Comment fonctionne la gestion documentaire BTP avec l'IA

La gestion documentaire dans le BTP fonctionne lorsque chaque document, de l'appel d'offres à la dernière facture d'un sous-traitant, est lu et rattaché à son affaire dès son arrivée : vos équipes voient ainsi tout de suite ce qui manque et ce qui ne colle pas. Le ranger dans un dossier ne suffit pas. Avec AIDA, une plateforme d'Intelligent Document Processing (IDP) qui ne demande ni entraînement ni installation, la lecture et le rattachement se font automatiquement.

Imaginez un lundi matin au service administratif d'une entreprise de construction. La boîte mail contient des dizaines de factures fournisseurs, WhatsApp les photos des bons de livraison (BL) que le chef de chantier a prises vendredi soir, et le responsable sécurité demande si l'attestation de régularité des cotisations du sous-traitant qui arrive sur le chantier demain est toujours valable. Au service appels d'offres, pendant ce temps, un cahier des charges de plusieurs centaines de pages doit être lu avant jeudi.

Chacun de ces documents contient une échéance ou un montant qui, s'il vous échappe, coûte cher : une facture payée pour une marchandise jamais livrée, un sous-traitant bloqué à l'entrée du chantier. Voyons étape par étape ce que fait AIDA et comment la configurer.

Pourquoi les documents d'une affaire échappent-ils au contrôle ?

Parce qu'ils viennent de trop de personnes et de trop de canaux, et que personne ne les voit tous ensemble. Les factures arrivent dans la boîte mail de la comptabilité, les BL signés restent dans la camionnette ou sur le téléphone du chef de chantier, les sous-traitants envoient certificats et attestations d'assurance au premier interlocuteur venu, la maîtrise d'œuvre transmet situations de travaux et procès-verbaux. Le rattachement à l'affaire, c'est une personne qui le fait, à la main, quand elle a le temps.

Le temps perdu a été mesuré. Dans une étude FMI et PlanGrid de 2018 menée auprès de 599 dirigeants du secteur, majoritairement américains, les participants ont déclaré passer en moyenne 5,5 heures par semaine à chercher des informations de projet, comme des plans à jour ou des fiches techniques de matériaux. Selon la même étude, sur les chantiers américains, les erreurs de communication et les données de projet de mauvaise qualité sont à l'origine de 48 % des reprises.

Beaucoup de logiciels pour entreprises du BTP règlent la question de l'archivage : le fichier finit toujours par se retrouver. La lecture, en revanche, reste à la charge des équipes, qui doivent remarquer seules qu'une facture compte 120 sacs de ciment alors que les BL en indiquent 100, ou qu'un certificat expire au milieu des travaux.

Que change une gestion documentaire dans le BTP qui lit les documents ?

Vous cessez de ressaisir les données à la main : AIDA reconnaît le type de document, en extrait les données et le relie aux autres documents de la même affaire. Là où la technologie OCR transforme une image en texte, l'IDP comprend de quel document il s'agit et quelles informations il contient.

AIDA n'a pas besoin d'être entraînée. Elle reconnaît d'emblée les dates, numéros de TVA, IBAN et raisons sociales, et avec AIDA Boost elle extrait les données dès le premier document, y compris celles propres à votre entreprise, comme le code affaire ou le numéro de commande. Si vous corrigez une valeur d'un clic, AIDA applique la correction aux documents suivants.

Les documents arrivent dans AIDA par le canal le plus pratique pour l'expéditeur :

• e-mail : chaque type de document a sa propre adresse, à laquelle les fournisseurs envoient leurs factures, et AIDA lit aussi bien les pièces jointes que le corps du message ;
• AIDA Mobile : le chef de chantier envoie depuis son téléphone la photo du BL qu'il vient de signer et, depuis la même application, approuve les documents et consulte les archives ;
• WhatsApp : sous-traitants et fournisseurs, qui n'utilisent pas AIDA, envoient documents et photos dans une discussion dédiée ;
• facturation électronique : dans les pays où elle est déjà obligatoire, les factures électroniques des fournisseurs arrivent directement dans AIDA.

Si un fournisseur envoie un seul PDF regroupant BL et fiches techniques, AIDA Hub le découpe en documents distincts et attribue à chacun son type.

Comment lire un appel d'offres sans manquer ni exigences ni échéances ?

