AIDA Mobile, agentisches Dokumentenmanagement für Android

AIDA Mobile, die App, die das agentische Dokumentenmanagement von AIDA aufs Smartphone bringt, ist ab Version 7.0.6 jetzt auch für Android bei Google Play verfügbar. Ihre Geschäftsdokumente gelangen von überall in AIDA, und Sie verfolgen sie bis ins Archiv, mit denselben Funktionen wie die App für iPhone und iPad.

Als wir AIDA Mobile 7.0 vorgestellt haben, hatten wir die Android-Nutzer um etwas Geduld gebeten. Jetzt ist es so weit: das ganze Team kann dieselbe App nutzen, egal welches Telefon jemand in der Tasche hat.

Warum agentisches Dokumentenmanagement auch auf Android?

Weil Dokumente oft bei denjenigen ankommen, die außerhalb des Büros arbeiten, und in vielen Teams haben genau diese Mitarbeiter ein Android-Telefon. Solange es die App nur für das iPhone gab, blieben diese Kollegen außen vor.

Denken Sie an einen Installationsbetrieb. Der Techniker schließt den Einsatz beim Kunden mit dem unterschriebenen Servicebericht und dem Lieferschein für das Material ab. Hat er ein iPhone, scannt er alles mit AIDA Mobile, und das Dokument wird bereits analysiert, bevor er wieder in den Transporter steigt. Hat er ein Android-Gerät, machte er bisher ein Foto und schickte es per E-Mail oder Chat ins Büro, wo jemand es herunterlud, gerade ausrichtete und von Hand in AIDA hochlud.

Viele Teams haben diese Zweigleisigkeit als normal hingenommen: dasselbe Dokument nimmt je nach Telefon des Empfängers zwei verschiedene Wege. Mit AIDA Mobile für Android fällt der zweite Weg weg. Das gilt für den Handelsvertreter mit unterschriebenen Aufträgen, für die Mitarbeiter im Wareneingang, für den Bauleiter und für alle, die mit Spesenbelegen von einer Dienstreise zurückkommen.

Was können Sie mit AIDA Mobile auf Android tun?

Dasselbe wie mit der App für iPhone und iPad. AIDA Mobile arbeitet mit demselben Konto, denselben Dokumenttypen und derselben Datenextraktion wie AIDA im Web. So können Sie auf dem Smartphone beginnen und am Schreibtisch abschließen oder umgekehrt.

Dokumente mit dem Android-Smartphone scannen

Ein mit dem Telefon aufgenommenes Foto ist noch kein Dokument: es ist schief, hat Schatten und zeigt den Rand des Schreibtischs. Der integrierte Scanner von AIDA Mobile erkennt das Blatt, schneidet es zu und korrigiert die Perspektive, wie es ein Flachbettscanner tun würde. Sie erfassen mehrere Seiten nacheinander in einem einzigen PDF und wählen den Filter, der es am besten lesbar macht. Sie können auch PDFs und Bilder hochladen, die sich bereits auf Ihrem Telefon befinden, aus den Dateien oder aus der Galerie.

Nach dem Scannen wählen Sie den Dokumenttyp, zum Beispiel Eingangsrechnungen oder Lieferscheine, und AIDA erledigt den Rest. AIDA ist eine Plattform für Intelligent Document Processing (IDP), also intelligente Dokumentenverarbeitung, und geht über OCR hinaus: OCR wandelt das Bild in Text um, auch handschriftlichen, während AIDA erkennt, um welches Dokument es sich handelt, und die benötigten Daten extrahiert. Datumsangaben, USt-IdNr., IBAN und Firmennamen erkennt AIDA ohne Training, und mit AIDA Boost extrahiert es schon ab dem ersten Dokument auch die spezifischen Informationen Ihres Unternehmens.

Extrahierte Daten auf dem Telefon prüfen und freigeben

Im Bereich Analyse sehen Sie das Dokument neben den extrahierten Eigenschaften, dazu eine Leiste, die anzeigt, wie viele bis zur Freigabe noch fehlen. Ist ein Wert falsch oder fehlt er, korrigieren Sie ihn durch Antippen direkt auf der Seite: es ist dieselbe Ein-Tipp-Korrektur wie in AIDA im Web, angepasst an den Smartphone-Bildschirm, und AIDA übernimmt sie für die folgenden Dokumente.

Wenn alles bereit ist, geben Sie das Dokument frei, und AIDA sendet es an die konfigurierten Ziele, zum Beispiel an einen Ordner in Google Drive oder SharePoint. Nach der Freigabe können Sie außerdem festlegen, dass ähnliche Dokumente automatisiert werden: wenn die Konfidenz ausreicht, gibt AIDA sie selbstständig frei und leitet sie weiter, und Ihnen bleiben nur noch die Ausnahmen. Das ist Straight-Through Processing (STP), bei dem das Dokument von der Erfassung bis ins Archiv gelangt, ohne dass jemand eingreifen muss.

Das Dokumentenarchiv auf dem Smartphone abrufen

Auf dem Telefon steht Ihnen das gesamte Dokumentenarchiv von AIDA zur Verfügung, einschließlich der Dokumente, die über das Web, per E-Mail oder über andere Eingangskanäle eingegangen sind. Der Speicherplatz ist in jedem Tarif unbegrenzt.

Die Suche findet Dokumente sowohl im Text als auch in den extrahierten Daten: Sie geben die Nummer einer Rechnung oder den Namen eines Lieferanten ein und öffnen das Dokument mit seinen Seiten und Eigenschaften. Von dort aus teilen Sie es mit wenigen Fingertipps, etwa mit dem Kunden, der Sie bei einem Besuch danach fragt.

