AIDA Mobile, gestione documentale agentica anche su Android

AIDA Mobile, l'app che porta sullo smartphone la gestione documentale agentica di AIDA, è ora disponibile per Android su Google Play, a partire dalla versione 7.0.6. I documenti di lavoro entrano in AIDA da dove ti trovi e li segui fino all'archivio, con le stesse funzioni dell'app per iPhone e iPad.

Quando abbiamo presentato AIDA Mobile 7.0, avevamo chiesto agli utenti Android di restare sintonizzati. Ora ci siamo: tutto il team può usare la stessa app, qualunque telefono abbia in tasca.

Perché portare la gestione documentale anche su Android?

Perché i documenti arrivano a chi lavora fuori ufficio, e in molti team chi lavora fuori ufficio ha un telefono Android. Finché l'app esisteva solo per iPhone, quei colleghi restavano fuori dal flusso.

Pensa a un'azienda di installazioni. Il tecnico chiude l'intervento dal cliente con il rapportino firmato e il DDT del materiale. Se ha un iPhone, scansiona tutto con AIDA Mobile e il documento è già in analisi prima che risalga sul furgone. Se ha un Android, finora faceva una foto e la mandava via email o in chat all'ufficio, dove qualcuno la scaricava, la raddrizzava e la caricava in AIDA a mano.

Molti team hanno accettato questo doppio binario come normale: lo stesso documento segue due strade diverse a seconda del telefono di chi lo riceve. Con AIDA Mobile per Android la seconda strada sparisce. Vale per l'agente di commercio con gli ordini firmati, per chi riceve la merce in magazzino, per il responsabile di cantiere e per chi rientra da una trasferta con le ricevute delle spese.

Cosa puoi fare con AIDA Mobile su Android?

Le stesse cose che fai con l'app per iPhone e iPad. AIDA Mobile lavora sullo stesso account, sugli stessi tipi di documento e con la stessa estrazione dei dati di AIDA sul web, così puoi iniziare sullo smartphone e finire alla scrivania, o viceversa.

Scansionare documenti con lo smartphone Android

Una foto scattata con il telefono non è ancora un documento: esce storta, con le ombre e il bordo della scrivania. Lo scanner integrato di AIDA Mobile riconosce il foglio, lo ritaglia e ne corregge la prospettiva, come farebbe uno scanner piano. Acquisisci più pagine di seguito in un unico PDF e scegli il filtro che lo rende più leggibile. Puoi anche caricare PDF e immagini che hai già sul telefono, dai file o dalla galleria.

Dopo la scansione scegli il tipo di documento, ad esempio fatture fornitori o DDT, e AIDA fa il resto. AIDA è una piattaforma di Intelligent Document Processing (IDP), cioè di elaborazione intelligente dei documenti, e va oltre l'OCR: l'OCR trasforma l'immagine in testo, anche scritto a mano, mentre AIDA capisce di che documento si tratta e ne estrae i dati che servono. Date, partite IVA, IBAN e ragioni sociali li riconosce senza addestramento, e con AIDA Boost estrae fin dal primo documento anche le informazioni specifiche della tua azienda.

Verificare e approvare i dati estratti dal telefono

Nella sezione Analisi vedi il documento accanto alle proprietà estratte, con una barra che indica quante ne mancano per l'approvazione. Se un valore è sbagliato o manca, lo correggi toccandolo direttamente sulla pagina: è la stessa correzione con un tocco di AIDA sul web, pensata per lo schermo dello smartphone, e AIDA la applica ai documenti successivi.

Quando tutto è pronto, approvi il documento e AIDA lo invia alle destinazioni configurate, ad esempio una cartella di Google Drive o di SharePoint. Dopo l'approvazione puoi anche scegliere di automatizzare i documenti simili: quando la confidenza è sufficiente, AIDA li approva e li invia da sola e a te restano solo le eccezioni. È lo straight-through processing (STP), in cui il documento passa dall'acquisizione all'archivio senza che nessuno debba intervenire.

Consultare l'archivio documenti sullo smartphone

Sul telefono hai l'intero archivio documentale di AIDA, compresi i documenti arrivati dal web, dall'email o dagli altri canali di ingresso. Lo spazio di archiviazione è illimitato con ogni piano.

La ricerca trova i documenti sia nel testo sia nei dati estratti: digiti il numero di una fattura o il nome di un fornitore e apri il documento con le sue pagine e proprietà. Da lì lo condividi in un paio di tocchi, ad esempio con il cliente che te lo chiede durante una visita.

