Cómo funciona la gestión documental en construcción con IA

La gestión documental en construcción funciona cuando cada documento, desde el anuncio de licitación hasta la última factura de un subcontratista, se lee y se vincula a su obra en cuanto llega, de modo que quien trabaja con él ve al momento qué falta y qué no cuadra. Archivarlo en una carpeta no basta. Con AIDA, una plataforma de Intelligent Document Processing (IDP) que no requiere entrenamiento ni instalaciones, la lectura y la vinculación se hacen de forma automática.

Imagina un lunes por la mañana en el departamento de administración de una constructora. En el buzón de correo hay decenas de facturas de proveedores; en WhatsApp, las fotos de los albaranes de entrega (los documentos que acompañan la mercancía) que el jefe de obra hizo el viernes por la noche; y el responsable de seguridad pregunta si el certificado de estar al corriente con la Seguridad Social del subcontratista que entra en obra mañana sigue vigente. Mientras tanto, en el departamento de licitaciones hay un pliego de condiciones de cientos de páginas que leer antes del jueves.

En cada uno de estos documentos hay un vencimiento o un importe que, si se pasa por alto, sale caro: una factura pagada por mercancía que nunca llegó, un subcontratista al que no dejan pasar de la puerta de la obra. Veamos fase por fase qué hace AIDA y cómo se configura.

¿Por qué los documentos de una obra se escapan al control?

Porque llegan de demasiadas personas y por demasiados canales, y nadie los ve todos juntos. Las facturas acaban en el correo de administración, los albaranes firmados se quedan en la furgoneta o en el móvil del jefe de obra, los subcontratistas envían certificados y pólizas a quien pillan, y la dirección facultativa envía certificaciones de obra y actas. La vinculación con la obra la hace una persona, a mano, cuando tiene tiempo.

El tiempo que se pierde se ha medido. En un estudio de FMI y PlanGrid de 2018 con 599 directivos del sector, en su mayoría estadounidenses, los participantes afirmaron dedicar de media 5,5 horas a la semana a buscar información del proyecto, como planos actualizados y fichas técnicas de materiales. Según el mismo estudio, en las obras de Estados Unidos los errores de comunicación y los datos de proyecto deficientes causan el 48% de los retrabajos.

Muchos programas para constructoras resuelven el archivo: el fichero, tarde o temprano, aparece. La lectura, en cambio, sigue en manos de las personas, que tienen que darse cuenta por sí solas de que una factura cobra 120 sacos de cemento cuando los albaranes recogen 100, o de que un certificado caduca a mitad de obra.

¿Qué cambia cuando la gestión documental en construcción lee los documentos?

Dejas de copiar datos a mano: AIDA reconoce el tipo de documento, extrae sus datos y lo vincula a los demás documentos de la misma obra. Mientras la tecnología OCR convierte una imagen en texto, el IDP entiende qué documento es y qué información contiene.

AIDA no necesita entrenamiento. Reconoce desde el principio fechas, números de IVA, IBAN y razones sociales, y con AIDA Boost extrae los datos desde el primer documento, incluidos los propios de tu empresa, como el código de obra o el número de pedido. Si corriges un valor con un clic, AIDA aplica la corrección a los documentos siguientes.

Los documentos entran en AIDA por el canal más cómodo para quien los envía:

• correo electrónico: cada tipo de documento tiene su propia dirección, a la que los proveedores envían las facturas, y AIDA lee tanto los adjuntos como el texto del mensaje;
• AIDA Mobile: el jefe de obra envía desde el móvil la foto del albarán recién firmado y, desde la misma app, aprueba documentos y consulta el archivo;
• WhatsApp: subcontratistas y proveedores, que no usan AIDA, envían documentos y fotos a un chat dedicado;
• factura electrónica: en los países donde ya es obligatoria por ley, las facturas electrónicas de los proveedores llegan directamente a AIDA.

Si un proveedor envía un único PDF con albaranes y fichas técnicas, AIDA Hub lo divide en documentos individuales y asigna cada uno a su tipo.

