Wie Dokumentenmanagement im Bauwesen mit KI funktioniert

Dokumentenmanagement im Bauwesen funktioniert, wenn jedes Dokument, von der Ausschreibung bis zur letzten Rechnung eines Nachunternehmers, gelesen und sofort beim Eingang seinem Projekt zugeordnet wird. So sehen alle Beteiligten sofort, was fehlt und was nicht stimmt. Es in einem Ordner abzulegen, reicht nicht. Mit AIDA, einer Plattform für Intelligent Document Processing (IDP), die weder Training noch Installation erfordert, geschehen Lesen und Zuordnen automatisch.

Stellen Sie sich einen Montagmorgen in der Verwaltung eines Bauunternehmens vor. Im E-Mail-Postfach liegen Dutzende Lieferantenrechnungen, auf WhatsApp die Fotos der Lieferscheine, die der Polier am Freitagabend gemacht hat, und der Sicherheitsbeauftragte fragt, ob die Bescheinigung über die ordnungsgemäße Zahlung der Sozialabgaben des Nachunternehmers, der morgen auf die Baustelle kommt, noch gültig ist. In der Angebotsabteilung wartet derweil ein Leistungsverzeichnis mit Hunderten Seiten, das bis Donnerstag gelesen sein muss.

In jedem dieser Dokumente steckt eine Frist oder ein Betrag, der teuer wird, wenn er übersehen wird: eine bezahlte Rechnung für Ware, die nie angekommen ist, ein Nachunternehmer, der am Bauzaun abgewiesen wird. Sehen wir uns Schritt für Schritt an, was AIDA tut und wie es eingerichtet wird.

Warum geraten die Dokumente eines Bauprojekts außer Kontrolle?

Weil sie von zu vielen Personen über zu viele Kanäle kommen und niemand sie alle gemeinsam sieht. Rechnungen landen im E-Mail-Postfach der Buchhaltung, unterschriebene Lieferscheine bleiben im Transporter oder auf dem Handy des Poliers, Nachunternehmer schicken Bescheinigungen und Versicherungspolicen an irgendwen, die Bauleitung sendet Baufortschrittsberichte und Protokolle. Die Zuordnung zum Projekt übernimmt ein Mensch, von Hand, wenn er Zeit hat.

Wie viel Zeit dabei verloren geht, wurde gemessen. In einer Studie von FMI und PlanGrid aus dem Jahr 2018 unter 599 Führungskräften der Branche, überwiegend aus den USA, gaben die Teilnehmenden an, durchschnittlich 5,5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Projektinformationen wie aktuellen Plänen und technischen Datenblättern der Materialien zu verbringen. Laut derselben Studie verursachen fehlerhafte Kommunikation und schlechte Projektdaten auf US-Baustellen 48 % der Nacharbeiten.

Viele Softwarelösungen für Bauunternehmen lösen die Archivierung: die Datei findet sich früher oder später. Das Lesen bleibt aber Aufgabe der Menschen, die selbst bemerken müssen, dass eine Rechnung 120 Sack Zement berechnet, während die Lieferscheine 100 ausweisen, oder dass eine Bescheinigung mitten in der Bauphase abläuft.

Was ändert sich, wenn das Dokumentenmanagement im Bauwesen die Dokumente liest?

Sie müssen keine Daten mehr von Hand abtippen: AIDA erkennt den Dokumenttyp, extrahiert die Daten und verknüpft das Dokument mit den übrigen Dokumenten desselben Projekts. Während die OCR-Technologie ein Bild in Text umwandelt, versteht IDP, um welches Dokument es sich handelt und welche Informationen es enthält.

AIDA muss nicht trainiert werden. Es erkennt von Anfang an Datumsangaben, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, IBANs und Firmennamen, und mit AIDA Boost extrahiert es die Daten ab dem ersten Dokument, auch die für Ihr Unternehmen typischen wie die Projektnummer oder die Bestellnummer. Wenn Sie einen Wert mit einem Klick korrigieren, übernimmt AIDA die Korrektur für die folgenden Dokumente.

