Come funziona la gestione documentale in edilizia con l'AI

La gestione documentale in edilizia funziona quando ogni documento, dal bando di gara all'ultima fattura di un subappaltatore, viene letto e collegato alla sua commessa appena arriva, così chi lavora vede subito cosa manca e cosa non torna. Archiviarlo in una cartella non basta. Con AIDA, una piattaforma di Intelligent Document Processing (IDP) che non richiede addestramento né installazioni, lettura e collegamento avvengono in automatico.

Pensa a un lunedì mattina nell'ufficio amministrativo di un'impresa di costruzioni. Nella casella email ci sono decine di fatture dei fornitori, su WhatsApp le foto dei documenti di trasporto (DDT) che il capocantiere ha scattato venerdì sera, e il responsabile della sicurezza chiede se il certificato di regolarità contributiva del subappaltatore che entra in cantiere domani è ancora valido. Nell'ufficio gare, intanto, c'è un capitolato di centinaia di pagine da leggere entro giovedì.

In ciascuno di questi documenti c'è una scadenza o un importo che, se sfugge, costa caro: una fattura pagata per merce mai arrivata, un subappaltatore fermato al cancello. Vediamo fase per fase cosa fa AIDA e come si configura.

Perché i documenti di una commessa sfuggono al controllo?

Perché arrivano da troppe persone e da troppi canali, e nessuno li vede tutti insieme. Le fatture finiscono nella casella email dell'amministrazione, i DDT firmati restano nel furgone o sul telefono del capocantiere, i subappaltatori mandano certificati e polizze a chi capita, la direzione lavori invia stati di avanzamento e verbali. Il collegamento con la commessa lo fa una persona, a mano, quando ha tempo.

Il tempo che si perde è stato misurato. In una ricerca di FMI e PlanGrid del 2018 su 599 dirigenti del settore, in gran parte statunitensi, i partecipanti hanno dichiarato di passare in media 5,5 ore a settimana a cercare informazioni di progetto, come disegni aggiornati e schede tecniche dei materiali. Secondo la stessa ricerca, nei cantieri degli Stati Uniti comunicazioni sbagliate e dati di progetto scadenti causano il 48% delle rilavorazioni.

Molti software per imprese edili risolvono l'archiviazione: il file, prima o poi, si trova. La lettura invece resta a carico delle persone, che devono accorgersi da sole che una fattura addebita 120 sacchi di cemento quando i DDT ne riportano 100, o che un certificato scade a metà dei lavori.

Cosa cambia quando la gestione documentale in edilizia legge i documenti?

Smetti di ricopiare i dati a mano: AIDA riconosce il tipo di documento, ne estrae i dati e lo collega agli altri documenti della stessa commessa. Dove la tecnologia OCR trasforma un'immagine in testo, l'IDP capisce che documento è e quali informazioni contiene.

AIDA non va addestrata. Riconosce da subito date, partite IVA, IBAN e ragioni sociali, e con AIDA Boost estrae i dati dal primo documento, anche quelli tipici della tua impresa, come il codice commessa o il numero d'ordine. Se correggi un valore con un clic, AIDA applica la correzione ai documenti successivi.

I documenti entrano in AIDA dal canale più comodo per chi li manda:

• email: ogni tipo di documento ha il suo indirizzo, a cui i fornitori mandano le fatture, e AIDA legge sia gli allegati sia il testo del messaggio;
• AIDA Mobile: il capocantiere invia dal telefono la foto del DDT appena firmato e dalla stessa app approva i documenti e consulta l'archivio;
• WhatsApp: subappaltatori e fornitori, che non usano AIDA, mandano documenti e foto a una chat dedicata;
• SDI: in Italia le fatture elettroniche dei fornitori arrivano direttamente dal Sistema di Interscambio.

Se un fornitore manda un unico PDF con DDT e schede tecniche, AIDA Hub lo divide nei singoli documenti e assegna ciascuno al suo tipo.

