Como funciona a gestão documental na construção com IA

A gestão documental na construção funciona quando cada documento, do anúncio do concurso à última fatura de um subempreiteiro, é lido e ligado à respetiva obra assim que chega, para que quem trabalha veja de imediato o que falta e o que não bate certo. Arquivá-lo numa pasta não chega. Com a AIDA, uma plataforma de Intelligent Document Processing (IDP) que não exige treino nem instalações, a leitura e a ligação acontecem automaticamente.

Imagine uma segunda-feira de manhã no departamento administrativo de uma empresa de construção. Na caixa de correio há dezenas de faturas de fornecedores, no WhatsApp estão as fotografias das guias de remessa que o encarregado de obra tirou na sexta-feira à noite, e o responsável de segurança pergunta se o certificado de regularidade contributiva do subempreiteiro que entra em obra amanhã ainda é válido. No departamento de concursos, entretanto, há um caderno de encargos de centenas de páginas para ler até quinta-feira.

Em cada um destes documentos há um prazo ou um valor que, se escapar, sai caro: uma fatura paga por material que nunca chegou, um subempreiteiro barrado à entrada do estaleiro. Vejamos, fase a fase, o que faz a AIDA e como se configura.

Porque é que os documentos de uma obra escapam ao controlo?

Porque chegam de demasiadas pessoas e por demasiados canais, e ninguém os vê todos em conjunto. As faturas vão parar à caixa de correio da contabilidade, as guias de remessa assinadas ficam na carrinha ou no telemóvel do encarregado, os subempreiteiros enviam certificados e apólices a quem calha, a fiscalização da obra envia autos de medição e atas. A ligação à obra é feita por uma pessoa, à mão, quando tem tempo.

O tempo perdido já foi medido. Num estudo da FMI e da PlanGrid de 2018 junto de 599 executivos do setor, na sua maioria norte-americanos, os participantes afirmaram passar em média 5,5 horas por semana à procura de informação de projeto, como desenhos atualizados e fichas técnicas de materiais. Segundo o mesmo estudo, nas obras dos Estados Unidos, as falhas de comunicação e os dados de projeto de má qualidade estão na origem de 48% do retrabalho.

Muitos softwares para empresas de construção resolvem o arquivo: o ficheiro, mais cedo ou mais tarde, encontra-se. A leitura, porém, continua a cargo das pessoas, que têm de perceber sozinhas que uma fatura cobra 120 sacos de cimento quando as guias de remessa indicam 100, ou que um certificado caduca a meio da obra.

O que muda quando a gestão documental na construção lê os documentos?

Deixa de copiar os dados à mão: a AIDA reconhece o tipo de documento, extrai os dados e liga-o aos outros documentos da mesma obra. Enquanto a tecnologia OCR transforma uma imagem em texto, o IDP percebe que documento é e que informação contém.

A AIDA não precisa de ser treinada. Reconhece desde o início datas, NIF, IBAN e denominações sociais, e com o AIDA Boost extrai os dados desde o primeiro documento, incluindo os específicos da sua empresa, como o código de obra ou o número da encomenda. Se corrigir um valor com um clique, a AIDA aplica a correção aos documentos seguintes.

Os documentos entram na AIDA pelo canal mais cómodo para quem os envia:

• email: cada tipo de documento tem o seu endereço, para onde os fornecedores enviam as faturas, e a AIDA lê tanto os anexos como o texto da mensagem;
• AIDA Mobile: o encarregado envia do telemóvel a fotografia da guia de remessa acabada de assinar e, na mesma app, aprova documentos e consulta o arquivo;
• WhatsApp: subempreiteiros e fornecedores, que não usam a AIDA, enviam documentos e fotografias para uma conversa dedicada;
• faturação eletrónica: nos países onde já é obrigatória por lei, as faturas eletrónicas dos fornecedores chegam diretamente à AIDA.

Se um fornecedor enviar um único PDF com guias de remessa e fichas técnicas, o AIDA Hub divide-o nos documentos individuais e atribui cada um ao seu tipo.