Chargez dans AIDA l'appel d'offres et ses annexes : AIDA extrait les données qui conditionnent votre candidature et vous aide à vérifier les exigences, tandis que la décision reste au responsable des appels d'offres. Voici ce qu'elle peut extraire du règlement de la consultation d'un marché public de travaux, avec des valeurs d'exemple :

Pour l'obtenir, vous créez un type de document « Appel d'offres » et ajoutez les propriétés dont vous avez besoin, par exemple « Date limite de remise des offres » et « Pénalité de retard ». AIDA Boost les trouve même lorsque le texte les mentionne au milieu d'un paragraphe plutôt que dans un tableau. Vous activez ensuite la planification sur les dates : la date limite de remise des offres et la visite de site deviennent des événements, avec une invitation par e-mail à ajouter à votre agenda.

Vous pouvez alors demander à AIDA GPT quels documents sont nécessaires pour candidater et lesquels se trouvent déjà dans les archives. AIDA GPT compare la liste de l'appel d'offres avec les attestations et certifications de l'entreprise déjà présentes dans AIDA et vous renvoie un tableau de ce qui manque, téléchargeable au format Excel. Si vous recevez de nombreux appels d'offres, un Actio, un agent IA personnalisé d'AIDA, peut effectuer la même vérification chaque fois que les données d'un nouvel appel d'offres sont validées et préparer pour le responsable des appels d'offres une évaluation préliminaire avec les points à examiner.

Comment contrôler les BL, commandes et factures fournisseurs ?

En reliant chaque BL à sa commande et à son affaire dès son arrivée dans AIDA : ainsi, lorsque la facture arrive, AIDA la compare aux deux et signale les écarts avant le paiement. Concrètement :

1. le chef de chantier photographie le BL signé avec AIDA Mobile, et AIDA en extrait le fournisseur, le numéro, la date, l'adresse de livraison et les lignes avec codes et quantités ;
2. dans le Lookup, vous importez depuis Excel la liste des affaires en cours, avec code, chantier et adresse : lorsque AIDA trouve l'adresse de livraison sur le BL, elle complète d'elle-même le code affaire ;
3. vous faites aussi arriver dans AIDA les commandes que vous émettez, par exemple en mettant en copie l'adresse e-mail du type de document « Commande fournisseur » lorsque vous les envoyez ;
4. vous définissez les relations entre documents : le BL est relié à la commande par le numéro de commande, la facture au BL par le numéro de BL indiqué sur la facture.

Avec AIDA Match, le rapprochement entre commande, BL et facture, ce qu'on appelle le three-way match, compare les valeurs réelles, comme les quantités, les montants et les dates : AIDA montre ce qui manque, ce qui est encore en attente et ce qui est arrivé en trop. Si la commande et la facture indiquent 120 sacs de ciment et les BL 100, vous savez avant de payer qu'il en manque 20.

Deux autres contrôles fonctionnent seuls. AIDA signale une anomalie lorsqu'une valeur s'écarte trop de celles déjà validées sur des documents similaires, par exemple des frais de transport de 1 250 euros alors qu'ils tournent d'habitude autour de 50, ou lorsqu'une donnée a été lue avec un faible niveau de confiance : dans ces cas, le document n'est pas approuvé automatiquement et passe par une personne. Une facture reçue deux fois, par exemple par e-mail puis en copie papier numérisée, est quant à elle signalée comme doublon et, si vous le souhaitez, bloquée avant la validation.

Les données approuvées sont ensuite transmises à l'ERP ou au logiciel de gestion de chantier : AIDA s'intègre avec SAP et avec des milliers d'autres applications via Zapier. Les API et webhooks restent une option pour ceux qui souhaitent les utiliser.

Traçabilité des matériaux et déclarations des performances

Le même mécanisme s'applique à la documentation des matériaux. Dans l'Union européenne, les produits de construction portant le marquage CE sont accompagnés d'une déclaration des performances (DdP) : si vous la reliez au BL par le code produit, un Actio peut lister chaque matin les livraisons encore dépourvues de DdP, de sorte que l'absence apparaît avant la pose du matériau.

Comment suivre l'avancement des travaux et les marges par affaire ?

En reliant à l'affaire le métré, les attachements, les situations de travaux, les certificats de paiement et les factures : le chiffre d'affaires acquis et les coûts engagés se lisent au même endroit, mis à jour à chaque nouveau document.

