Los documentos de tus clientes llegan a AIDA por WhatsApp

La integración de WhatsApp de AIDA te permite recibir documentos por WhatsApp directamente en AIDA: tu cliente recibe un chat de AIDA, sube allí fotos y archivos, y AIDA los clasifica, extrae sus datos y los archiva según las reglas que hayas definido. No tienes que pasar ningún archivo del teléfono a AIDA, y el cliente no instala ninguna app: usa WhatsApp, que ya tiene en el smartphone.

WhatsApp es uno de los canales de entrada nativos de AIDA, junto con el correo electrónico, la app AIDA Mobile, la carga web, la API y los escáneres Xerox ConnectKey: los encontrarás todos en la página de integraciones de AIDA. En este artículo vemos cómo funciona, cómo configurarla paso a paso y cuándo conviene frente al correo electrónico y a AIDA Mobile.

¿Qué es la integración de WhatsApp de AIDA?

En AIDA, WhatsApp es una entrada: uno de los canales por los que los documentos entran en el flujo de procesamiento. AIDA abre un chat con la persona que indiques en la configuración y, a partir de ese momento, cada foto o documento enviado a ese chat se procesa según las reglas del tipo de documento: extracción de datos, archivo y envío a los destinos.

¿Es mejor activar WhatsApp en un tipo de documento o en AIDA Hub?

Depende de lo que esperes recibir en el chat. Puedes activar la entrada de WhatsApp en dos puntos:

• En un tipo de documento: la clasificación es implícita, porque todo lo que llega a ese chat pertenece a ese tipo. Es la opción natural cuando una persona envía siempre el mismo documento, como los albaranes de un conductor.
• En AIDA Hub: el chat acepta documentos de cualquier tipo. AIDA Hub separa los archivos que contienen varios documentos en subdocumentos individuales y clasifica cada uno en su tipo de documento, que luego aplica sus reglas de extracción y archivo. Es la opción adecuada para quien, como un despacho profesional, recibe de sus clientes documentos de todo tipo.

Detrás del chat trabaja el Intelligent Document Processing (IDP), la tecnología que transforma documentos no estructurados en datos estructurados. Combina el OCR, que reconoce el texto impreso y manuscrito, con la clasificación de documentos y la extracción de los campos que te interesan.

¿Por qué recibir documentos por WhatsApp?

Porque es ahí donde ya llegan los documentos. Muchos profesionales, sobre todo los que trabajan con particulares, reciben cada día de sus clientes fotos y PDF por WhatsApp: para el cliente es lo más sencillo, mientras que el correo electrónico y los portales específicos son un obstáculo.

El problema es el paso siguiente: llevar los documentos de WhatsApp al ordenador y después a AIDA. Sin integración, cada archivo hay que pasarlo a mano:

• del iPhone al Mac se puede usar AirDrop, pero luego hay que arrastrar el archivo a AIDA igualmente;
• desde Android, lo más habitual es reenviarlo por correo electrónico a la dirección de entrada de AIDA, un paso engorroso que hay que repetir con cada documento;
• mientras nadie los reenvía, los documentos de los clientes se quedan en la galería del teléfono, mezclados con mensajes y conversaciones personales;
• basta un archivo olvidado en el chat para que un expediente quede incompleto.

¿Por qué es un problema que casi nadie percibe?

Porque, uno a uno, reenviar un documento lleva pocos segundos, y nadie los cuenta. Pero esos segundos se repiten con cada archivo, cada cliente y cada día, y quien los dedica los considera parte del trabajo: una molestia asumida, no un problema que resolver. Precisamente por eso rara vez se busca una solución.

Con la integración de WhatsApp este paso desaparece: el cliente sube los documentos al chat de AIDA y el profesional los encuentra en AIDA, ya leídos y archivados, sin hacer nada.

¿Cómo se configura la integración de WhatsApp, paso a paso?

Se configura desde la interfaz de AIDA, una vez por cada tipo de documento y sin escribir código.

1. Crea un tipo de documento y define los campos que quieres extraer, por ejemplo número, fecha y cliente. AIDA aprende cualquier campo a partir de un solo ejemplo: seleccionas el campo, haces clic en el valor del documento y el modelo está listo, sin largos ciclos de entrenamiento.
2. Abre la entrada de WhatsApp del tipo de documento, o de AIDA Hub, y haz clic en Configurar.
3. Indica nombre y número: el nombre es un recordatorio para ti y no se muestra a la persona; para el número, elige el prefijo internacional en el menú desplegable e introduce el número de teléfono. La persona debe tener WhatsApp instalado y activo en su smartphone.
4. Establece una propiedad, si la necesitas: al activar la opción "Establecer el valor de una propiedad" eliges una propiedad y su valor, que AIDA asignará a cada documento que llegue desde ese número: por ejemplo, el nombre de la persona que te envía los documentos o el número del expediente al que pertenecen.
5. Haz clic en Crear y enviar: el número indicado recibe al instante por WhatsApp el mensaje de invitación.