Como ler um concurso público sem perder requisitos e prazos?

Carregue na AIDA o anúncio do concurso com os seus anexos: a AIDA extrai os dados que decidem a participação e ajuda-o a verificar os requisitos, enquanto a decisão continua a ser do responsável de concursos. Eis o que pode extrair do programa do procedimento de um concurso de obras públicas, com valores de exemplo:

Para o obter, cria um tipo de documento «Concurso público» e acrescenta as propriedades de que precisa, por exemplo «Prazo de apresentação das propostas» e «Penalização por atraso». O AIDA Boost encontra-as mesmo quando o texto as apresenta a meio de um parágrafo em vez de numa tabela. Depois ativa o planeamento nas datas: o prazo das propostas e a visita ao local tornam-se eventos, com um convite por email para adicionar ao calendário.

Nesse momento, pergunte ao AIDA GPT que documentos são necessários para participar e quais já estão no arquivo. O AIDA GPT compara a lista do concurso com os certificados e as habilitações da empresa já presentes na AIDA e devolve uma tabela com o que falta, que pode descarregar em Excel. Se recebe muitos concursos, um Actio, um agente de IA personalizado da AIDA, pode fazer a mesma verificação sempre que os dados de um novo concurso são validados e preparar para o responsável de concursos uma avaliação preliminar com os pontos a analisar.

Como controlar guias de remessa, encomendas e faturas dos fornecedores?

Ligando cada guia de remessa à respetiva encomenda e à obra assim que entra na AIDA: assim, quando chega a fatura, a AIDA compara-a com ambas e assinala as diferenças antes do pagamento. Na prática:

1. o encarregado fotografa a guia de remessa assinada com o AIDA Mobile, e a AIDA extrai fornecedor, número, data, morada de entrega e linhas com códigos e quantidades;
2. no Lookup, importa do Excel a lista das obras em curso, com código, estaleiro e morada: quando a AIDA encontra a morada de entrega na guia, preenche sozinha o código de obra;
3. faz chegar à AIDA também as encomendas que emite, por exemplo colocando em cópia o endereço de email do tipo de documento «Encomenda a fornecedor» quando as envia;
4. define as relações entre documentos: a guia de remessa liga-se à encomenda através do número da encomenda, e a fatura à guia através do número da guia indicado na fatura.

Com o AIDA Match, a reconciliação entre encomenda, guia de remessa e fatura (o chamado three-way match) compara os valores efetivos, como quantidades, montantes e datas: a AIDA mostra o que falta, o que ainda está pendente e o que chegou em excesso. Se a encomenda e a fatura indicam 120 sacos de cimento e as guias 100, antes de pagar sabe que faltam 20.

Há outros dois controlos que funcionam sozinhos. A AIDA assinala uma anomalia quando um valor se afasta demasiado dos já validados em documentos semelhantes, por exemplo portes de 1.250 euros quando normalmente rondam os 50, ou quando um dado foi lido com pouca confiança: nestes casos o documento não é aprovado automaticamente e passa por uma pessoa. Já uma fatura recebida duas vezes, por exemplo por email e como cópia em papel digitalizada, é assinalada como duplicado e, se assim o escolher, bloqueada antes da validação.

Os dados aprovados passam depois para o ERP ou para o software de gestão de obra: a AIDA integra-se com o SAP e com milhares de outras aplicações através do Zapier. API e webhooks continuam disponíveis para quem os quiser usar.

Rastreabilidade dos materiais e declarações de desempenho

O mesmo mecanismo serve para a documentação dos materiais. Na União Europeia, os produtos de construção com marcação CE são acompanhados de uma declaração de desempenho (DoP): se a ligar à guia de remessa através do código do produto, um Actio pode listar todas as manhãs as entregas ainda sem DoP, para que a falta seja detetada antes de o material ser aplicado.

Como controlar o andamento dos trabalhos e as margens da obra?

Ligando à obra o mapa de quantidades, os registos de medições, os autos de medição, os certificados de pagamento e as faturas: proveitos realizados e custos incorridos leem-se no mesmo sítio, atualizados a cada novo documento.