Die Dokumente gelangen über den Kanal in AIDA, der für den Absender am bequemsten ist:

• E-Mail: jeder Dokumenttyp hat eine eigene Adresse, an die Lieferanten ihre Rechnungen schicken, und AIDA liest sowohl die Anhänge als auch den Nachrichtentext;
• AIDA Mobile: der Polier schickt das Foto des gerade unterschriebenen Lieferscheins vom Handy, gibt in derselben App Dokumente frei und durchsucht das Archiv;
• WhatsApp: Nachunternehmer und Lieferanten, die AIDA nicht nutzen, schicken Dokumente und Fotos an einen eigens eingerichteten Chat;
• E-Rechnung: in Ländern, in denen die E-Rechnung bereits gesetzlich vorgeschrieben ist, gehen die E-Rechnungen der Lieferanten direkt in AIDA ein.

Schickt ein Lieferant ein einziges PDF mit Lieferscheinen und technischen Datenblättern, teilt AIDA Hub es in die einzelnen Dokumente auf und ordnet jedes seinem Dokumenttyp zu.

Wie liest man eine Ausschreibung, ohne Anforderungen und Fristen zu übersehen?

Laden Sie die Ausschreibung mit ihren Anlagen in AIDA hoch: AIDA extrahiert die Daten, die über die Teilnahme entscheiden, und hilft Ihnen, die Anforderungen zu prüfen, während die Entscheidung bei der für Ausschreibungen verantwortlichen Person bleibt. Das kann AIDA zum Beispiel aus den Vergabeunterlagen einer öffentlichen Ausschreibung für Bauleistungen extrahieren (mit Beispielwerten):

Dazu legen Sie einen Dokumenttyp „Ausschreibung“ an und fügen die benötigten Eigenschaften hinzu, zum Beispiel „Angebotsfrist“ und „Vertragsstrafe bei Verzug“. AIDA Boost findet sie auch dann, wenn sie mitten in einem Absatz stehen statt in einer Tabelle. Anschließend aktivieren Sie die Terminplanung für die Datumsfelder: Angebotsfrist und Ortsbesichtigung werden zu Terminen, mit einer E-Mail-Einladung, die Sie in Ihren Kalender übernehmen können.

Dann fragen Sie AIDA GPT, welche Unterlagen für die Teilnahme nötig sind und welche bereits im Archiv liegen. AIDA GPT gleicht die Liste aus der Ausschreibung mit den Nachweisen und Zertifizierungen des Unternehmens ab, die bereits in AIDA vorhanden sind, und liefert Ihnen eine Tabelle der fehlenden Unterlagen, die sich als Excel-Datei herunterladen lässt. Wenn Sie viele Ausschreibungen erhalten, kann ein Actio, ein individueller KI-Agent von AIDA, dieselbe Prüfung jedes Mal durchführen, wenn die Daten einer neuen Ausschreibung validiert werden, und für die zuständige Person eine erste Einschätzung mit den zu prüfenden Punkten vorbereiten.

Wie prüft man Lieferscheine, Bestellungen und Lieferantenrechnungen?

Indem jeder Lieferschein beim Eingang in AIDA mit seiner Bestellung und seinem Projekt verknüpft wird: wenn die Rechnung eintrifft, gleicht AIDA sie mit beiden ab und meldet Abweichungen vor der Zahlung. In der Praxis:

1. der Polier fotografiert den unterschriebenen Lieferschein mit AIDA Mobile, und AIDA extrahiert Lieferant, Nummer, Datum, Lieferadresse und Positionen mit Artikelnummern und Mengen;
2. im Lookup importieren Sie die Liste der offenen Projekte aus Excel, mit Projektnummer, Baustelle und Adresse: findet AIDA die Lieferadresse auf dem Lieferschein, ergänzt es die Projektnummer selbstständig;
3. Sie lassen auch Ihre eigenen Bestellungen in AIDA eingehen, etwa indem Sie beim Versand die E-Mail-Adresse des Dokumenttyps „Lieferantenbestellung“ in Kopie setzen;
4. Sie richten die Beziehungen zwischen Dokumenten ein: der Lieferschein wird über die Bestellnummer mit der Bestellung verknüpft, die Rechnung über die darauf angegebene Lieferscheinnummer mit dem Lieferschein.

