AIDA Mobile, gestão documental agêntica também no Android

A AIDA Mobile, a app que leva para o smartphone a gestão documental agêntica da AIDA, já está disponível para Android no Google Play, a partir da versão 7.0.6. Os documentos de trabalho entram na AIDA onde quer que você esteja e você acompanha-os até ao arquivo, com as mesmas funções da app para iPhone e iPad.

Quando apresentámos a AIDA Mobile 7.0, pedimos aos utilizadores Android que se mantivessem atentos. Chegou o momento: toda a equipa pode usar a mesma app, seja qual for o telemóvel que tem no bolso.

Porquê levar a gestão documental também para o Android?

Porque os documentos chegam a quem trabalha fora do escritório e, em muitas equipas, quem trabalha fora do escritório tem um telemóvel Android. Enquanto a app existia só para iPhone, esses colegas ficavam fora do fluxo.

Pense numa empresa de instalações. O técnico conclui a intervenção no cliente com o relatório de intervenção assinado e a guia de remessa do material. Se tiver um iPhone, digitaliza tudo com a AIDA Mobile e o documento já está em análise antes de ele voltar para a carrinha. Se tiver um Android, até agora tirava uma fotografia e enviava-a por email ou chat para o escritório, onde alguém a descarregava, a endireitava e a carregava manualmente na AIDA.

Muitas equipas aceitaram esta via dupla como normal: o mesmo documento segue dois caminhos diferentes consoante o telemóvel de quem o recebe. Com a AIDA Mobile para Android, o segundo caminho desaparece. Vale para o agente comercial com as encomendas assinadas, para quem recebe a mercadoria no armazém, para o responsável de obra e para quem regressa de uma deslocação com os recibos das despesas.

O que pode fazer com a AIDA Mobile no Android?

As mesmas coisas que faz com a app para iPhone e iPad. A AIDA Mobile trabalha na mesma conta, com os mesmos tipos de documento e com a mesma extração de dados da AIDA na web, por isso pode começar no smartphone e terminar à secretária, ou vice-versa.

Digitalizar documentos com o smartphone Android

Uma fotografia tirada com o telemóvel ainda não é um documento: sai torta, com sombras e com a borda da secretária. O scanner integrado da AIDA Mobile reconhece a folha, recorta-a e corrige a perspetiva, como faria um scanner de mesa. Capture várias páginas seguidas num único PDF e escolha o filtro que o torna mais legível. Pode também carregar PDFs e imagens que já tem no telemóvel, a partir dos ficheiros ou da galeria.

Depois da digitalização, escolha o tipo de documento, por exemplo faturas de fornecedores ou guias de remessa, e a AIDA faz o resto. A AIDA é uma plataforma de Intelligent Document Processing (IDP), ou seja, de processamento inteligente de documentos, e vai além do OCR: o OCR transforma a imagem em texto, mesmo manuscrito, enquanto a AIDA percebe de que documento se trata e extrai os dados necessários. Datas, números de contribuinte, IBAN e denominações sociais são reconhecidos sem treino e, com o AIDA Boost, a AIDA extrai desde o primeiro documento também as informações específicas da sua empresa.

Verificar e aprovar os dados extraídos no telemóvel

Na secção Análise vê o documento ao lado das propriedades extraídas, com uma barra que indica quantas faltam para a aprovação. Se um valor estiver errado ou em falta, corrige-o tocando diretamente na página: é a mesma correção com um toque da AIDA na web, pensada para o ecrã do smartphone, e a AIDA aplica-a aos documentos seguintes.

Quando estiver tudo pronto, aprova o documento e a AIDA envia-o para os destinos configurados, por exemplo uma pasta do Google Drive ou do SharePoint. Depois da aprovação, pode também optar por automatizar os documentos semelhantes: quando a confiança é suficiente, a AIDA aprova-os e envia-os sozinha e você só tem de tratar as exceções. É o straight-through processing (STP), em que o documento passa da captura ao arquivo sem que ninguém tenha de intervir.

Consultar o arquivo de documentos no smartphone

No telemóvel tem todo o arquivo documental da AIDA, incluindo os documentos que chegaram pela web, por email ou pelos outros canais de entrada. O espaço de armazenamento é ilimitado em todos os planos.

A pesquisa encontra os documentos tanto no texto como nos dados extraídos: escreve o número de uma fatura ou o nome de um fornecedor e abre o documento com as suas páginas e propriedades. A partir daí, partilha-o com dois toques, por exemplo com o cliente que lho pede durante uma visita.