Come leggere un bando di gara senza perdere requisiti e scadenze?

Carica in AIDA il bando con i suoi allegati: AIDA estrae i dati che decidono la partecipazione e ti aiuta a verificare i requisiti, mentre la decisione resta al responsabile gare. Ecco cosa può estrarre dal disciplinare di un bando italiano di lavori pubblici, con valori di esempio:

Per ottenerlo crei un tipo di documento «Bando di gara» e aggiungi le proprietà che ti servono, ad esempio «Scadenza delle offerte» e «Penale per ritardo». AIDA Boost le trova anche quando il testo le riporta in mezzo a un paragrafo invece che in una tabella. Poi attivi la pianificazione sulle date: la scadenza delle offerte e il sopralluogo diventano eventi, con un invito via email da aggiungere al calendario.

A quel punto chiedi ad AIDA GPT quali documenti servono per partecipare e quali sono già in archivio. AIDA GPT confronta l'elenco del bando con le attestazioni e le certificazioni dell'impresa già presenti in AIDA e ti restituisce una tabella di ciò che manca, scaricabile in Excel. Se di bandi ne ricevi molti, un Actio, un agente AI personalizzato di AIDA, può fare la stessa verifica ogni volta che i dati di un nuovo bando vengono convalidati e preparare per il responsabile gare una valutazione preliminare con i punti da guardare.

Come controllare DDT, ordini e fatture dei fornitori?

Collegando ogni DDT al suo ordine e alla sua commessa appena entra in AIDA: così, quando arriva la fattura, AIDA la confronta con entrambi e segnala le differenze prima del pagamento. In pratica:

1. il capocantiere fotografa il DDT firmato con AIDA Mobile, e AIDA ne estrae fornitore, numero, data, indirizzo di consegna e righe con codici e quantità;
2. nel Lookup importi da Excel l'elenco delle commesse aperte, con codice, cantiere e indirizzo: quando AIDA trova sul DDT l'indirizzo di consegna, completa da sola il codice commessa;
3. fai arrivare in AIDA anche gli ordini che emetti, ad esempio mettendo in copia l'indirizzo email del tipo di documento «Ordine fornitore» quando li invii;
4. imposti le relazioni tra documenti: il DDT si collega all'ordine tramite il numero d'ordine, la fattura al DDT tramite il numero del DDT riportato in fattura.

Con AIDA Match la riconciliazione tra ordine, DDT e fattura, il cosiddetto three-way match, confronta i valori effettivi, come quantità, importi e date: AIDA mostra cosa manca, cosa è ancora in sospeso e cosa è arrivato in eccesso. Se ordine e fattura riportano 120 sacchi di cemento e i DDT 100, prima di pagare sai che ne mancano 20.

Altri due controlli lavorano da soli. AIDA segnala un'anomalia quando un valore si allontana troppo da quelli già convalidati su documenti simili, ad esempio spese di trasporto di 1.250 euro quando di solito sono intorno ai 50, o quando un dato è stato letto con poca sicurezza: in questi casi il documento non viene approvato in automatico e passa da una persona. Una fattura arrivata due volte, ad esempio per email e come copia cartacea scansionata, viene invece segnalata come duplicato e, se lo scegli, bloccata prima della validazione.

I dati approvati passano poi all'ERP o al gestionale di cantiere: AIDA si integra con SAP e con migliaia di altre applicazioni tramite Zapier. API e webhook restano un'opzione per chi li vuole usare.

Tracciabilità dei materiali e dichiarazioni di prestazione

Lo stesso meccanismo vale per la documentazione dei materiali. Nell'Unione europea i prodotti da costruzione con marcatura CE sono accompagnati da una dichiarazione di prestazione (DoP): se la colleghi al DDT tramite il codice prodotto, un Actio può elencare ogni mattina le consegne ancora senza DoP, così la mancanza emerge prima che il materiale venga posato.

Come tenere sotto controllo avanzamento lavori e margini di commessa?