Was unterscheidet AIDA Mobile von einer gewöhnlichen Scanner-App?

Eine gewöhnliche Scanner-App erzeugt ein sauberes PDF, und damit ist Schluss. AIDA Mobile schickt das Dokument an AIDA, das die Daten extrahiert, zur Prüfung vorlegt und das Dokument am richtigen Ort archiviert.

Wenn in Ihrem Team bereits jemand eine Scanner-App nutzt, um PDFs ins Büro zu schicken, ersetzt AIDA Mobile diese App und macht auch den nächsten Schritt überflüssig: niemand muss mehr die E-Mail öffnen, den Anhang herunterladen und ihn erneut hochladen.

Wie arbeiten KI-Agenten mit den in AIDA Mobile erfassten Dokumenten?

Jedes mit AIDA Mobile erfasste und freigegebene Dokument wird sofort zu korrektem und zertifiziertem Kontext für die KI-Agenten von AIDA. AIDA GPT und Actio müssen nicht erraten, was auf einem Foto oder in einem PDF steht: sie arbeiten mit bereits klassifizierten Dokumenten, mit extrahierten und geprüften Daten, markierten Dubletten und den Beziehungen zu den anderen Dokumenten im Archiv.

Zurück zum Techniker aus unserem Beispiel. Der Lieferschein, den er beim Kunden gescannt und auf dem Telefon freigegeben hat, steht sofort in AIDA GPT zur Verfügung: im Büro kann jemand fragen, wie viel Material im letzten Quartal an diesen Kunden geliefert wurde, und erhält eine exakte Summe, berechnet über alle Dokumente im Archiv und nicht vom Sprachmodell geschätzt. Actio kann anschließend die E-Mail an den Kunden mit der Übersicht der Lieferungen vorbereiten und bittet eine Person um Bestätigung, bevor sie versendet wird.

Agenten sind nur so nützlich wie die Daten, mit denen sie arbeiten: mit AIDA Mobile gelangen diese Daten in dem Moment in AIDA, in dem das Dokument eintrifft, und nicht erst Tage später. Wie die Agenten von AIDA mit dem Archiv arbeiten, erklären wir im Artikel über KI-Agenten, die die Dokumente Ihres Unternehmens bereits kennen.

Wie wird AIDA Mobile für Android aktualisiert?

Genau wie die App für iPhone und iPad: mit regelmäßigen Updates. Die Android-Version basiert auf derselben Grundlage wie die iOS-App, die mit AIDA Mobile 7.0 erneuert wurde, und deshalb bieten beide Apps dieselben Funktionen.

Wir haben viele Neuerungen für AIDA Mobile geplant, und sie kommen auf Android genauso wie auf iPhone und iPad. Android-Nutzer müssen nicht mehr auf eine eigene Version warten.

So starten Sie mit AIDA Mobile auf Android

Es dauert nur wenige Minuten: App herunterladen, anmelden und das erste Dokument scannen.

1. Laden Sie AIDA Mobile bei Google Play herunter oder suchen Sie im Store nach dem Namen.
2. Melden Sie sich mit demselben Konto an, das Sie für AIDA im Web verwenden. Wenn Sie noch kein Konto haben, können Sie mit dem Starter-Tarif beginnen, der dauerhaft kostenlos ist.
3. Öffnen Sie Analyse, tippen Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie den Scanner, oder laden Sie eine Datei oder ein Foto vom Telefon hoch.
4. Wählen Sie den Dokumenttyp, zum Beispiel Eingangsrechnungen, und bestätigen Sie den Upload.
5. Sobald die Analyse fertig ist, prüfen Sie die extrahierten Eigenschaften, korrigieren Sie, was nötig ist, und geben Sie das Dokument frei.

Dokumenttypen und Ziele richten Sie in AIDA im Web ein, per Auswahl und Verknüpfung in der Oberfläche, ganz ohne Programmierung. Die App übernimmt sie unverändert, auf dem Telefon gibt es also nichts zu konfigurieren.

Häufige Fragen zu AIDA Mobile für Android

Ist AIDA Mobile für Android kostenlos?

Ja, die App lässt sich kostenlos bei Google Play herunterladen. Für die Nutzung benötigen Sie ein AIDA-Konto: der Starter-Tarif ist dauerhaft kostenlos, und die kostenpflichtigen Tarife finden Sie auf der Seite mit den Preisen von AIDA.

Sind die auf Android gescannten Dokumente auch in AIDA im Web sichtbar?

Ja. App und Web nutzen dasselbe Konto und dasselbe Archiv: das auf der Baustelle gescannte Dokument liegt bereits in der Analyse auf dem Büro-PC, und ein im Web hochgeladenes Dokument lässt sich auch auf dem Telefon öffnen.

Was ist der Unterschied zwischen AIDA Mobile für Android und für iPhone?

Bei den Funktionen gibt es keinen: Scanner, Analyse, Freigabe und Archiv funktionieren gleich. Sie können AIDA Mobile also dem ganzen Team zur Verfügung stellen, unabhängig davon, welches Telefon jeder nutzt.

Welche Dokumente kann ich mit AIDA Mobile scannen?

Jedes Geschäftsdokument auf Papier: Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Verträge, Bestellungen und Serviceberichte. AIDA erkennt den Text auch dann, wenn er handschriftlich ist.

Laden Sie AIDA Mobile bei Google Play herunter und entdecken Sie alle Funktionen auf der Seite von AIDA Mobile. Wenn Sie sehen möchten, wie sich die App in die Dokumenten-Workflows Ihres Unternehmens einfügt, buchen Sie eine Demo von AIDA mit unserem Team.