¿Cómo leer una licitación sin perder requisitos ni plazos?

Carga en AIDA la licitación con sus anexos: AIDA extrae los datos que deciden si te presentas y te ayuda a comprobar los requisitos, mientras que la decisión sigue siendo del responsable de licitaciones. Esto es lo que puede extraer del pliego de una licitación de obra pública, con valores de ejemplo:

Para conseguirlo, creas un tipo de documento «Licitación» y añades las propiedades que necesitas, por ejemplo «Plazo de presentación de ofertas» y «Penalidad por demora». AIDA Boost las encuentra incluso cuando el texto las menciona en mitad de un párrafo en lugar de en una tabla. Después activas la planificación sobre las fechas: el plazo de presentación de ofertas y la visita a la obra se convierten en eventos, con una invitación por correo para añadirlos al calendario.

A continuación le preguntas a AIDA GPT qué documentos hacen falta para presentarte y cuáles están ya en el archivo. AIDA GPT compara la lista de la licitación con las acreditaciones y certificaciones de la empresa que ya están en AIDA y te devuelve una tabla con lo que falta, descargable en Excel. Si recibes muchas licitaciones, un Actio, un agente de IA personalizado de AIDA, puede hacer la misma comprobación cada vez que se validan los datos de una nueva licitación y preparar para el responsable de licitaciones una valoración preliminar con los puntos que conviene revisar.

¿Cómo controlar albaranes, pedidos y facturas de proveedores?

Vinculando cada albarán a su pedido y a su obra en cuanto entra en AIDA: así, cuando llega la factura, AIDA la compara con ambos y señala las diferencias antes del pago. En la práctica:

1. el jefe de obra fotografía el albarán firmado con AIDA Mobile, y AIDA extrae proveedor, número, fecha, dirección de entrega y líneas con códigos y cantidades;
2. en el Lookup importas desde Excel la lista de obras abiertas, con código, nombre de la obra y dirección: cuando AIDA encuentra en el albarán la dirección de entrega, completa por sí sola el código de obra;
3. haces que lleguen a AIDA también los pedidos que emites, por ejemplo poniendo en copia la dirección de correo del tipo de documento «Pedido a proveedor» cuando los envías;
4. configuras las relaciones entre documentos: el albarán se vincula al pedido mediante el número de pedido, y la factura al albarán mediante el número de albarán que figura en la factura.

Con AIDA Match, la conciliación entre pedido, albarán y factura, el llamado three-way match, compara los valores reales, como cantidades, importes y fechas: AIDA muestra qué falta, qué sigue pendiente y qué ha llegado de más. Si el pedido y la factura indican 120 sacos de cemento y los albaranes 100, antes de pagar sabes que faltan 20.

Hay otros dos controles que funcionan solos. AIDA señala una anomalía cuando un valor se aleja demasiado de los ya validados en documentos similares, por ejemplo unos portes de 1.250 euros cuando suelen rondar los 50, o cuando un dato se ha leído con poca confianza: en estos casos el documento no se aprueba automáticamente y pasa por una persona. Una factura recibida dos veces, por ejemplo por correo y como copia en papel escaneada, se marca en cambio como duplicado y, si así lo eliges, se bloquea antes de la validación.

Los datos aprobados pasan después al ERP o al software de gestión de obras: AIDA se integra con SAP y con miles de aplicaciones más mediante Zapier. Las API y los webhooks siguen siendo una opción para quien quiera usarlos.

Trazabilidad de materiales y declaraciones de prestaciones

El mismo mecanismo sirve para la documentación de los materiales. En la Unión Europea, los productos de construcción con marcado CE van acompañados de una declaración de prestaciones (DdP): si la vinculas al albarán mediante el código de producto, un Actio puede enumerar cada mañana las entregas que aún no tienen DdP, de modo que la falta salga a la luz antes de que el material se coloque.

¿Cómo controlar el avance y los márgenes de cada obra?

