AIDA Mobile, gestion documentaire agentique sur Android

AIDA Mobile, l'application qui apporte sur smartphone la gestion documentaire agentique d'AIDA, est désormais disponible pour Android sur Google Play, à partir de la version 7.0.6. Vos documents de travail entrent dans AIDA où que vous soyez et vous les suivez jusqu'à l'archivage, avec les mêmes fonctions que l'application pour iPhone et iPad.

Lors de la présentation d'AIDA Mobile 7.0, nous avions demandé aux utilisateurs Android de rester à l'écoute. C'est chose faite : toute l'équipe peut utiliser la même application, quel que soit le téléphone qu'elle a en poche.

Pourquoi proposer la gestion documentaire aussi sur Android ?

Parce que les documents arrivent à ceux qui travaillent hors du bureau, et dans de nombreuses équipes, ces personnes ont un téléphone Android. Tant que l'application n'existait que sur iPhone, ces collègues restaient en dehors du flux.

Prenez une entreprise d'installation. Le technicien clôture l'intervention chez le client avec le rapport d'intervention signé et le bon de livraison du matériel. S'il a un iPhone, il numérise le tout avec AIDA Mobile et le document est déjà en cours d'analyse avant qu'il ne remonte dans sa camionnette. S'il a un Android, jusqu'ici il prenait une photo et l'envoyait au bureau par e-mail ou par messagerie, où quelqu'un la téléchargeait, la redressait et la chargeait manuellement dans AIDA.

Beaucoup d'équipes ont fini par trouver ce double circuit normal : le même document suit deux chemins différents selon le téléphone de la personne qui le reçoit. Avec AIDA Mobile pour Android, le second chemin disparaît. C'est vrai pour l'agent commercial et ses bons de commande signés, pour la personne qui réceptionne la marchandise à l'entrepôt, pour le chef de chantier et pour celui qui revient d'un déplacement avec ses justificatifs de frais.

Que pouvez-vous faire avec AIDA Mobile sur Android ?

La même chose qu'avec l'application pour iPhone et iPad. AIDA Mobile fonctionne avec le même compte, les mêmes types de documents et la même extraction de données qu'AIDA sur le web : vous pouvez donc commencer sur votre smartphone et terminer à votre bureau, ou l'inverse.

Numériser des documents avec un smartphone Android

Une photo prise avec un téléphone n'est pas encore un document : elle sort de travers, avec des ombres et le bord du bureau. Le scanner intégré d'AIDA Mobile détecte la feuille, la recadre et en corrige la perspective, comme le ferait un scanner à plat. Vous numérisez plusieurs pages à la suite dans un seul PDF et choisissez le filtre qui le rend le plus lisible. Vous pouvez aussi charger des PDF et des images déjà présents sur votre téléphone, depuis vos fichiers ou votre galerie.

Après la numérisation, vous choisissez le type de document, par exemple factures fournisseurs ou bons de livraison, et AIDA s'occupe du reste. AIDA est une plateforme d'Intelligent Document Processing (IDP), c'est-à-dire de traitement intelligent des documents, et va au-delà de l'OCR : l'OCR transforme l'image en texte, même manuscrit, tandis qu'AIDA comprend de quel document il s'agit et en extrait les données utiles. Dates, numéros de TVA, IBAN et raisons sociales sont reconnus sans entraînement, et avec AIDA Boost, AIDA extrait dès le premier document les informations propres à votre entreprise.

Vérifier et valider les données extraites depuis le téléphone

Dans la section Analyse, vous voyez le document à côté des propriétés extraites, avec une barre qui indique combien il en manque avant la validation. Si une valeur est erronée ou absente, vous la corrigez en la touchant directement sur la page : c'est la même correction en un geste qu'avec AIDA sur le web, pensée pour l'écran du smartphone, et AIDA l'applique aux documents suivants.

Quand tout est prêt, vous validez le document et AIDA l'envoie vers les destinations configurées, par exemple un dossier Google Drive ou SharePoint. Après la validation, vous pouvez aussi choisir d'automatiser les documents similaires : lorsque le niveau de confiance est suffisant, AIDA les valide et les envoie seule, et il ne vous reste que les exceptions. C'est le straight-through processing (STP), où le document passe de la capture à l'archivage sans que personne n'ait à intervenir.

Consulter les archives documentaires sur smartphone

Vous avez sur votre téléphone l'ensemble des archives documentaires d'AIDA, y compris les documents arrivés depuis le web, l'e-mail ou les autres canaux d'entrée. L'espace de stockage est illimité avec chaque offre.

La recherche retrouve les documents aussi bien dans le texte que dans les données extraites : vous saisissez un numéro de facture ou le nom d'un fournisseur et ouvrez le document avec ses pages et ses propriétés. De là, vous le partagez en quelques gestes, par exemple avec le client qui vous le demande pendant une visite.