Collegando alla commessa computo metrico, libretti delle misure, stati di avanzamento lavori (SAL), certificati di pagamento e fatture: ricavi maturati e costi sostenuti si leggono nello stesso posto, aggiornati a ogni nuovo documento.

Nella Panoramica, la dashboard di AIDA, i dati estratti diventano grafici aggiornati in tempo reale, ad esempio i costi per fornitore o il fatturato per commessa. Ad AIDA GPT puoi chiedere quanto hai fatturato e quanto hai speso sulla commessa C-2417 dall'inizio dei lavori: i totali sono calcolati in modo esatto su tutti i documenti trovati, senza stime. Un Actio che parte a ogni nuovo SAL approvato può confrontare l'avanzamento con il computo e con i costi registrati, e segnalarti se i costi della commessa crescono più in fretta dei lavori.

Resta il tema degli incassi. In Francia, nel 2023, i crediti delle imprese edili verso i clienti valevano 71 giorni di produzione e i debiti verso fornitori e subappaltatori 60: per l'osservatorio sui tempi di pagamento della Banque de France è uno scarto strutturale di circa 11 giorni che pesa sulla cassa. Per i lavori privati, quando la tua fattura al committente è in AIDA puoi inviargli una richiesta di pagamento con link o QR code, e AIDA Pay riconcilia l'incasso in automatico.

Come gestire i documenti dei subappaltatori senza fermare il cantiere?

Ricevendoli in AIDA appena l'impresa li manda e lasciando che AIDA ne controlli le scadenze ogni giorno: così sai chi può entrare in cantiere prima che qualcuno te lo chieda.

Le regole cambiano da paese a paese, il lavoro no. In Italia il DURC, che attesta la regolarità contributiva di un'impresa, vale 120 giorni, e i controlli non mancano: nel 2024 l'Ispettorato nazionale del lavoro ha riscontrato irregolarità in 21.444 delle 29.085 ispezioni concluse nel settore edile, il 73,7%.

In Francia chi affida un lavoro da almeno 5.000 euro al netto dell'IVA deve farsi consegnare l'attestation de vigilance dell'URSSAF alla firma del contratto e poi ogni sei mesi fino alla fine, verificandone ogni volta la validità. Se non lo fa e l'impresa a cui ha affidato il lavoro ricorre al lavoro non dichiarato, il committente deve pagarne imposte e contributi in proporzione al valore dei lavori svolti. Nel Regno Unito, con il Construction Industry Scheme, l'appaltatore deve verificare il subappaltatore presso l'HMRC prima di pagarlo la prima volta.

Ecco come si imposta il flusso in AIDA:

• per ogni subappaltatore crei una chat WhatsApp con il numero del suo referente e attivi «Imposta il valore di una proprietà», con il nome dell'impresa come valore: ogni documento che arriva da quella chat è già associato all'impresa;
• se attivi l'ingresso WhatsApp su AIDA Hub, un PDF con DURC e attestati di formazione viene diviso e ogni documento finisce nel suo tipo;
• AIDA estrae ragione sociale, partita IVA, esito e date di emissione e di scadenza, e con la pianificazione ogni scadenza finisce nel calendario;
• le relazioni collegano ogni documento al contratto di subappalto, e quindi al cantiere e alla commessa.

Poi crei un Actio con esecuzione giornaliera alle 7, prima che aprano i cantieri, e gli dai un'istruzione come «controlla i documenti dei subappaltatori attivi e segnala quelli scaduti, in scadenza entro 15 giorni o mancanti». Ogni mattina l'Actio prepara una tabella come questa:

Per ogni impresa con un documento scaduto, in scadenza o mancante, l'Actio scrive anche l'email di sollecito. Per impostazione predefinita l'email parte solo dopo la conferma di una persona: chi segue il cantiere la rilegge e decide se inviarla.

Come avere il fascicolo di commessa completo a fine lavori?

