Como ligar a AIDA a milhares de aplicações com o Zapier

Com a nova integração Zapier, o AIDA conecta os seus documentos a milhares de aplicações em ambas as direções: envia os dados de cada documento aprovado para ferramentas como Google Sheets, Slack ou o seu CRM, e recebe ficheiros do Gmail, Google Drive e outras aplicações para os processar automaticamente. Tudo se configura sem escrever código.

O Zapier junta-se às integrações nativas do AIDA, como Google Drive, Dropbox, Microsoft SharePoint e OneDrive e SAP. As destinações nativas servem para arquivar os documentos; o Zapier leva os dados extraídos a qualquer lugar necessário nos processos empresariais.

O que é a integração Zapier do AIDA?

É uma ligação entre o AIDA e o Zapier, a plataforma no-code que automatiza o trabalho entre diferentes aplicações. No Zapier, cada automatização chama-se Zap: um evento inicial, o trigger, desencadeia uma ou mais ações noutras aplicações.

A integração funciona em duas direções:

• Do AIDA para outras aplicações: com a destinação Zapier, cada documento aprovado no AIDA inicia o Zap através do trigger "Document Approved", transportando consigo os dados extraídos e o PDF.
• De outras aplicações para o AIDA: com a entrada Zapier, a ação "Upload Document" carrega no AIDA os ficheiros que chegam de outros locais, sendo processados como os de qualquer outra entrada.

Por que conectar o AIDA ao Zapier?

Porque os dados contidos nos documentos são quase sempre necessários noutras ferramentas: uma folha de cálculo, um sistema de gestão, um chat de equipa. Sem automatização, alguém os lê e os reescreve manualmente, com tempos prolongados e erros de digitação.

Com o AIDA e o Zapier, o trabalho divide-se de forma natural. O AIDA lê o documento com o OCR, mesmo quando se trata de uma digitalização ou contém texto manuscrito, e extrai os campos com o Intelligent Document Processing (IDP): basta um único exemplo para o ensinar um novo campo. O Zapier leva esses dados para as aplicações que a equipa já utiliza.

Existe também uma garantia de qualidade: o Zapier recebe apenas os documentos aprovados. Os valores anómalos são assinalados no AIDA antes da aprovação, garantindo que as outras aplicações recebem dados verificados e não simples transcrições.

Com que aplicações o AIDA se conecta através do Zapier?

Com todas as disponíveis no Zapier — milhares —, incluindo muitas que o AIDA não integra de forma nativa. Software de contabilidade como Sage, QuickBooks e Xero, ou Microsoft Dynamics, estão entre as ligações que os clientes nos pedem com mais frequência: com o Zapier são agora possíveis.

Aqui estão algumas das aplicações conectáveis, divididas por categoria:

As operações possíveis dependem de como cada aplicação está conectada ao Zapier: tipicamente criar ou atualizar um registo, adicionar uma linha ou enviar uma mensagem com os dados extraídos do AIDA.

Que dados recebe o Zapier do AIDA?

Para cada documento aprovado, o Zap recebe todos os dados extraídos e as referências ao documento original:

Como se conecta o AIDA ao Zapier?

Bastam alguns passos, entre o AIDA e o Zapier, sem necessidade de programar:

1. No AIDA, abra o tipo de documento, adicione a destinação Zapier, guarde e copie a chave de ligação.
2. No Zapier, crie um Zap, escolha o AIDA com o trigger Document Approved e cole a chave quando solicitado.
3. Teste o trigger: o Zapier apresenta como exemplo os últimos três documentos processados desse tipo, por isso aprove pelo menos um antes do teste.
4. Adicione as ações de que necessita, mapeie os campos do AIDA para os da aplicação de destino e publique o Zap.

A partir desse momento, cada documento aprovado desse tipo é enviado para o Zap. A partir da destinação no AIDA, o botão "Abrir os seus Zaps" leva diretamente aos seus Zaps no Zapier.

Como se carregam no AIDA os documentos que chegam de outras aplicações?

O percurso é simétrico. No AIDA, ativa a entrada Zapier no tipo de documento e copia a sua chave, diferente da chave da destinação. No Zapier, cria um Zap com o trigger de que necessita, por exemplo "Gmail → New Attachment" ou "Google Drive → New File in Folder", e adiciona a ação AIDA → Upload Document.

Na ação, pode também pré-preencher o valor de algumas propriedades do documento, por exemplo o canal de origem ou o código do cliente, para que o AIDA os tenha disponíveis ainda antes de analisar o ficheiro.

O que pode automatizar com o AIDA e o Zapier?

Qualquer fluxo em que os dados de um documento precisam de chegar a outra aplicação. Aqui estão quatro exemplos concretos.

Faturas de fornecedores no Google Sheets

Cada fatura aprovada no AIDA adiciona uma linha a uma folha Google Sheets partilhada com a administração:

A folha atualiza-se automaticamente e cada linha remete para o documento original com um clique.

Alertas no Slack para contratos

Quando um contrato é aprovado, o Zap publica uma mensagem no canal do departamento jurídico com a contraparte, a data de validade e o link para o documento. Quem acompanha as renovações deixa de ter de verificar o arquivo a intervalos regulares. Para outros casos de uso no setor, leia o artigo sobre inovação jurídica com o AIDA.

Anexos de e-mail processados automaticamente

Os anexos que chegam a uma caixa de entrada do Gmail, por exemplo os pedidos dos clientes, são carregados no AIDA com a ação Upload Document. O AIDA lê-os, extrai os dados e arquiva-os na destinação escolhida, como Google Drive ou Dropbox: pode ver como funcionam nos artigos sobre a integração Google Drive e sobre a integração Dropbox.

Dados no CRM ou no sistema de gestão

Se o seu CRM ou sistema de gestão está conectado ao Zapier, como Salesforce ou HubSpot, os dados de encomendas, orçamentos ou contratos aprovados no AIDA podem criar ou atualizar os registos correspondentes, sem digitação manual.

Perguntas frequentes sobre a integração Zapier

É necessário saber programar para usar o AIDA com o Zapier?

Não. No AIDA, adiciona a destinação ou a entrada Zapier e copia uma chave; no Zapier, escolhe triggers e ações a partir de menus guiados e mapeia os campos. Tanto o AIDA como o Zapier foram concebidos para serem utilizados sem escrever código.

Posso conectar o AIDA ao Sage, QuickBooks, Xero ou Microsoft Dynamics?

Sim, através do Zapier. Adiciona a destinação Zapier ao tipo de documento e crias um Zap com a aplicação de contabilidade ou o sistema de gestão que utilizas: os dados dos documentos aprovados no AIDA chegam lá sem serem reescritos manualmente.

Que documentos são enviados para o Zapier?

Apenas os documentos aprovados dos tipos de documento aos quais adicionou a destinação Zapier. Assim, as outras aplicações recebem dados já verificados, e não rascunhos para corrigir.

Posso conectar vários Zaps ao mesmo tipo de documento?

Sim. Cada destinação Zapier alimenta um único Zap: para iniciar vários Zaps com os mesmos documentos — por exemplo, um para Google Sheets e outro para Slack —, adicione ao tipo de documento várias destinações Zapier.

O que acontece se desligar ou eliminar o Zap?

A destinação Zapier desconecta-se e os novos documentos aprovados deixam de ser enviados. Para retomar, basta voltar a conectar um Zap à destinação.

Não encontro a entrada Zapier no meu tipo de documento: o que faço?

Contacte a equipa do AIDA: iremos ajudá-lo a ativá-la no tipo de documento de que necessita.

Experimente a integração Zapier do AIDA

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