Mit AIDA Match vergleicht der Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung, der sogenannte Three-Way-Match, die tatsächlichen Werte wie Mengen, Beträge und Daten: AIDA zeigt, was fehlt, was noch offen ist und was zu viel geliefert wurde. Weisen Bestellung und Rechnung 120 Sack Zement aus und die Lieferscheine 100, wissen Sie vor der Zahlung, dass 20 fehlen.

Zwei weitere Prüfungen laufen von selbst. AIDA meldet eine Anomalie, wenn ein Wert zu stark von den bereits validierten Werten ähnlicher Dokumente abweicht, etwa Transportkosten von 1.250 Euro, wo sie sonst bei rund 50 liegen, oder wenn ein Wert nur mit geringer Sicherheit erkannt wurde: in diesen Fällen wird das Dokument nicht automatisch freigegeben, sondern von einem Menschen geprüft. Eine Rechnung, die zweimal eingeht, etwa per E-Mail und als eingescannte Papierkopie, wird dagegen als Duplikat gemeldet und auf Wunsch vor der Validierung gesperrt.

Die freigegebenen Daten gehen anschließend an das ERP oder die Baustellensoftware: AIDA integriert sich mit SAP und über Zapier mit Tausenden weiteren Anwendungen. API und Webhooks bleiben eine Option für alle, die sie nutzen möchten.

Rückverfolgbarkeit der Materialien und Leistungserklärungen

Derselbe Mechanismus gilt für die Materialdokumentation. In der Europäischen Union liegt Bauprodukten mit CE-Kennzeichnung eine Leistungserklärung (DoP) bei: verknüpfen Sie sie über die Artikelnummer mit dem Lieferschein, kann ein Actio jeden Morgen die Lieferungen auflisten, für die noch keine Leistungserklärung vorliegt. So fällt die Lücke auf, bevor das Material verbaut wird.

Wie behält man Baufortschritt und Projektmargen im Blick?

Indem Mengenermittlung, Aufmaßbücher, Baufortschrittsberichte, Zahlungsbescheinigungen und Rechnungen mit dem Projekt verknüpft werden: erwirtschaftete Erlöse und angefallene Kosten stehen an einer Stelle und werden mit jedem neuen Dokument aktualisiert.

In der Übersicht, dem Dashboard von AIDA, werden die extrahierten Daten zu Diagrammen, die in Echtzeit aktualisiert werden, etwa Kosten je Lieferant oder Umsatz je Projekt. AIDA GPT können Sie fragen, wie viel Sie seit Baubeginn für das Projekt C-2417 in Rechnung gestellt und wie viel Sie dafür ausgegeben haben: die Summen werden exakt über alle gefundenen Dokumente berechnet, ohne Schätzungen. Ein Actio, der bei jedem neu freigegebenen Baufortschrittsbericht startet, kann den Fortschritt mit der Mengenermittlung und den erfassten Kosten vergleichen und Sie warnen, wenn die Kosten des Projekts schneller steigen als die Bauleistung.

Bleibt das Thema Zahlungseingänge. In Frankreich entsprachen 2023 die Forderungen der Bauunternehmen gegenüber ihren Kunden 71 Tagen Produktion, die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Nachunternehmern 60 Tagen: für die Beobachtungsstelle für Zahlungsfristen der Banque de France ist das eine strukturelle Lücke von rund 11 Tagen, die die Liquidität belastet. Bei privaten Bauaufträgen können Sie, sobald Ihre Rechnung an den Bauherrn in AIDA liegt, eine Zahlungsaufforderung mit Link oder QR-Code senden, und AIDA Pay gleicht den Zahlungseingang automatisch ab.

Wie verwaltet man die Unterlagen der Nachunternehmer, ohne die Baustelle aufzuhalten?