Lasciando che si componga mentre i lavori vanno avanti: ogni documento collegato alla commessa è già al suo posto, e le relazioni portano dal contratto ai SAL e dai DDT alle fatture. Insieme formano il knowledge graph della commessa, cioè la mappa dei collegamenti tra tutti i suoi documenti.

Quando arriva il collaudo o una contestazione, la ricerca di AIDA GPT segue queste relazioni: puoi chiedere tutti i DDT del calcestruzzo consegnato in un cantiere a marzo, con le fatture collegate, e riceverli in una tabella. Ogni documento conserva anche il suo storico eventi, dalle approvazioni ai cambi di stato.

L'archivio documentale è illimitato su ogni piano e, per come è progettata AIDA, i documenti sono al riparo dai ransomware senza costi aggiuntivi: non sono file raggiungibili dai PC dell'ufficio o del cantiere. Per la sicurezza dei dati, AIDA lavora su AWS con i dati nei datacenter di Francoforte e dell'Irlanda (Londra su richiesta), cifrati con AES-256 e trasmessi con TLS 1.3. L'accesso è sicuro e si può usare l'autenticazione a due fattori.

Perché scegliere una piattaforma orizzontale invece di uno strumento per ogni problema?

Perché i problemi documentali di un'impresa di costruzioni sono tanti, e uno strumento per ciascuno moltiplica i software da imparare e gli archivi da tenere allineati. Con AIDA parti dal problema che oggi ti costa di più, ad esempio il controllo dei DDT, e poi usi AIDA allo stesso modo per qualsiasi altro documento: contratti, documenti del personale, pratiche dei mezzi, corrispondenza con la direzione lavori.

AIDA non sostituisce l'ERP né il gestionale di cantiere: li alimenta con dati già controllati. Non va installata e non serve un programmatore per configurarla: tipi di documento, proprietà, relazioni e Actio si impostano dall'interfaccia, scegliendo e cliccando, con la nostra consulenza quando serve.

Domande frequenti sulla gestione documentale in edilizia

AIDA sostituisce l'ERP o il gestionale di cantiere?

No. AIDA legge e controlla i documenti, poi passa i dati approvati all'ERP o al gestionale che usi già. La contabilità resta dov'è, ma riceve dati già verificati.

Bisogna addestrare AIDA sui documenti dell'impresa?

No. AIDA riconosce da subito dati comuni come date e partite IVA, e AIDA Boost estrae dal primo documento anche quelli specifici della tua impresa, come il codice commessa. Quando correggi un valore, AIDA applica la correzione ai documenti successivi.

Come arrivano ad AIDA i documenti dal cantiere?

Il capocantiere e i tecnici dell'impresa usano AIDA Mobile, l'app di AIDA per iOS e Android, per inviare DDT e verbali e per approvare i documenti dal telefono. Subappaltatori e fornitori, che non usano AIDA, mandano i documenti via email o in una chat WhatsApp dedicata.

I documenti dell'impresa sono al sicuro?

Sì. Restano nei datacenter AWS di Francoforte e dell'Irlanda, cifrati con AES-256, e l'accesso è sicuro, anche con l'autenticazione a due fattori. Per come è progettata AIDA, un ransomware che colpisce i PC dell'ufficio non raggiunge l'archivio.

L'intelligenza artificiale decide da sola?

No, scegli tu quanto automatizzare. Con l'approvazione automatica attiva, cioè lo straight-through processing, AIDA approva in automatico soltanto i documenti senza anomalie e con tutti i dati obbligatori, mentre gli altri passano da una persona. Le email e le richieste di pagamento preparate da AIDA GPT e dagli Actio partono, per impostazione predefinita, solo dopo la conferma di una persona.

Prova AIDA sui documenti della tua impresa

Se vuoi vedere come AIDA legge i DDT e i documenti dei subappaltatori della tua impresa, prenota una demo di AIDA: partiamo dal problema che oggi ti fa perdere più tempo.