Comment relier AIDA à des milliers d'apps avec Zapier
Avec la nouvelle intégration Zapier, AIDA connecte vos documents à des milliers d'applications dans les deux sens : envoyez les données de chaque document approuvé vers des outils comme Google Sheets, Slack ou votre CRM, et recevez des fichiers depuis Gmail, Google Drive et d'autres applications pour les traiter automatiquement. Tout se configure sans écrire une seule ligne de code.
Zapier vient s'ajouter aux intégrations natives d'AIDA, telles que Google Drive, Dropbox, Microsoft SharePoint et OneDrive, ainsi que SAP. Les destinations natives servent à archiver les documents ; Zapier achemine les données extraites partout où elles sont nécessaires dans vos processus métier.
Qu'est-ce que l'intégration Zapier d'AIDA ?
Il s'agit d'une connexion entre AIDA et Zapier, la plateforme no-code qui automatise le travail entre différentes applications. Dans Zapier, chaque automatisation s'appelle un Zap : un événement initial, le déclencheur (trigger), lance une ou plusieurs actions dans d'autres applications.
L'intégration fonctionne dans les deux sens :
- D'AIDA vers les autres applications : avec la destination Zapier, chaque document approuvé dans AIDA déclenche le Zap via le trigger « Document Approved », en transmettant les données extraites et le PDF.
- Des autres applications vers AIDA : avec l'entrée Zapier, l'action « Upload Document » charge dans AIDA les fichiers reçus depuis d'autres sources, qui sont alors traités comme ceux de n'importe quelle autre entrée.
Pourquoi connecter AIDA à Zapier ?
Parce que les données contenues dans les documents sont presque toujours nécessaires dans un autre outil : une feuille de calcul, un logiciel de gestion, une messagerie d'équipe. Sans automatisation, quelqu'un doit les lire et les ressaisir manuellement, ce qui prend du temps et génère des erreurs de frappe.
Avec AIDA et Zapier, le travail se répartit naturellement. AIDA lit le document grâce à l'OCR, même s'il s'agit d'une numérisation ou d'un document manuscrit, et extrait les champs grâce à l'Intelligent Document Processing (IDP) : un seul exemple suffit pour lui apprendre un nouveau champ. Zapier achemine ensuite ces données vers les applications que votre équipe utilise déjà.
Une garantie de qualité s'ajoute à cela : seuls les documents approuvés parviennent à Zapier. Les valeurs aberrantes sont signalées dans AIDA avant l'approbation, de sorte que les autres applications ne reçoivent que des données vérifiées, et non de simples transcriptions.
Avec quelles applications AIDA se connecte-t-il via Zapier ?
Avec toutes celles disponibles sur Zapier, soit des milliers d'applications, dont beaucoup qu'AIDA n'intègre pas nativement. Les logiciels de comptabilité comme Sage, QuickBooks et Xero, ou encore Microsoft Dynamics, figurent parmi les connexions les plus demandées par nos clients : avec Zapier, elles sont désormais possibles.
Voici quelques-unes des applications connectables, classées par catégorie :
| Catégorie | Applications connectables via Zapier |
|---|---|
| Comptabilité et facturation | Sage Accounting, Sage Intacct, QuickBooks Online, Xero, Zoho Books, FreshBooks, Fatture in Cloud |
| ERP et logiciels de gestion | Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite |
| CRM et ventes | Microsoft Dynamics 365 CRM, Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Odoo CRM |
| Tableurs et bases de données | Google Sheets, Microsoft Excel, Airtable, Notion |
| Communication et notifications | Slack, Microsoft Teams, Gmail |
| Gestion de projet | Trello, Asana, monday.com |
Les opérations disponibles dépendent de la façon dont chaque application est connectée à Zapier : il s'agit généralement de créer ou de mettre à jour un enregistrement, d'ajouter une ligne ou d'envoyer un message avec les données extraites par AIDA.
Quelles données Zapier reçoit-il d'AIDA ?
Pour chaque document approuvé, le Zap reçoit toutes les données extraites ainsi que les références au document original :
| Ce que reçoit le Zap | À quoi cela sert |
|---|---|
| Les champs extraits, par exemple fournisseur, numéro, date et total | Remplir des lignes dans une feuille, des enregistrements CRM, des messages |
| Les lignes des tableaux, par exemple les lignes d'une facture | Reproduire les produits, quantités et prix dans le détail |
| Le nom du document et le type de document | Filtrer ou trier les documents au sein du Zap |
| Un lien permanent vers le document dans AIDA | Ouvrir l'original depuis un message ou un enregistrement |
| Un lien sécurisé pour télécharger le PDF, valable 7 jours | Joindre le PDF dans une autre application |
Comment connecter AIDA à Zapier ?
Quelques étapes suffisent, entre AIDA et Zapier, sans aucune programmation :
- Dans AIDA, ouvrez le type de document, ajoutez la destination Zapier, enregistrez et copiez la clé de connexion.