Na Visão Geral, o painel da AIDA, os dados extraídos transformam-se em gráficos atualizados em tempo real, por exemplo os custos por fornecedor ou a faturação por obra. Pode perguntar ao AIDA GPT quanto faturou e quanto gastou na obra C-2417 desde o início dos trabalhos: os totais são calculados de forma exata sobre todos os documentos encontrados, sem estimativas. Um Actio que arranca a cada novo auto de medição aprovado pode comparar o andamento com o mapa de quantidades e com os custos registados, e avisá-lo se os custos da obra crescem mais depressa do que os trabalhos.

Resta a questão dos recebimentos. Em França, em 2023, os créditos das empresas de construção sobre clientes equivaliam a 71 dias de produção e as dívidas a fornecedores e subempreiteiros a 60: para o observatório dos prazos de pagamento da Banque de France, é uma diferença estrutural de cerca de 11 dias que pesa na tesouraria. Nas obras privadas, quando a sua fatura ao dono de obra está na AIDA, pode enviar-lhe um pedido de pagamento com link ou código QR, e o AIDA Pay reconcilia o recebimento automaticamente.

Como gerir os documentos dos subempreiteiros sem parar a obra?

Recebendo-os na AIDA assim que a empresa os envia e deixando que a AIDA verifique os prazos de validade todos os dias: assim sabe quem pode entrar em obra antes que alguém lho pergunte.

As regras mudam de país para país, o trabalho não. Em Itália, o DURC, que atesta a regularidade contributiva de uma empresa, é válido por 120 dias, e os controlos não faltam: em 2024, o Ispettorato nazionale del lavoro, a inspeção do trabalho italiana, detetou irregularidades em 21.444 das 29.085 inspeções concluídas no setor da construção, ou seja, 73,7%.

Em França, quem adjudica um trabalho de pelo menos 5.000 euros sem IVA tem de exigir a attestation de vigilance da URSSAF (o organismo francês que cobra as contribuições para a segurança social) na assinatura do contrato e depois de seis em seis meses até ao fim, verificando sempre a sua validade. Se não o fizer e a empresa a quem adjudicou o trabalho recorrer a trabalho não declarado, o adjudicante tem de pagar os respetivos impostos e contribuições na proporção do valor dos trabalhos realizados. No Reino Unido, com o Construction Industry Scheme, o empreiteiro tem de verificar o subempreiteiro junto do HMRC, a autoridade tributária britânica, antes de lhe pagar pela primeira vez. Além disso, embora não seja obrigatório por lei, a maioria dos empreiteiros principais só admite em obra trabalhadores com um cartão CSCS válido, que comprova a formação e as qualificações para a função e tem de ser renovado quando caduca.

Eis como se configura o fluxo na AIDA:

• para cada subempreiteiro, cria uma conversa de WhatsApp com o número do seu interlocutor e ativa «Definir o valor de uma propriedade», com o nome da empresa como valor: cada documento que chega dessa conversa fica logo associado à empresa;
• se ativar a entrada por WhatsApp no AIDA Hub, um PDF com a declaração de situação contributiva e certificados de formação é dividido e cada documento vai para o seu tipo;
• a AIDA extrai denominação social, NIF, resultado e datas de emissão e de validade, e com o planeamento cada prazo vai para o calendário;
• as relações ligam cada documento ao contrato de subempreitada e, portanto, ao estaleiro e à obra.

Depois cria um Actio com execução diária às 7h, antes de os estaleiros abrirem, e dá-lhe uma instrução como «verifica os documentos dos subempreiteiros ativos e assinala os caducados, a caducar nos próximos 15 dias ou em falta». Todas as manhãs, o Actio prepara uma tabela como esta:

Para cada empresa com um documento caducado, a caducar ou em falta, o Actio redige também o email de insistência. Por predefinição, o email só é enviado depois da confirmação de uma pessoa: quem acompanha a obra relê-o e decide se o envia.