Indem Sie sie in AIDA empfangen, sobald das Unternehmen sie schickt, und AIDA ihre Fristen täglich prüfen lassen: so wissen Sie, wer auf die Baustelle darf, bevor jemand danach fragt.

Die Regeln sind von Land zu Land verschieden, die Arbeit nicht. In Italien gilt das DURC, das die ordnungsgemäße Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge eines Unternehmens bescheinigt, 120 Tage, und Kontrollen gibt es reichlich: 2024 stellte das Ispettorato nazionale del lavoro, die italienische Arbeitsaufsichtsbehörde, bei 21.444 der 29.085 abgeschlossenen Kontrollen im Baugewerbe Verstöße fest, also bei 73,7 %.

In Frankreich muss sich, wer einen Auftrag ab 5.000 Euro netto vergibt, bei Vertragsunterzeichnung und danach alle sechs Monate bis zum Abschluss die attestation de vigilance der URSSAF (der französischen Einzugsstelle für Sozialabgaben) vorlegen lassen und jedes Mal ihre Gültigkeit prüfen. Versäumt er das und setzt das beauftragte Unternehmen Schwarzarbeit ein, muss der Auftraggeber deren Steuern und Sozialabgaben anteilig zum Wert der ausgeführten Arbeiten zahlen. Im Vereinigten Königreich muss der Auftragnehmer im Rahmen des Construction Industry Scheme vor der ersten Zahlung den Nachunternehmer bei der HMRC verifizieren, der britischen Steuer- und Zollbehörde. Zudem lassen die meisten Generalunternehmer Arbeitskräfte nur mit gültiger CSCS-Karte auf die Baustelle, auch wenn sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist: sie belegt die Ausbildung und Qualifikation für die jeweilige Tätigkeit und muss nach Ablauf erneuert werden.

So richten Sie den Ablauf in AIDA ein:

• für jeden Nachunternehmer legen Sie einen WhatsApp-Chat mit der Nummer seines Ansprechpartners an und aktivieren „Eigenschaftswert festlegen“ mit dem Firmennamen als Wert: jedes Dokument aus diesem Chat ist damit bereits dem Unternehmen zugeordnet;
• wenn Sie den WhatsApp-Eingang auf AIDA Hub aktivieren, wird ein PDF mit Unbedenklichkeitsbescheinigung und Schulungsnachweisen aufgeteilt, und jedes Dokument landet bei seinem Dokumenttyp;
• AIDA extrahiert Firmenname, USt-IdNr., Prüfergebnis sowie Ausstellungs- und Ablaufdatum, und mit der Terminplanung landet jede Frist im Kalender;
• die Beziehungen verknüpfen jedes Dokument mit dem Nachunternehmervertrag und damit mit der Baustelle und dem Projekt.

Dann legen Sie einen Actio mit täglicher Ausführung um 7 Uhr an, bevor die Baustellen öffnen, und geben ihm eine Anweisung wie „prüfe die Unterlagen der aktiven Nachunternehmer und melde abgelaufene, innerhalb von 15 Tagen ablaufende oder fehlende Dokumente“. Jeden Morgen erstellt der Actio eine Tabelle wie diese:

Für jedes Unternehmen mit einem abgelaufenen, bald ablaufenden oder fehlenden Dokument verfasst der Actio auch die Erinnerungs-E-Mail. Standardmäßig wird die E-Mail erst nach Bestätigung durch einen Menschen versendet: wer die Baustelle betreut, liest sie noch einmal und entscheidet, ob sie verschickt wird.

Wie erhält man bei Bauende eine vollständige Projektakte?

Indem Sie sie entstehen lassen, während die Arbeiten voranschreiten: jedes mit dem Projekt verknüpfte Dokument liegt bereits an seinem Platz, und die Beziehungen führen vom Vertrag zu den Baufortschrittsberichten und von den Lieferscheinen zu den Rechnungen. Zusammen bilden sie den Knowledge Graph des Projekts, also die Landkarte der Verbindungen zwischen all seinen Dokumenten.