Dans la Vue d'ensemble, le tableau de bord d'AIDA, les données extraites deviennent des graphiques mis à jour en temps réel, par exemple les coûts par fournisseur ou le chiffre d'affaires par affaire. Vous pouvez demander à AIDA GPT combien vous avez facturé et dépensé sur l'affaire C-2417 depuis le début des travaux : les totaux sont calculés de façon exacte sur tous les documents trouvés, sans estimation. Un Actio déclenché à chaque nouvelle situation de travaux approuvée peut comparer l'avancement au métré et aux coûts enregistrés, et vous alerter si les coûts de l'affaire augmentent plus vite que les travaux.

Reste la question des encaissements. En France, en 2023, les créances clients des entreprises du BTP représentaient 71 jours de production et leurs dettes envers fournisseurs et sous-traitants 60 jours : pour l'Observatoire des délais de paiement de la Banque de France, c'est un écart structurel d'environ 11 jours qui pèse sur la trésorerie. Pour les marchés privés, lorsque votre facture au maître d'ouvrage est dans AIDA, vous pouvez lui envoyer une demande de paiement avec lien ou QR code, et AIDA Pay rapproche automatiquement l'encaissement.

Comment gérer les documents des sous-traitants sans arrêter le chantier ?

En les recevant dans AIDA dès que l'entreprise les envoie et en laissant AIDA contrôler leurs échéances chaque jour : vous savez ainsi qui peut entrer sur le chantier avant qu'on vous le demande.

Les règles changent d'un pays à l'autre, le travail non. En Italie, le DURC, qui atteste la régularité des cotisations sociales d'une entreprise, est valable 120 jours, et les contrôles ne manquent pas : en 2024, l'Ispettorato nazionale del lavoro, l'inspection du travail italienne, a relevé des irrégularités dans 21 444 des 29 085 inspections menées à terme dans le BTP, soit 73,7 %.

En France, tout donneur d'ordre qui confie une prestation d'au moins 5 000 euros hors taxes doit se faire remettre l'attestation de vigilance de l'URSSAF à la signature du contrat, puis tous les six mois jusqu'à la fin de son exécution, en vérifiant chaque fois sa validité. À défaut, si l'entreprise à laquelle il a confié les travaux a recours au travail dissimulé, le donneur d'ordre doit en payer les impôts et cotisations au prorata de la valeur des travaux réalisés. Au Royaume-Uni, avec le Construction Industry Scheme, l'entrepreneur principal doit vérifier le sous-traitant auprès du HMRC, l'administration fiscale britannique, avant de le payer pour la première fois. Et même si ce n'est pas une obligation légale, la plupart des entreprises générales n'acceptent sur le chantier que les ouvriers titulaires d'une carte CSCS valide, qui atteste leur formation et leurs qualifications pour le poste et doit être renouvelée à son expiration.

Voici comment configurer le flux dans AIDA :

• pour chaque sous-traitant, vous créez une discussion WhatsApp avec le numéro de son interlocuteur et activez « Définir la valeur d'une propriété », avec le nom de l'entreprise comme valeur : chaque document reçu via cette discussion est déjà associé à l'entreprise ;
• si vous activez l'entrée WhatsApp sur AIDA Hub, un PDF contenant l'attestation de vigilance et des attestations de formation est découpé, et chaque document est classé dans son type ;
• AIDA extrait la raison sociale, le numéro de TVA, le résultat et les dates d'émission et d'expiration, et grâce à la planification chaque échéance arrive dans l'agenda ;
• les relations relient chaque document au contrat de sous-traitance, et donc au chantier et à l'affaire.

Vous créez ensuite un Actio exécuté chaque jour à 7 h, avant l'ouverture des chantiers, et vous lui donnez une instruction comme « contrôle les documents des sous-traitants actifs et signale ceux qui sont expirés, qui expirent dans les 15 jours ou qui manquent ». Chaque matin, l'Actio prépare un tableau comme celui-ci :

Pour chaque entreprise dont un document est expiré, arrive à échéance ou manque, l'Actio rédige aussi l'e-mail de relance. Par défaut, l'e-mail n'est envoyé qu'après confirmation d'une personne : le responsable du chantier le relit et décide de l'envoyer ou non.

