Cómo conectar AIDA a miles de aplicaciones con Zapier
Con la nueva integración Zapier, AIDA conecta tus documentos con miles de aplicaciones en ambas direcciones: envía los datos de cada documento aprobado a herramientas como Google Sheets, Slack o tu CRM, y recibe archivos desde Gmail, Google Drive y otras apps para procesarlos automáticamente. Todo se configura sin escribir código.
Zapier se suma a las integraciones nativas de AIDA, como Google Drive, Dropbox, Microsoft SharePoint y OneDrive y SAP. Los destinos nativos sirven para archivar los documentos; Zapier lleva los datos extraídos allí donde se necesiten en los procesos empresariales.
¿Qué es la integración Zapier de AIDA?
Es una conexión entre AIDA y Zapier, la plataforma no-code que automatiza el trabajo entre distintas aplicaciones. En Zapier cada automatización se llama Zap: un evento inicial, el trigger, pone en marcha una o más acciones en otras apps.
La integración funciona en dos direcciones:
- De AIDA hacia otras apps: con el destino Zapier, cada documento aprobado en AIDA activa el Zap mediante el trigger "Document Approved", llevando consigo los datos extraídos y el PDF.
- De otras apps hacia AIDA: con la entrada Zapier, la acción "Upload Document" carga en AIDA los archivos que llegan desde otros lugares, que se procesan igual que los de cualquier otra entrada.
¿Por qué conectar AIDA a Zapier?
Porque los datos contenidos en los documentos casi siempre se necesitan en otra herramienta: una hoja de cálculo, un ERP, un chat de equipo. Sin automatización, alguien los lee y los copia a mano, con tiempos prolongados y errores de transcripción.
Con AIDA y Zapier el trabajo se divide de forma natural. AIDA lee el documento con el OCR, incluso cuando es un escaneado o contiene texto manuscrito, y extrae los campos con el Intelligent Document Processing (IDP): basta un solo ejemplo para enseñarle un nuevo campo. Zapier lleva esos datos a las aplicaciones que el equipo ya utiliza.
Hay también una garantía de calidad: a Zapier solo llegan los documentos aprobados. Los valores anómalos se destacan en AIDA antes de la aprobación, de modo que en las otras apps llegan datos verificados y no simples transcripciones.
¿Con qué aplicaciones se conecta AIDA a través de Zapier?
Con todas las disponibles en Zapier, miles, incluidas muchas que AIDA no integra de forma nativa. Software de contabilidad como Sage, QuickBooks y Xero, o Microsoft Dynamics, se encuentran entre las conexiones que los clientes nos solicitan con más frecuencia: con Zapier ahora son posibles.
A continuación, algunas de las aplicaciones conectables, organizadas por categoría:
| Categoría | Aplicaciones conectables a través de Zapier |
|---|---|
| Contabilidad y facturación | Sage Accounting, Sage Intacct, QuickBooks Online, Xero, Zoho Books, FreshBooks, Fatture in Cloud |
| ERP y gestión empresarial | Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite |
| CRM y ventas | Microsoft Dynamics 365 CRM, Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Odoo CRM |
| Hojas de cálculo y bases de datos | Google Sheets, Microsoft Excel, Airtable, Notion |
| Comunicación y notificaciones | Slack, Microsoft Teams, Gmail |
| Gestión de proyectos | Trello, Asana, monday.com |
Las operaciones posibles dependen de cómo cada aplicación está conectada a Zapier: típicamente crear o actualizar un registro, añadir una fila o enviar un mensaje con los datos extraídos de AIDA.
¿Qué datos recibe Zapier de AIDA?
Por cada documento aprobado, el Zap recibe todos los datos extraídos y las referencias al documento original:
| Qué recibe el Zap | Para qué sirve |
|---|---|
| Los campos extraídos, por ejemplo proveedor, número, fecha e importe total | Rellenar filas de una hoja, registros de un CRM, mensajes |
| Las líneas de las tablas, por ejemplo las líneas de una factura | Trasladar productos, cantidades y precios en detalle |
| El nombre del documento y el tipo de documento | Filtrar o clasificar los documentos dentro del Zap |
| Un enlace permanente al documento en AIDA | Abrir el original desde un mensaje o desde un registro |
| Un enlace seguro para descargar el PDF, válido 7 días | Adjuntar el PDF en otra aplicación |
¿Cómo se conecta AIDA a Zapier?
Bastan unos pocos pasos, entre AIDA y Zapier, sin necesidad de programar:
- En AIDA abre el tipo de documento, añade el destino Zapier, guarda y copia la clave de conexión.