Vinculando a la obra el presupuesto, las hojas de mediciones, las certificaciones de obra, los certificados de pago y las facturas: los ingresos devengados y los costes incurridos se consultan en el mismo sitio, actualizados con cada documento nuevo.

En la Visión general, el panel de AIDA, los datos extraídos se convierten en gráficos actualizados en tiempo real, por ejemplo los costes por proveedor o la facturación por obra. A AIDA GPT puedes preguntarle cuánto has facturado y cuánto has gastado en la obra C-2417 desde el inicio de los trabajos: los totales se calculan de forma exacta sobre todos los documentos encontrados, sin estimaciones. Un Actio que se ejecuta con cada nueva certificación de obra aprobada puede comparar el avance con el presupuesto y con los costes registrados, y avisarte si los costes de la obra crecen más deprisa que los trabajos.

Queda el tema de los cobros. En Francia, en 2023, los créditos de las constructoras frente a sus clientes equivalían a 71 días de producción, y las deudas con proveedores y subcontratistas a 60: para el observatorio de plazos de pago de la Banque de France es un desfase estructural de unos 11 días que pesa sobre la tesorería. En obras privadas, cuando tu factura al cliente está en AIDA, puedes enviarle una solicitud de pago con enlace o código QR, y AIDA Pay concilia el cobro automáticamente.

¿Cómo gestionar los documentos de los subcontratistas sin parar la obra?

Recibiéndolos en AIDA en cuanto la empresa los envía y dejando que AIDA controle sus vencimientos cada día: así sabes quién puede entrar en obra antes de que nadie te lo pregunte.

Las normas cambian de un país a otro, el trabajo no. En Italia, el DURC, que acredita que una empresa está al corriente de sus cotizaciones a la Seguridad Social, tiene una validez de 120 días, y las inspecciones no faltan: en 2024 la Inspección Nacional de Trabajo italiana detectó irregularidades en 21.444 de las 29.085 inspecciones finalizadas en el sector de la construcción, el 73,7%.

En Francia, quien encarga un trabajo de al menos 5.000 euros sin IVA debe pedir la attestation de vigilance de la URSSAF (el organismo que recauda las cotizaciones sociales), que acredita que la empresa está al corriente de pago, al firmar el contrato y después cada seis meses hasta el final, comprobando cada vez su validez. Si no lo hace y la empresa contratada recurre al trabajo no declarado, el cliente tiene que pagar sus impuestos y cotizaciones en proporción al valor de los trabajos realizados. En el Reino Unido, con el Construction Industry Scheme, el contratista debe verificar al subcontratista ante el HMRC (la agencia tributaria británica) antes de pagarle por primera vez. Además, aunque no es obligatoria por ley, la mayoría de los contratistas principales solo admiten en la obra a trabajadores con una tarjeta CSCS vigente, que acredita su formación y su cualificación para el puesto y debe renovarse cuando caduca.

Así se configura el flujo en AIDA:

• para cada subcontratista creas un chat de WhatsApp con el número de su persona de contacto y activas «Establecer el valor de una propiedad», con el nombre de la empresa como valor: cada documento que llega desde ese chat queda ya asociado a la empresa;
• si activas la entrada por WhatsApp en AIDA Hub, un PDF con el certificado de la Seguridad Social y los certificados de formación se divide y cada documento va a su tipo;
• AIDA extrae razón social, número de IVA, resultado y fechas de emisión y de vencimiento, y con la planificación cada vencimiento pasa al calendario;
• las relaciones vinculan cada documento al contrato de subcontratación y, por tanto, a la obra.

Después creas un Actio con ejecución diaria a las 7, antes de que abran las obras, y le das una instrucción como «revisa los documentos de los subcontratistas activos y señala los caducados, los que caducan en los próximos 15 días o los que faltan». Cada mañana el Actio prepara una tabla como esta:

Para cada empresa con un documento caducado, por caducar o que falta, el Actio redacta también el correo de reclamación. Por defecto, el correo solo se envía después de que una persona lo confirme: quien lleva la obra lo relee y decide si enviarlo.