En quoi AIDA Mobile se distingue-t-elle d'une application de scan classique ?

Une application de scan classique produit un PDF propre et s'arrête là. AIDA Mobile envoie le document dans AIDA, qui en extrait les données, les soumet à vérification et l'archive au bon endroit.

Si quelqu'un dans votre équipe utilise déjà une application de scan pour envoyer des PDF au bureau, AIDA Mobile la remplace et supprime aussi l'étape suivante : plus personne n'a besoin d'ouvrir l'e-mail, de télécharger la pièce jointe et de la charger à nouveau.

Comment les agents IA travaillent-ils sur les documents capturés avec AIDA Mobile ?

Chaque document capturé et validé avec AIDA Mobile devient immédiatement un contexte correct et certifié pour les agents IA d'AIDA. AIDA GPT et Actio n'ont pas à deviner ce que contient une photo ou un PDF : ils travaillent sur des documents déjà classés, avec des données extraites et vérifiées, les doublons signalés et les relations avec les autres documents des archives.

Revenons à notre technicien. Le bon de livraison qu'il a numérisé chez le client et validé depuis son téléphone est immédiatement disponible pour AIDA GPT : au bureau, quelqu'un peut demander quelle quantité de matériel a été livrée à ce client au dernier trimestre et obtenir un total exact, calculé sur tous les documents des archives et non estimé par le modèle de langage. Actio peut ensuite préparer l'e-mail au client avec le récapitulatif des livraisons, et demande confirmation à une personne avant de l'envoyer.

Les agents ne valent que par les données sur lesquelles ils travaillent : avec AIDA Mobile, ces données entrent dans AIDA au moment où le document arrive, et non des jours plus tard. Nous expliquons comment les agents d'AIDA travaillent sur les archives dans l'article consacré aux agents IA qui connaissent déjà les documents de votre entreprise.

Comment AIDA Mobile pour Android sera-t-elle mise à jour ?

Comme l'application pour iPhone et iPad : avec des mises à jour régulières. La version Android repose sur la même base que l'application iOS, renouvelée avec AIDA Mobile 7.0, et c'est pourquoi les deux applications offrent les mêmes fonctions.

Nous préparons de nombreuses nouveautés pour AIDA Mobile, et elles arriveront sur Android comme sur iPhone et iPad. Les utilisateurs Android n'auront plus à attendre une version dédiée.

Comment démarrer avec AIDA Mobile sur Android

Quelques minutes suffisent : vous téléchargez l'application, vous vous connectez et vous numérisez votre premier document.

1. Téléchargez AIDA Mobile sur Google Play, ou recherchez-la par son nom dans le store.
2. Connectez-vous avec le même compte que celui que vous utilisez pour AIDA sur le web. Si vous n'avez pas encore de compte, vous pouvez commencer avec l'offre Starter, gratuite pour toujours.
3. Ouvrez Analyse, touchez le bouton + et choisissez le scanner, ou chargez un fichier ou une photo depuis votre téléphone.
4. Sélectionnez le type de document, par exemple factures fournisseurs, et confirmez le chargement.
5. Quand l'analyse est prête, contrôlez les propriétés extraites, corrigez celles qui doivent l'être et validez le document.

Les types de documents et les destinations se paramètrent dans AIDA web, en choisissant et en connectant depuis l'interface, sans programmer. L'application les utilise tels quels : il n'y a donc rien à configurer sur le téléphone.

Questions fréquentes sur AIDA Mobile pour Android

AIDA Mobile pour Android est-elle gratuite ?

Oui, l'application se télécharge gratuitement sur Google Play. Pour l'utiliser, il faut un compte AIDA : l'offre Starter est gratuite pour toujours, et vous trouverez les offres payantes sur la page des tarifs d'AIDA.

Les documents numérisés sur Android sont-ils visibles dans AIDA web ?

Oui. L'application et le web utilisent le même compte et les mêmes archives : le document numérisé sur le chantier se trouve déjà dans Analyse sur le PC du bureau, et celui chargé depuis le web s'ouvre aussi sur le téléphone.

Quelle différence entre AIDA Mobile pour Android et pour iPhone ?

Aucune en termes de fonctions : scanner, Analyse, validation et Archives fonctionnent de la même manière. Vous pouvez donc équiper toute l'équipe d'AIDA Mobile, sans vous soucier du téléphone de chacun.

Quels documents puis-je numériser avec AIDA Mobile ?

Tout document de travail sur papier : factures, bons de livraison, reçus, contrats, bons de commande et rapports d'intervention. AIDA reconnaît le texte même lorsqu'il est manuscrit.

Téléchargez AIDA Mobile sur Google Play et découvrez toutes ses fonctions sur la page AIDA Mobile. Si vous souhaitez voir comment elle s'intègre aux flux documentaires de votre entreprise, réservez une démo d'AIDA avec notre équipe.