- En Zapier crea un Zap, elige AIDA con el trigger Document Approved e introduce la clave cuando se solicite.
- Prueba el trigger: Zapier muestra como ejemplo los últimos tres documentos procesados de ese tipo, así que aprueba al menos uno antes de realizar la prueba.
- Añade las acciones que necesites, relaciona los campos de AIDA con los de la app de destino y publica el Zap.
A partir de ese momento, cada documento aprobado de ese tipo se envía al Zap. Desde el destino en AIDA, el botón "Abrir tus Zaps" lleva directamente a tus Zaps en Zapier.
¿Cómo se cargan en AIDA los documentos que llegan desde otras apps?
El proceso es simétrico. En AIDA activas la entrada Zapier en el tipo de documento y copias su clave, distinta a la del destino. En Zapier creas un Zap con el trigger que necesites, por ejemplo "Gmail → New Attachment" o "Google Drive → New File in Folder", y añades la acción AIDA → Upload Document.
En la acción también puedes rellenar previamente el valor de algunas propiedades del documento, por ejemplo el canal de origen o el código de cliente, de modo que AIDA ya los tenga antes incluso de analizar el archivo.
¿Qué puedes automatizar con AIDA y Zapier?
Cualquier flujo en el que los datos de un documento deban llegar a otra aplicación. Aquí tienes cuatro ejemplos concretos.
Facturas de proveedores en Google Sheets
Cada factura aprobada en AIDA añade una fila a una hoja de Google Sheets compartida con administración:
| Campo extraído de AIDA | Columna de la hoja |
|---|---|
| Proveedor | Proveedor |
| Número de factura | N.º documento |
| Fecha de factura | Fecha |
| Total | Importe |
| Enlace al documento en AIDA | Original |
La hoja se actualiza sola y cada fila remite al documento original con un clic.
Avisos en Slack para los contratos
Cuando se aprueba un contrato, el Zap publica un mensaje en el canal del departamento legal con la contraparte, la fecha de vencimiento y el enlace al documento. Quienes gestionan las renovaciones ya no tienen que revisar el archivo a intervalos regulares. Para otros casos de uso en el sector, lee el artículo sobre la innovación legal con AIDA.
Adjuntos de correo electrónico procesados automáticamente
Los adjuntos que llegan a una bandeja de Gmail, por ejemplo los pedidos de clientes, se cargan en AIDA con la acción Upload Document. AIDA los lee, extrae sus datos y los archiva en el destino elegido, como Google Drive o Dropbox: puedes ver cómo funcionan en los artículos sobre la integración con Google Drive y la integración con Dropbox.
Datos en el CRM o en el ERP
Si tu CRM o tu ERP está conectado a Zapier, como Salesforce o HubSpot, los datos de pedidos, presupuestos o contratos aprobados en AIDA pueden crear o actualizar los registros correspondientes, sin necesidad de introducción manual.
Preguntas frecuentes sobre la integración Zapier
¿Hace falta saber programar para usar AIDA con Zapier?
No. En AIDA añades el destino o la entrada Zapier y copias una clave; en Zapier eliges triggers y acciones desde menús guiados y relacionas los campos. Tanto AIDA como Zapier están diseñados para usarse sin escribir código.
¿Puedo conectar AIDA a Sage, QuickBooks, Xero o Microsoft Dynamics?
Sí, a través de Zapier. Añades el destino Zapier al tipo de documento y creas un Zap con la aplicación de contabilidad o el ERP que utilizas: los datos de los documentos aprobados en AIDA llegan allí sin necesidad de copiarlos a mano.
¿Qué documentos se envían a Zapier?
Solo los documentos aprobados de los tipos de documento a los que hayas añadido el destino Zapier. Así, las demás aplicaciones reciben datos ya verificados, no borradores por corregir.
¿Puedo conectar varios Zaps al mismo tipo de documento?
Sí. Cada destino Zapier alimenta un único Zap: para activar varios Zaps con los mismos documentos, por ejemplo uno para Google Sheets y otro para Slack, añade al tipo de documento varios destinos Zapier.
¿Qué ocurre si desactivo o elimino el Zap?
El destino Zapier se desconecta y los nuevos documentos aprobados dejan de enviarse. Para reanudar el envío, basta con conectar de nuevo un Zap al destino.
No encuentro la entrada Zapier en mi tipo de documento: ¿qué hago?
Contacta con el equipo de AIDA: te ayudaremos a activarla en el tipo de documento que necesitas.
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