In cosa AIDA Mobile è diversa da una normale app scanner?

Una normale app scanner produce un PDF pulito e si ferma lì. AIDA Mobile manda il documento in AIDA, che ne estrae i dati, li fa verificare e lo archivia nel posto giusto.

Se nel tuo team qualcuno usa già un'app scanner per mandare PDF all'ufficio, AIDA Mobile ne prende il posto ed elimina anche il passaggio successivo: nessuno deve più aprire l'email, scaricare l'allegato e caricarlo di nuovo.

Come lavorano gli agenti AI sui documenti acquisiti con AIDA Mobile?

Ogni documento acquisito e approvato con AIDA Mobile diventa subito contesto corretto e certificato per gli agenti AI di AIDA. AIDA GPT e Actio non devono indovinare cosa c'è in una foto o in un PDF: lavorano su documenti già classificati, con i dati estratti e verificati, i duplicati segnalati e le relazioni con gli altri documenti dell'archivio.

Torniamo al tecnico dell'esempio. Il DDT che ha scansionato dal cliente e approvato dal telefono è subito disponibile per AIDA GPT: in ufficio qualcuno può chiedere quanto materiale è stato consegnato a quel cliente nell'ultimo trimestre e ottenere un totale esatto, calcolato su tutti i documenti dell'archivio e non stimato dal modello linguistico. Actio può poi preparare l'email al cliente con il riepilogo delle consegne, e chiede conferma a una persona prima di inviarla.

Gli agenti sono utili quanto i dati su cui lavorano: con AIDA Mobile quei dati entrano in AIDA nel momento in cui il documento arriva, non giorni dopo. Come lavorano gli agenti di AIDA sull'archivio lo spieghiamo nell'articolo sugli agenti AI che conoscono già i documenti della tua azienda.

Come verrà aggiornata AIDA Mobile per Android?

Come l'app per iPhone e iPad: con aggiornamenti regolari. La versione Android nasce dalla stessa base dell'app iOS, rinnovata con AIDA Mobile 7.0, e per questo le due app offrono le stesse funzioni.

Abbiamo molte novità in serbo per AIDA Mobile, e arriveranno su Android come su iPhone e iPad. Chi usa Android non dovrà più aspettare una versione dedicata.

Come iniziare con AIDA Mobile su Android

Bastano pochi minuti: scarichi l'app, accedi e scansioni il primo documento.

1. Scarica AIDA Mobile da Google Play, oppure cercala per nome nello store.
2. Accedi con lo stesso account che usi per AIDA sul web. Se non hai ancora un account, puoi iniziare con il piano Starter, gratuito per sempre.
3. Apri Analisi, tocca il pulsante + e scegli lo scanner, oppure carica un file o una foto dal telefono.
4. Seleziona il tipo di documento, ad esempio fatture fornitori, e conferma il caricamento.
5. Quando l'analisi è pronta, controlla le proprietà estratte, correggi quelle che servono e approva il documento.

Tipi di documento e destinazioni si impostano su AIDA web, scegliendo e collegando dall'interfaccia, senza programmare. L'app li usa così come sono, quindi non c'è niente da configurare sul telefono.

Domande frequenti su AIDA Mobile per Android

AIDA Mobile per Android è gratuita?

Sì, l'app si scarica gratuitamente da Google Play. Per usarla serve un account AIDA: il piano Starter è gratuito per sempre, e i piani a pagamento li trovi nella pagina dei prezzi di AIDA.

I documenti scansionati su Android si vedono anche su AIDA web?

Sì. App e web usano lo stesso account e lo stesso archivio: il documento scansionato in cantiere è già in Analisi sul PC dell'ufficio, e quello caricato dal web si apre anche sul telefono.

Che differenza c'è tra AIDA Mobile per Android e per iPhone?

Nelle funzioni nessuna: scanner, Analisi, approvazione e Archivio funzionano allo stesso modo. Puoi quindi dare AIDA Mobile a tutto il team, senza guardare che telefono usa ciascuno.

Quali documenti posso scansionare con AIDA Mobile?

Qualsiasi documento di lavoro su carta: fatture, DDT, ricevute, contratti, ordini e rapportini di intervento. AIDA riconosce il testo anche quando è scritto a mano.

Scarica AIDA Mobile da Google Play e scopri tutte le funzioni nella pagina di AIDA Mobile. Se vuoi vedere come si inserisce nei flussi documentali della tua azienda, prenota una demo di AIDA con il nostro team.