- Dans Zapier, créez un Zap, choisissez AIDA avec le trigger Document Approved et collez la clé lorsqu'elle vous est demandée.
- Testez le trigger : Zapier affiche à titre d'exemple les trois derniers documents traités de ce type — assurez-vous d'en avoir approuvé au moins un avant de lancer le test.
- Ajoutez les actions dont vous avez besoin, associez les champs d'AIDA à ceux de l'application cible, puis publiez le Zap.
À partir de ce moment, chaque document approuvé de ce type est envoyé au Zap. Depuis la destination dans AIDA, le bouton « Ouvrir vos Zaps » vous redirige directement vers vos Zaps dans Zapier.
Comment charger dans AIDA les documents reçus depuis d'autres applications ?
Le processus est symétrique. Dans AIDA, activez l'entrée Zapier dans le type de document et copiez sa clé, distincte de celle de la destination. Dans Zapier, créez un Zap avec le trigger de votre choix, par exemple « Gmail → New Attachment » ou « Google Drive → New File in Folder », puis ajoutez l'action AIDA → Upload Document.
Dans l'action, vous pouvez également préremplir la valeur de certaines propriétés du document, comme le canal d'origine ou le code client, afin qu'AIDA les ait déjà avant même d'analyser le fichier.
Que pouvez-vous automatiser avec AIDA et Zapier ?
Tout flux dans lequel les données d'un document doivent être transmises à une autre application. Voici quatre exemples concrets.
Factures fournisseurs dans Google Sheets
Chaque facture approuvée dans AIDA ajoute une ligne à une feuille Google Sheets partagée avec le service comptable :
| Champ extrait par AIDA | Colonne de la feuille |
|---|---|
| Fournisseur | Fournisseur |
| Numéro de facture | N° document |
| Date de facture | Date |
| Total | Montant |
| Lien vers le document dans AIDA | Original |
La feuille se met à jour automatiquement et chaque ligne renvoie au document original en un clic.
Alertes Slack pour les contrats
Lorsqu'un contrat est approuvé, le Zap publie un message dans le canal du service juridique avec la contrepartie, la date d'échéance et le lien vers le document. Les responsables des renouvellements n'ont plus à consulter l'archive à intervalles réguliers. Pour d'autres cas d'usage dans ce secteur, consultez l'article sur l'innovation juridique avec AIDA.
Pièces jointes e-mail traitées automatiquement
Les pièces jointes reçues dans une boîte Gmail — par exemple des bons de commande clients — sont chargées dans AIDA via l'action Upload Document. AIDA les lit, en extrait les données et les archive dans la destination choisie, comme Google Drive ou Dropbox : vous trouverez le détail du fonctionnement dans les articles sur l'intégration Google Drive et sur l'intégration Dropbox.
Données dans le CRM ou le logiciel de gestion
Si votre CRM ou votre logiciel de gestion est connecté à Zapier — comme Salesforce ou HubSpot — les données des commandes, devis ou contrats approuvés dans AIDA peuvent créer ou mettre à jour les enregistrements correspondants, sans aucune saisie manuelle.
Questions fréquentes sur l'intégration Zapier
Faut-il savoir programmer pour utiliser AIDA avec Zapier ?
Non. Dans AIDA, vous ajoutez la destination ou l'entrée Zapier et copiez une clé ; dans Zapier, vous choisissez les triggers et les actions depuis des menus guidés, puis associez les champs. AIDA comme Zapier sont conçus pour être utilisés sans écrire de code.
Puis-je connecter AIDA à Sage, QuickBooks, Xero ou Microsoft Dynamics ?
Oui, via Zapier. Ajoutez la destination Zapier au type de document et créez un Zap avec le logiciel de comptabilité ou de gestion que vous utilisez : les données des documents approuvés dans AIDA y parviennent sans ressaisie manuelle.
Quels documents sont envoyés à Zapier ?
Uniquement les documents approuvés des types de documents auxquels vous avez ajouté la destination Zapier. Ainsi, les autres applications ne reçoivent que des données déjà vérifiées, et non des brouillons à corriger.
Puis-je connecter plusieurs Zaps au même type de document ?
Oui. Chaque destination Zapier alimente un seul Zap : pour déclencher plusieurs Zaps avec les mêmes documents — par exemple un pour Google Sheets et un pour Slack — ajoutez plusieurs destinations Zapier au type de document.
Que se passe-t-il si je désactive ou supprime le Zap ?
La destination Zapier se déconnecte et les nouveaux documents approuvés ne sont plus envoyés. Pour reprendre, il suffit de connecter à nouveau un Zap à la destination.
Je ne trouve pas l'entrée Zapier dans mon type de document : que faire ?
Contactez l'équipe AIDA : nous vous aiderons à l'activer sur le type de document dont vous avez besoin.
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