Steht die Bauabnahme an oder kommt es zu einer Streitigkeit, folgt die Suche von AIDA GPT diesen Beziehungen: Sie können alle Lieferscheine für den im März auf einer Baustelle gelieferten Beton samt zugehöriger Rechnungen anfordern und erhalten sie in einer Tabelle. Jedes Dokument bewahrt zudem seine Ereignishistorie, von den Freigaben bis zu den Statusänderungen.

Das Dokumentenarchiv ist in jedem Tarif unbegrenzt, und durch die Architektur von AIDA sind die Dokumente ohne Zusatzkosten vor Ransomware geschützt: es handelt sich nicht um Dateien, die von den Rechnern im Büro oder auf der Baustelle erreichbar sind. Für die Datensicherheit läuft AIDA auf AWS, mit den Daten in den Rechenzentren in Frankfurt und Irland (London auf Anfrage), verschlüsselt mit AES-256 und übertragen mit TLS 1.3. Der Zugang ist sicher, und die Zwei-Faktor-Authentifizierung kann genutzt werden.

Warum eine horizontale Plattform statt eines Tools für jedes Problem?

Weil ein Bauunternehmen viele Dokumentenprobleme hat und ein eigenes Tool für jedes davon die Programme vervielfacht, die man lernen muss, und die Archive, die abgeglichen bleiben müssen. Mit AIDA beginnen Sie bei dem Problem, das Sie heute am meisten kostet, etwa der Prüfung der Lieferscheine, und nutzen AIDA danach auf dieselbe Weise für jedes andere Dokument: Verträge, Personalunterlagen, Unterlagen zu Fahrzeugen und Baumaschinen, Korrespondenz mit der Bauleitung.

AIDA ersetzt weder das ERP noch die Baustellensoftware: es versorgt sie mit bereits geprüften Daten. Es muss nicht installiert werden, und für die Konfiguration braucht es keinen Programmierer: Dokumenttypen, Eigenschaften, Beziehungen und Actio werden über die Oberfläche per Auswahl und Klick eingerichtet, bei Bedarf mit unserer Beratung.

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement im Bauwesen

Ersetzt AIDA das ERP oder die Baustellensoftware?

Nein. AIDA liest und prüft die Dokumente und übergibt die freigegebenen Daten dann an das ERP oder die Software, die Sie bereits nutzen. Die Buchhaltung bleibt, wo sie ist, erhält aber bereits geprüfte Daten.

Muss AIDA auf die Dokumente des Unternehmens trainiert werden?

Nein. AIDA erkennt von Anfang an gängige Daten wie Datumsangaben und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, und AIDA Boost extrahiert ab dem ersten Dokument auch die für Ihr Unternehmen spezifischen, etwa die Projektnummer. Wenn Sie einen Wert korrigieren, übernimmt AIDA die Korrektur für die folgenden Dokumente.

Wie gelangen die Dokumente von der Baustelle zu AIDA?

Polier und Techniker des Unternehmens nutzen AIDA Mobile, die App von AIDA für iOS und Android, um Lieferscheine und Protokolle zu senden und Dokumente vom Handy aus freizugeben. Nachunternehmer und Lieferanten, die AIDA nicht nutzen, schicken ihre Dokumente per E-Mail oder in einen eigens eingerichteten WhatsApp-Chat.

Sind die Dokumente des Unternehmens sicher?

Ja. Sie bleiben in den AWS-Rechenzentren in Frankfurt und Irland, verschlüsselt mit AES-256, und der Zugang ist sicher, auch mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Durch die Architektur von AIDA erreicht Ransomware, die die Rechner im Büro befällt, das Archiv nicht.

Entscheidet die künstliche Intelligenz allein?

Nein, Sie bestimmen, wie viel automatisiert wird. Bei aktivierter automatischer Freigabe, also Straight-Through-Processing, gibt AIDA nur Dokumente ohne Anomalien und mit allen Pflichtangaben automatisch frei, die übrigen prüft ein Mensch. E-Mails und Zahlungsaufforderungen, die AIDA GPT und die Actio vorbereiten, werden standardmäßig erst nach Bestätigung durch einen Menschen versendet.

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