a quien trabaja fuera de la oficina, y en muchos equipos quien trabaja fuera de la oficina tiene un teléfono Android. Mientras la app solo existía para iPhone, esos compañeros se quedaban fuera del flujo.
Piensa en una empresa de instalaciones. El técnico cierra la intervención en casa del cliente con el parte de trabajo firmado y el albarán del material. Si tiene un iPhone, lo escanea todo con AIDA Mobile y el documento ya se está analizando antes de que vuelva a subir a la furgoneta. Si tiene un Android, hasta ahora hacía una foto y la enviaba por email o por chat a la oficina, donde alguien la descargaba, la enderezaba y la subía a AIDA a mano.
Muchos equipos han aceptado esta doble vía como algo normal: el mismo documento sigue dos caminos distintos según el teléfono de quien lo recibe. Con AIDA Mobile para Android el segundo camino desaparece. Sirve para el comercial con los pedidos firmados, para quien recibe la mercancía en el almacén, para el jefe de obra y para quien vuelve de un viaje de trabajo con los tiques de gastos.
¿Qué puedes hacer con AIDA Mobile en Android?
Lo mismo que haces con la app para iPhone y iPad. AIDA Mobile trabaja con la misma cuenta, los mismos tipos de documento y la misma extracción de datos que AIDA en la web, así que puedes empezar en el smartphone y terminar en tu escritorio, o al revés.
Escanear documentos con el smartphone Android
Una foto hecha con el teléfono todavía no es un documento: sale torcida, con sombras y el borde de la mesa. El escáner integrado de AIDA Mobile reconoce la hoja, la recorta y corrige la perspectiva, como haría un escáner plano. Capturas varias páginas seguidas en un único PDF y eliges el filtro que lo hace más legible. También puedes subir PDF e imágenes que ya tengas en el teléfono, desde los archivos o la galería.
Después del escaneo eliges el tipo de documento, por ejemplo facturas de proveedores o albaranes, y AIDA hace el resto. AIDA es una plataforma de Intelligent Document Processing (IDP), es decir, de procesamiento inteligente de documentos, y va más allá del OCR: el OCR convierte la imagen en texto, incluso manuscrito, mientras que AIDA entiende de qué documento se trata y extrae los datos que necesitas. Fechas, números de IVA, IBAN y razones sociales los reconoce sin entrenamiento, y con AIDA Boost extrae desde el primer documento también la información específica de tu empresa.
Verificar y aprobar los datos extraídos desde el teléfono
En la sección Análisis ves el documento junto a las propiedades extraídas, con una barra que indica cuántas faltan para la aprobación. Si un valor es incorrecto o falta, lo corriges tocándolo directamente en la página: es la misma corrección con un toque de AIDA en la web, pensada para la pantalla del smartphone, y AIDA la aplica a los documentos siguientes.
Cuando todo está listo, apruebas el documento y AIDA lo envía a los destinos configurados, por ejemplo una carpeta de Google Drive o de SharePoint. Después de la aprobación también puedes elegir automatizar los documentos similares: cuando la confianza es suficiente, AIDA los aprueba y los envía por sí sola y a ti solo te quedan las excepciones. Es el straight-through processing (STP), en el que el documento pasa de la captura al archivo sin que nadie tenga que intervenir.
Consultar el archivo documental en el smartphone
En el teléfono tienes todo el archivo documental de AIDA, incluidos los documentos que llegan desde la web, el email u otros canales de entrada. El espacio de almacenamiento es ilimitado en todos los planes.
La búsqueda encuentra los documentos tanto en el texto como en los datos extraídos: escribes el número de una factura o el nombre de un proveedor y abres el documento con sus páginas y propiedades. Desde ahí lo compartes con un par de toques, por ejemplo con el cliente que te lo pide durante una visita.
¿En qué se diferencia AIDA Mobile de una app de escaneo normal?
Una app de escaneo normal genera un PDF limpio y ahí se queda. AIDA Mobile envía el documento a AIDA, que extrae sus datos, los somete a verificación y lo archiva en el lugar correcto.
| Función | App de escaneo genérica | AIDA Mobile |
|---|---|---|
| Recorte y corrección de la perspectiva | Sí | Sí |
| Reconocimiento de texto (OCR) | A menudo | Sí, incluso manuscrito |
| Extracción de datos (proveedor, fechas, importes) | No | Sí, sin entrenamiento |
| Verificación y aprobación de los datos | No | Sí, con corrección en un toque |
| Envío a los sistemas de la empresa | A mano, por email o compartiendo | Automático, a los destinos configurados |
| Archivo con búsqueda en los datos extraídos | No | Sí, ilimitado en todos los planes |
| Datos listos para los agentes de IA | No | Sí, verificados y vinculados a los demás documentos |
Si en tu equipo alguien ya usa una app de escaneo para enviar PDF a la oficina, AIDA Mobile la sustituye y elimina también el paso siguiente: nadie tiene que volver a abrir el email, descargar el adjunto y subirlo de nuevo.