A partir de ese momento, la persona invitada puede enviar documentos y fotos al chat. AIDA confirma la recepción de cada archivo con un breve mensaje y lo analiza según las reglas del tipo de documento al que pertenece.

¿Puedo invitar a varias personas al mismo tipo de documento?

Sí. Desde Configurar puedes crear una nueva invitación para cada número, por ejemplo una por cliente, y eliminarla en cualquier momento con el icono de la papelera, que borra la conversación.

¿Para qué sirve establecer una propiedad para cada número?

Sirve para saber de quién o de dónde llega un documento, sin que nadie tenga que anotarlo. Si estableces la propiedad "Cliente" con el valor "Juan Pérez", cada documento enviado desde ese número ya lleva el nombre del cliente; del mismo modo puedes indicar un expediente, una sucursal o una obra.

¿Se puede usar un número de WhatsApp nacional?

Sí. Las invitaciones se envían desde un número de WhatsApp de AIDA; si prefieres un número nacional, puedes solicitarlo contactando con el equipo de AIDA.

¿Cómo funciona en la práctica? Un ejemplo en un despacho de abogados

Pensemos en un abogado que lleva asuntos de particulares. Los clientes le envían los documentos por WhatsApp, porque es la app que usan a diario: la foto de un contrato, una carta certificada recibida, los justificantes de pago. Hoy el abogado, o su secretaría, tiene que recuperar cada archivo del chat y subirlo a AIDA.

Con la integración de WhatsApp, al abrir el expediente el despacho crea una invitación con el número del cliente en la entrada de WhatsApp de AIDA Hub. El cliente recibe el chat de AIDA y a partir de ese momento sube ahí sus documentos; AIDA Hub los clasifica en los tipos de documento configurados por el despacho, que extraen sus datos:

El abogado encuentra la documentación ya ordenada en AIDA, lista para el expediente, sin haber reenviado un solo archivo, y los documentos del cliente no se quedan en la galería de su teléfono. Si el despacho lo tiene previsto, la misma documentación llega también a sus carpetas de Google Drive o de SharePoint y OneDrive. Para conocer otras formas en que la IA ayuda a los despachos, lee el artículo sobre la innovación legal con AIDA.

El abogado es solo un ejemplo: el mismo flujo funciona para cualquiera que reciba documentos de personas que difícilmente usarían un portal o una dirección de correo específica, pero que siempre llevan WhatsApp en el bolsillo.

¿Qué pasa si un archivo tiene varias páginas o varios documentos?

Cada archivo enviado al chat llega a AIDA por separado: por eso, para un documento de varias páginas, es mejor que el cliente envíe un único PDF en lugar de una foto por página.

Con la entrada en AIDA Hub también se cubre el caso contrario: un único PDF que contiene varios documentos, por ejemplo un contrato y sus justificantes escaneados juntos, se separa en documentos individuales, y cada uno se clasifica en su propio tipo.

WhatsApp, correo electrónico o AIDA Mobile: ¿qué entrada elegir?

Depende de quién envíe los documentos. AIDA Mobile es la app para los usuarios de AIDA, es decir, tú y tu equipo, cuando capturáis documentos con el smartphone. WhatsApp es para quien no es usuario de AIDA y tiene que enviarte algo: clientes, particulares, colaboradores externos, que nunca instalarían una app para hacerlo. El correo electrónico es lo natural para los documentos que ya llegan como adjuntos.

Las entradas no se excluyen entre sí: el mismo tipo de documento puede recibir por WhatsApp, correo electrónico, AIDA Mobile, web y API, y cada documento sigue las mismas reglas de extracción y archivo, sea cual sea el canal.

¿Quién puede usar la integración de WhatsApp de AIDA?