¿Cómo tener el expediente de obra completo al terminar los trabajos?

Dejando que se forme mientras avanzan los trabajos: cada documento vinculado a la obra ya está en su sitio, y las relaciones llevan del contrato a las certificaciones de obra y de los albaranes a las facturas. Juntos forman el knowledge graph de la obra, es decir, el mapa de conexiones entre todos sus documentos.

Cuando llega la recepción de la obra o una reclamación, la búsqueda de AIDA GPT sigue estas relaciones: puedes pedir todos los albaranes del hormigón entregado en una obra en marzo, con las facturas vinculadas, y recibirlos en una tabla. Cada documento conserva además su historial de eventos, desde las aprobaciones hasta los cambios de estado.

El archivo documental es ilimitado en todos los planes y, por cómo está diseñada AIDA, los documentos están protegidos frente al ransomware sin coste adicional: no son archivos accesibles desde los ordenadores de la oficina o de la obra. En cuanto a la seguridad de los datos, AIDA funciona en AWS con los datos en los centros de datos de Fráncfort e Irlanda (Londres bajo petición), cifrados con AES-256 y transmitidos con TLS 1.3. El acceso es seguro y se puede usar la autenticación en dos factores.

¿Por qué elegir una plataforma horizontal en lugar de una herramienta para cada problema?

Porque los problemas documentales de una constructora son muchos, y una herramienta para cada uno multiplica los programas que aprender y los archivos que mantener alineados. Con AIDA empiezas por el problema que hoy te cuesta más, por ejemplo el control de albaranes, y después usas AIDA del mismo modo para cualquier otro documento: contratos, documentos del personal, papeleo de la maquinaria y los vehículos, correspondencia con la dirección facultativa.

AIDA no sustituye al ERP ni al software de gestión de obras: los alimenta con datos ya revisados. No hay que instalarla ni hace falta un programador para configurarla: tipos de documento, propiedades, relaciones y Actio se configuran desde la interfaz, eligiendo y haciendo clic, con nuestra asesoría cuando la necesitas.

Preguntas frecuentes sobre la gestión documental en construcción

¿AIDA sustituye al ERP o al software de gestión de obras?

No. AIDA lee y revisa los documentos y después pasa los datos aprobados al ERP o al software de gestión que ya usas. La contabilidad sigue donde está, pero recibe datos ya verificados.

¿Hay que entrenar a AIDA con los documentos de la empresa?

No. AIDA reconoce desde el principio datos comunes como fechas y números de IVA, y AIDA Boost extrae desde el primer documento también los específicos de tu empresa, como el código de obra. Cuando corriges un valor, AIDA aplica la corrección a los documentos siguientes.

¿Cómo llegan a AIDA los documentos de la obra?

El jefe de obra y los técnicos de la empresa usan AIDA Mobile, la app de AIDA para iOS y Android, para enviar albaranes y actas y para aprobar documentos desde el móvil. Subcontratistas y proveedores, que no usan AIDA, envían los documentos por correo electrónico o a un chat de WhatsApp dedicado.

¿Están seguros los documentos de la empresa?

Sí. Se guardan en los centros de datos de AWS en Fráncfort e Irlanda, cifrados con AES-256, y el acceso es seguro, también con autenticación en dos factores. Por cómo está diseñada AIDA, un ransomware que ataque los ordenadores de la oficina no llega al archivo.

¿La inteligencia artificial decide sola?

No, tú eliges cuánto automatizar. Con la aprobación automática activada, es decir, el straight-through processing, AIDA aprueba automáticamente solo los documentos sin anomalías y con todos los datos obligatorios, mientras que los demás pasan por una persona. Los correos y las solicitudes de pago que preparan AIDA GPT y los Actio se envían, por defecto, solo después de que una persona los confirme.

Prueba AIDA con los documentos de tu empresa

Si quieres ver cómo lee AIDA los albaranes y los documentos de los subcontratistas de tu empresa, reserva una demo de AIDA: empezamos por el problema que hoy te hace perder más tiempo.