¿Cómo trabajan los agentes de IA con los documentos capturados con AIDA Mobile?
Cada documento capturado y aprobado con AIDA Mobile se convierte al instante en contexto correcto y certificado para los agentes de IA de AIDA. AIDA GPT y Actio no tienen que adivinar qué hay en una foto o en un PDF: trabajan con documentos ya clasificados, con los datos extraídos y verificados, los duplicados señalados y las relaciones con los demás documentos del archivo.
Volvamos al técnico del ejemplo. El albarán que escaneó en casa del cliente y aprobó desde el teléfono está disponible de inmediato para AIDA GPT: en la oficina alguien puede preguntar cuánto material se entregó a ese cliente en el último trimestre y obtener un total exacto, calculado sobre todos los documentos del archivo y no estimado por el modelo de lenguaje. Después, Actio puede preparar el email al cliente con el resumen de las entregas, y pide confirmación a una persona antes de enviarlo.
Los agentes son tan útiles como los datos con los que trabajan: con AIDA Mobile esos datos entran en AIDA en el momento en que llega el documento, no días después. Explicamos cómo trabajan los agentes de AIDA sobre el archivo en el artículo sobre los agentes de IA que ya conocen los documentos de tu empresa.
¿Cómo se actualizará AIDA Mobile para Android?
Igual que la app para iPhone y iPad: con actualizaciones periódicas. La versión para Android nace de la misma base que la app para iOS, renovada con AIDA Mobile 7.0, y por eso las dos apps ofrecen las mismas funciones.
Tenemos muchas novedades preparadas para AIDA Mobile, y llegarán a Android igual que a iPhone y iPad. Quien usa Android ya no tendrá que esperar a una versión específica.
Cómo empezar con AIDA Mobile en Android
Bastan unos minutos: descargas la app, inicias sesión y escaneas el primer documento.
- Descarga AIDA Mobile desde Google Play, o búscala por su nombre en la tienda.
- Inicia sesión con la misma cuenta que usas para AIDA en la web. Si todavía no tienes cuenta, puedes empezar con el plan Starter, gratis para siempre.
- Abre Análisis, toca el botón + y elige el escáner, o sube un archivo o una foto desde el teléfono.
- Selecciona el tipo de documento, por ejemplo facturas de proveedores, y confirma la subida.
- Cuando el análisis esté listo, revisa las propiedades extraídas, corrige las que haga falta y aprueba el documento.
Los tipos de documento y los destinos se configuran en AIDA web, eligiendo y conectando desde la interfaz, sin programar. La app los usa tal como están, así que no hay nada que configurar en el teléfono.
Preguntas frecuentes sobre AIDA Mobile para Android
¿AIDA Mobile para Android es gratuita?
Sí, la app se descarga gratis desde Google Play. Para usarla necesitas una cuenta de AIDA: el plan Starter es gratis para siempre, y los planes de pago los encuentras en la página de precios de AIDA.
¿Los documentos escaneados en Android también se ven en AIDA web?
Sí. La app y la web usan la misma cuenta y el mismo archivo: el documento escaneado en la obra ya está en Análisis en el PC de la oficina, y el que se sube desde la web también se abre en el teléfono.
¿Qué diferencia hay entre AIDA Mobile para Android y para iPhone?
En las funciones, ninguna: escáner, Análisis, aprobación y Archivo funcionan igual. Así que puedes dar AIDA Mobile a todo el equipo, sin fijarte en qué teléfono usa cada uno.
¿Qué documentos puedo escanear con AIDA Mobile?
Cualquier documento de trabajo en papel: facturas, albaranes, tiques, contratos, pedidos y partes de trabajo. AIDA reconoce el texto incluso cuando está escrito a mano.
Descarga AIDA Mobile desde Google Play y descubre todas sus funciones en la página de AIDA Mobile. Si quieres ver cómo encaja en los flujos documentales de tu empresa, reserva una demo de AIDA con nuestro equipo.