Cualquiera que reciba documentos de personas que no son usuarias de AIDA: sobre todo particulares, para quienes WhatsApp es el canal más natural, pero también empleados y colaboradores fuera de la oficina que no tienen cuenta de AIDA. Algunos ejemplos:

Profesionales que trabajan con particulares

• Despachos de abogados: contratos, cartas certificadas, justificantes y actas que los clientes envían para un expediente, sin que el abogado tenga que pasarlos a AIDA.
• Asesorías fiscales y gestorías: tiques de gastos médicos, justificantes, certificados de retenciones y documentos para la declaración de la renta, que los clientes pueden enviar a lo largo del año, en cuanto los reciben, en lugar de llevarlos todos juntos en el último momento.
• Intermediarios de crédito y asesores financieros: nóminas, certificados de retenciones y extractos bancarios para una solicitud de hipoteca o de financiación.
• Administradores de fincas: justificantes de pago, presupuestos y documentos que los propietarios envían al administrador.

Empresas que trabajan con consumidores

• Inmobiliarias: documentos para una compraventa o un alquiler, como las nóminas del inquilino, las notas simples del Registro y los contratos firmados.
• Agencias de seguros y peritos: partes amistosos de accidente, presupuestos y facturas de reparación para la gestión de un siniestro.
• Instaladores y constructoras: facturas de suministros, notas simples y documentos de los clientes para tramitar deducciones y ayudas.
• Colegios, gimnasios y clubes deportivos: formularios de inscripción firmados y certificados solicitados a los inscritos.

Empresas con personal fuera de la oficina

• Recursos humanos: documentos para la contratación y formularios firmados enviados por los nuevos empleados antes de su primer día de trabajo.
• Logística y transporte: albaranes, CMR y notas de entrega firmadas, enviadas por los conductores al terminar la entrega.
• Asistencia técnica y mantenimiento: partes de trabajo y actas firmadas por el cliente, enviadas por el técnico antes de salir de la obra.
• Red comercial: pedidos de clientes, notas de gastos, tiques y recibos de los agentes, ya asociados al agente gracias a la propiedad de la invitación.

En los dos primeros casos conviene la entrada en AIDA Hub, porque un mismo cliente envía documentos de distintos tipos; en el tercero suele bastar una entrada en el tipo de documento, como los albaranes para los conductores o las notas de gastos para los agentes.

¿Cómo ayuda la integración de WhatsApp al straight-through processing?

El straight-through processing (STP) es el porcentaje de documentos que recorre todo el flujo sin intervención manual. La integración de WhatsApp elimina el primer paso manual, aquel en el que alguien recoge los archivos del teléfono y los sube al sistema.

El resto lo hace AIDA: aprende a partir de un solo ejemplo, así que no hacen falta nuevos lotes de entrenamiento cuando cambia el diseño de un documento, y resalta los valores anómalos, de modo que el equipo solo revisa los casos dudosos en lugar de comprobar cada foto.

Preguntas frecuentes sobre la integración de WhatsApp

¿Quien envía los documentos tiene que instalar una app o tener una cuenta de AIDA?

No. Basta con tener WhatsApp instalado y activo en el smartphone: la persona recibe la invitación en el chat y a partir de ese momento puede enviar documentos y fotos como lo haría con cualquier contacto.

¿Por qué no basta con reenviar los documentos a AIDA por correo electrónico?

Se puede hacer, y es lo que muchos hacen hoy. Pero cada reenvío es un paso manual, que hay que repetir con cada archivo y que es fácil olvidar. Con la entrada de WhatsApp, el documento entra en AIDA en el mismo momento en que el cliente lo envía.

¿Hace falta saber programar para activar la integración de WhatsApp?

No. La integración se activa desde la interfaz de AIDA: introduces nombre y número, eliges si quieres establecer una propiedad y haces clic en Crear y enviar, sin escribir código.

¿Dónde acaban los documentos recibidos por WhatsApp?

Puedes conservarlos en el archivo documental de AIDA y enviarlos a los destinos del tipo de documento, como Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox, SAP o webhooks. Con la integración de Zapier también puedes llevarlos a miles de otras apps.

¿Qué pasa si llega al chat un mensaje solo de texto?

AIDA procesa los archivos enviados al chat, es decir, fotos y documentos. A un mensaje solo de texto responde con un agradecimiento automático, sin crear documentos.

¿La entrada de WhatsApp sirve para todos los tipos de documento?

Sí, si la activas en AIDA Hub, que clasifica cada documento recibido en su tipo. Si, en cambio, la activas en un tipo de documento, solo sirve para ese tipo y cada documento recibido sigue sus reglas.

Prueba la integración de WhatsApp de AIDA

Si tus clientes ya te envían los documentos por WhatsApp, AIDA puede hacer que lleguen directamente a tu flujo documental: fotos y archivos leídos, con los datos extraídos y archivados donde los necesitas. Descubre todas las integraciones de AIDA o reserva una demo personalizada para ver la integración de WhatsApp en acción con tus documentos.