Em que é que a AIDA Mobile é diferente de uma app de digitalização comum?

Uma app de digitalização comum produz um PDF limpo e fica por aí. A AIDA Mobile envia o documento para a AIDA, que extrai os dados, os submete a verificação e o arquiva no sítio certo.

Se na sua equipa alguém já usa uma app de digitalização para enviar PDFs para o escritório, a AIDA Mobile substitui-a e elimina também o passo seguinte: ninguém tem de voltar a abrir o email, descarregar o anexo e carregá-lo de novo.

Como trabalham os agentes de IA com os documentos capturados na AIDA Mobile?

Cada documento capturado e aprovado com a AIDA Mobile torna-se imediatamente contexto correto e certificado para os agentes de IA da AIDA. O AIDA GPT e o Actio não têm de adivinhar o que está numa fotografia ou num PDF: trabalham com documentos já classificados, com os dados extraídos e verificados, os duplicados assinalados e as relações com os outros documentos do arquivo.

Voltemos ao técnico do exemplo. A guia de remessa que digitalizou no cliente e aprovou no telemóvel fica imediatamente disponível para o AIDA GPT: no escritório, alguém pode perguntar quanto material foi entregue a esse cliente no último trimestre e obter um total exato, calculado sobre todos os documentos do arquivo e não estimado pelo modelo de linguagem. O Actio pode depois preparar o email para o cliente com o resumo das entregas, e pede confirmação a uma pessoa antes de o enviar.

Os agentes são tão úteis quanto os dados com que trabalham: com a AIDA Mobile, esses dados entram na AIDA no momento em que o documento chega, e não dias depois. Explicamos como os agentes da AIDA trabalham com o arquivo no artigo sobre os agentes de IA que já conhecem os documentos da sua empresa.

Como será atualizada a AIDA Mobile para Android?

Tal como a app para iPhone e iPad: com atualizações regulares. A versão Android nasce da mesma base da app iOS, renovada com a AIDA Mobile 7.0, e é por isso que as duas apps oferecem as mesmas funções.

Temos muitas novidades preparadas para a AIDA Mobile, e vão chegar ao Android tal como ao iPhone e ao iPad. Quem usa Android já não terá de esperar por uma versão dedicada.

Como começar a usar a AIDA Mobile no Android

Bastam poucos minutos: descarrega a app, inicia sessão e digitaliza o primeiro documento.

1. Descarregue a AIDA Mobile do Google Play, ou procure-a pelo nome na loja.
2. Inicie sessão com a mesma conta que usa na AIDA web. Se ainda não tem conta, pode começar com o plano Starter, gratuito para sempre.
3. Abra a Análise, toque no botão + e escolha o scanner, ou carregue um ficheiro ou uma fotografia do telemóvel.
4. Selecione o tipo de documento, por exemplo faturas de fornecedores, e confirme o carregamento.
5. Quando a análise estiver pronta, verifique as propriedades extraídas, corrija as que for preciso e aprove o documento.

Os tipos de documento e os destinos configuram-se na AIDA web, escolhendo e ligando a partir da interface, sem programar. A app usa-os tal como estão, por isso não há nada a configurar no telemóvel.

Perguntas frequentes sobre a AIDA Mobile para Android

A AIDA Mobile para Android é gratuita?

Sim, a app descarrega-se gratuitamente do Google Play. Para a usar precisa de uma conta AIDA: o plano Starter é gratuito para sempre, e os planos pagos encontram-se na página de preços da AIDA.

Os documentos digitalizados no Android também aparecem na AIDA web?

Sim. A app e a web usam a mesma conta e o mesmo arquivo: o documento digitalizado na obra já está em Análise no computador do escritório, e o que foi carregado pela web abre-se também no telemóvel.

Que diferença há entre a AIDA Mobile para Android e para iPhone?

Nas funções, nenhuma: scanner, Análise, aprovação e Arquivo funcionam da mesma forma. Por isso, pode dar a AIDA Mobile a toda a equipa, sem olhar para o telemóvel que cada um usa.

Que documentos posso digitalizar com a AIDA Mobile?

Qualquer documento de trabalho em papel: faturas, guias de remessa, recibos, contratos, encomendas e relatórios de intervenção. A AIDA reconhece o texto mesmo quando é manuscrito.

Descarregue a AIDA Mobile do Google Play e descubra todas as funções na página da AIDA Mobile. Se quiser ver como se integra nos fluxos documentais da sua empresa, marque uma demo da AIDA com a nossa equipa.