Come collegare AIDA a migliaia di app con Zapier

Con la nuova integrazione Zapier, AIDA collega i tuoi documenti a migliaia di applicazioni in entrambe le direzioni: invia i dati di ogni documento approvato a strumenti come Google Sheets, Slack o il tuo CRM, e riceve file da Gmail, Google Drive e altre app per elaborarli in automatico. Tutto si configura senza scrivere codice.

Zapier si aggiunge alle integrazioni native di AIDA, come Google Drive, Dropbox, Microsoft SharePoint e OneDrive e SAP. Le destinazioni native servono ad archiviare i documenti; Zapier porta i dati estratti ovunque servano nei processi aziendali.

Che cos'è l'integrazione Zapier di AIDA?

È un collegamento tra AIDA e Zapier, la piattaforma no-code che automatizza il lavoro tra applicazioni diverse. In Zapier ogni automazione si chiama Zap: un evento iniziale, il trigger, avvia una o più azioni in altre app.

L'integrazione funziona in due direzioni:

• Da AIDA verso le altre app: con la destinazione Zapier, ogni documento approvato in AIDA avvia lo Zap tramite il trigger "Document Approved", portando con sé i dati estratti e il PDF.
• Dalle altre app verso AIDA: con l'ingresso Zapier, l'azione "Upload Document" carica in AIDA i file che arrivano altrove, che vengono elaborati come quelli di qualsiasi altro ingresso.

Perché collegare AIDA a Zapier?

Perché i dati contenuti nei documenti servono quasi sempre in un altro strumento: un foglio di calcolo, un gestionale, una chat di team. Senza automazione qualcuno li legge e li ricopia a mano, con tempi lunghi ed errori di battitura.

Con AIDA e Zapier il lavoro si divide in modo naturale. AIDA legge il documento con l'OCR, anche quando è una scansione o contiene testo scritto a mano, ed estrae i campi con l'Intelligent Document Processing (IDP): basta un solo esempio per insegnarle un nuovo campo. Zapier porta quei dati nelle applicazioni che il team usa già.

C'è anche una garanzia di qualità: a Zapier arrivano solo i documenti approvati. I valori anomali vengono evidenziati in AIDA prima dell'approvazione, così nelle altre app finiscono dati controllati e non semplici trascrizioni.

Con quali applicazioni si collega AIDA tramite Zapier?

Con tutte quelle disponibili su Zapier, migliaia, comprese molte che AIDA non integra in modo nativo. Software di contabilità come Sage, QuickBooks e Xero, o Microsoft Dynamics, sono tra i collegamenti che i clienti ci chiedono più spesso: con Zapier ora sono possibili.

Ecco alcune delle applicazioni collegabili, divise per categoria:

Le operazioni possibili dipendono da come ciascuna applicazione è collegata a Zapier: tipicamente creare o aggiornare un record, aggiungere una riga o inviare un messaggio con i dati estratti da AIDA.

Quali dati riceve Zapier da AIDA?

Per ogni documento approvato lo Zap riceve tutti i dati estratti e i riferimenti al documento originale:

Come si collega AIDA a Zapier?

Bastano pochi passaggi, tra AIDA e Zapier, senza programmare:

1. In AIDA apri il tipo di documento, aggiungi la destinazione Zapier, salva e copia la chiave di collegamento.
2. In Zapier crea uno Zap, scegli AIDA con il trigger Document Approved e incolla la chiave quando richiesto.
3. Prova il trigger: Zapier mostra come esempio gli ultimi tre documenti elaborati di quel tipo, quindi approvane almeno uno prima del test.
4. Aggiungi le azioni che ti servono, abbina i campi di AIDA a quelli dell'app di arrivo e pubblica lo Zap.

Da quel momento ogni documento approvato di quel tipo viene inviato allo Zap. Dalla destinazione in AIDA, il pulsante "Apri i tuoi Zap" porta direttamente ai tuoi Zap in Zapier.

Come si caricano in AIDA i documenti che arrivano in altre app?

Il percorso è simmetrico. In AIDA abiliti l'ingresso Zapier nel tipo di documento e copi la sua chiave, diversa da quella della destinazione. In Zapier crei uno Zap con il trigger che ti serve, per esempio "Gmail → New Attachment" o "Google Drive → New File in Folder", e aggiungi l'azione AIDA → Upload Document.

Nell'azione puoi anche precompilare il valore di alcune proprietà del documento, per esempio il canale di provenienza o il codice cliente, così AIDA li ha già prima ancora di analizzare il file.

Cosa puoi automatizzare con AIDA e Zapier?

Qualsiasi flusso in cui i dati di un documento devono arrivare in un'altra applicazione. Ecco quattro esempi concreti.

Fatture fornitori in Google Sheets

Ogni fattura approvata in AIDA aggiunge una riga a un foglio Google Sheets condiviso con l'amministrazione:

Il foglio si aggiorna da solo e ogni riga riporta al documento originale con un clic.

Avvisi su Slack per i contratti

Quando un contratto viene approvato, lo Zap pubblica un messaggio nel canale dell'ufficio legale con controparte, data di scadenza e link al documento. Chi segue i rinnovi non deve più controllare l'archivio a intervalli regolari. Per altri casi d'uso nel settore, leggi l'articolo sull'innovazione legale con AIDA.

Allegati e-mail elaborati in automatico

Gli allegati che arrivano in una casella Gmail, per esempio gli ordini dei clienti, vengono caricati in AIDA con l'azione Upload Document. AIDA li legge, ne estrae i dati e li archivia nella destinazione scelta, come Google Drive o Dropbox: trovi come funzionano negli articoli sull'integrazione Google Drive e sull'integrazione Dropbox.

Dati nel CRM o nel gestionale

Se il tuo CRM o il tuo gestionale è collegato a Zapier, come Salesforce o HubSpot, i dati di ordini, preventivi o contratti approvati in AIDA possono creare o aggiornare i record corrispondenti, senza digitazione manuale.

Domande frequenti sull'integrazione Zapier

Serve saper programmare per usare AIDA con Zapier?

No. In AIDA aggiungi la destinazione o l'ingresso Zapier e copi una chiave; in Zapier scegli trigger e azioni da menu guidati e abbini i campi. Sia AIDA sia Zapier sono pensati per essere usati senza scrivere codice.

Posso collegare AIDA a Sage, QuickBooks, Xero o Microsoft Dynamics?

Sì, tramite Zapier. Aggiungi la destinazione Zapier al tipo di documento e crei uno Zap con l'applicazione di contabilità o il gestionale che usi: i dati dei documenti approvati in AIDA arrivano lì senza essere ricopiati a mano.

Quali documenti vengono inviati a Zapier?

Solo i documenti approvati dei tipi di documento a cui hai aggiunto la destinazione Zapier. Così le altre applicazioni ricevono dati già verificati, non bozze da correggere.

Posso collegare più Zap allo stesso tipo di documento?

Sì. Ogni destinazione Zapier alimenta un solo Zap: per avviare più Zap con gli stessi documenti, per esempio uno per Google Sheets e uno per Slack, aggiungi al tipo di documento più destinazioni Zapier.

Cosa succede se spengo o elimino lo Zap?

La destinazione Zapier si scollega e i nuovi documenti approvati non vengono più inviati. Per riprendere basta collegare di nuovo uno Zap alla destinazione.

Non trovo l'ingresso Zapier nel mio tipo di documento: cosa faccio?

Contatta il team di AIDA: ti aiuteremo ad attivarlo sul tipo di documento che ti serve.

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