Comment disposer d'un dossier d'affaire complet en fin de travaux ?

En le laissant se constituer au fil des travaux : chaque document relié à l'affaire est déjà à sa place, et les relations mènent du contrat aux situations de travaux et des BL aux factures. Ensemble, ils forment le knowledge graph de l'affaire, c'est-à-dire la carte des liens entre tous ses documents.

Lors de la réception des travaux ou d'un litige, la recherche d'AIDA GPT suit ces relations : vous pouvez demander tous les BL du béton livré sur un chantier en mars, avec les factures associées, et les recevoir dans un tableau. Chaque document conserve aussi son historique des événements, des approbations aux changements de statut.

Les archives documentaires sont illimitées dans toutes les formules et, de par la conception d'AIDA, les documents sont à l'abri des ransomwares sans surcoût : ce ne sont pas des fichiers accessibles depuis les PC du bureau ou du chantier. Pour la sécurité des données, AIDA fonctionne sur AWS avec des données hébergées dans les datacenters de Francfort et d'Irlande (Londres sur demande), chiffrées en AES-256 et transmises en TLS 1.3. L'accès est sécurisé et l'authentification à deux facteurs est disponible.

Pourquoi choisir une plateforme horizontale plutôt qu'un outil par problème ?

Parce que les problèmes documentaires d'une entreprise de construction sont nombreux, et qu'un outil pour chacun multiplie les logiciels à apprendre et les archives à synchroniser. Avec AIDA, vous partez du problème qui vous coûte le plus aujourd'hui, par exemple le contrôle des BL, puis vous utilisez AIDA de la même façon pour n'importe quel autre document : contrats, documents du personnel, dossiers des engins, correspondance avec la maîtrise d'œuvre.

AIDA ne remplace ni l'ERP ni le logiciel de gestion de chantier : elle les alimente avec des données déjà contrôlées. Elle ne s'installe pas et ne nécessite pas de développeur pour être configurée : types de document, propriétés, relations et Actio se paramètrent depuis l'interface, en quelques clics, avec notre accompagnement si besoin.

Questions fréquentes sur la gestion documentaire dans le BTP

AIDA remplace-t-elle l'ERP ou le logiciel de gestion de chantier ?

Non. AIDA lit et contrôle les documents, puis transmet les données approuvées à l'ERP ou au logiciel de gestion que vous utilisez déjà. La comptabilité reste où elle est, mais reçoit des données déjà vérifiées.

Faut-il entraîner AIDA sur les documents de l'entreprise ?

Non. AIDA reconnaît d'emblée les données courantes comme les dates et les numéros de TVA, et AIDA Boost extrait dès le premier document celles propres à votre entreprise, comme le code affaire. Lorsque vous corrigez une valeur, AIDA applique la correction aux documents suivants.

Comment les documents du chantier arrivent-ils dans AIDA ?

Le chef de chantier et les techniciens de l'entreprise utilisent AIDA Mobile, l'application d'AIDA pour iOS et Android, pour envoyer BL et procès-verbaux et pour approuver les documents depuis leur téléphone. Sous-traitants et fournisseurs, qui n'utilisent pas AIDA, envoient leurs documents par e-mail ou dans une discussion WhatsApp dédiée.

Les documents de l'entreprise sont-ils en sécurité ?

Oui. Ils restent dans les datacenters AWS de Francfort et d'Irlande, chiffrés en AES-256, et l'accès est sécurisé, y compris par authentification à deux facteurs. De par la conception d'AIDA, un ransomware qui frappe les PC du bureau n'atteint pas les archives.

L'intelligence artificielle décide-t-elle seule ?

Non, c'est vous qui choisissez le niveau d'automatisation. Avec l'approbation automatique activée, c'est-à-dire le straight-through processing, AIDA n'approuve automatiquement que les documents sans anomalie et comportant toutes les données obligatoires, tandis que les autres passent par une personne. Les e-mails et demandes de paiement préparés par AIDA GPT et par les Actio ne partent, par défaut, qu'après confirmation d'une personne.

Essayez AIDA sur les documents de votre entreprise

Si vous voulez voir comment AIDA lit les BL et les documents des sous-traitants de votre entreprise, réservez une démo d'AIDA : nous partirons du problème qui vous fait perdre le plus de temps aujourd'hui.