Como ter o dossiê da obra completo no fim dos trabalhos?

Deixando que se vá compondo à medida que os trabalhos avançam: cada documento ligado à obra já está no seu lugar, e as relações levam do contrato aos autos de medição e das guias de remessa às faturas. Em conjunto formam o knowledge graph da obra, ou seja, o mapa das ligações entre todos os seus documentos.

Quando chega a receção da obra ou uma reclamação, a pesquisa do AIDA GPT segue essas relações: pode pedir todas as guias de remessa do betão entregue num estaleiro em março, com as faturas associadas, e recebê-las numa tabela. Cada documento guarda também o seu histórico de eventos, das aprovações às mudanças de estado.

O arquivo documental é ilimitado em todos os planos e, pela forma como a AIDA foi concebida, os documentos estão protegidos contra ransomware sem custos adicionais: não são ficheiros acessíveis a partir dos computadores do escritório ou do estaleiro. Quanto à segurança dos dados, a AIDA funciona na AWS com os dados nos datacenters de Frankfurt e da Irlanda (Londres a pedido), cifrados com AES-256 e transmitidos com TLS 1.3. O acesso é seguro e pode usar a autenticação de dois fatores.

Porquê escolher uma plataforma horizontal em vez de uma ferramenta para cada problema?

Porque os problemas documentais de uma empresa de construção são muitos, e uma ferramenta para cada um multiplica os softwares a aprender e os arquivos a manter alinhados. Com a AIDA, começa pelo problema que hoje lhe sai mais caro, por exemplo o controlo das guias de remessa, e depois usa a AIDA da mesma forma para qualquer outro documento: contratos, documentos do pessoal, processos dos equipamentos, correspondência com a fiscalização da obra.

A AIDA não substitui o ERP nem o software de gestão de obra: alimenta-os com dados já verificados. Não precisa de ser instalada nem de um programador para ser configurada: tipos de documento, propriedades, relações e Actio configuram-se a partir da interface, escolhendo e clicando, com a nossa consultoria quando necessário.

Perguntas frequentes sobre gestão documental na construção

A AIDA substitui o ERP ou o software de gestão de obra?

Não. A AIDA lê e verifica os documentos e depois passa os dados aprovados para o ERP ou o software de gestão que já utiliza. A contabilidade fica onde está, mas recebe dados já verificados.

É preciso treinar a AIDA com os documentos da empresa?

Não. A AIDA reconhece desde o início dados comuns como datas e NIF, e o AIDA Boost extrai desde o primeiro documento também os específicos da sua empresa, como o código de obra. Quando corrige um valor, a AIDA aplica a correção aos documentos seguintes.

Como chegam à AIDA os documentos da obra?

O encarregado e os técnicos da empresa usam o AIDA Mobile, a app da AIDA para iOS e Android, para enviar guias de remessa e atas e para aprovar documentos a partir do telemóvel. Subempreiteiros e fornecedores, que não usam a AIDA, enviam os documentos por email ou numa conversa de WhatsApp dedicada.

Os documentos da empresa estão seguros?

Sim. Ficam nos datacenters da AWS em Frankfurt e na Irlanda, cifrados com AES-256, e o acesso é seguro, inclusive com autenticação de dois fatores. Pela forma como a AIDA foi concebida, um ransomware que atinja os computadores do escritório não chega ao arquivo.

A inteligência artificial decide sozinha?

Não, é você que escolhe quanto automatizar. Com a aprovação automática ativa, ou seja, o straight-through processing, a AIDA só aprova automaticamente os documentos sem anomalias e com todos os dados obrigatórios, enquanto os restantes passam por uma pessoa. Os emails e os pedidos de pagamento preparados pelo AIDA GPT e pelos Actio só são enviados, por predefinição, depois da confirmação de uma pessoa.

Experimente a AIDA com os documentos da sua empresa

Se quer ver como a AIDA lê as guias de remessa e os documentos dos subempreiteiros da sua empresa, marque uma demo da AIDA: partimos do problema que hoje lhe faz perder mais tempo.