So verbinden Sie AIDA über Zapier mit Tausenden von Apps
Mit der neuen Zapier-Integration verbindet AIDA Ihre Dokumente in beide Richtungen mit Tausenden von Anwendungen: Senden Sie die Daten jedes genehmigten Dokuments an Tools wie Google Sheets, Slack oder Ihr CRM, und empfangen Sie Dateien aus Gmail, Google Drive und anderen Apps zur automatischen Verarbeitung. Die gesamte Konfiguration erfolgt ohne Programmieraufwand.
Zapier ergänzt die nativen Integrationen von AIDA, wie Google Drive, Dropbox, Microsoft SharePoint und OneDrive sowie SAP. Die nativen Ziele dienen der Dokumentenarchivierung; Zapier bringt die extrahierten Daten dorthin, wo sie in Geschäftsprozessen benötigt werden.
Was ist die Zapier-Integration von AIDA?
Es handelt sich um eine Verbindung zwischen AIDA und Zapier, der No-Code-Plattform, die die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Anwendungen automatisiert. In Zapier wird jede Automatisierung als Zap bezeichnet: Ein anfängliches Ereignis, der Trigger, startet eine oder mehrere Aktionen in anderen Apps.
Die Integration funktioniert in zwei Richtungen:
- Von AIDA zu anderen Apps: Mit dem Zapier-Ziel startet jedes in AIDA genehmigte Dokument den Zap über den Trigger „Document Approved" und überträgt dabei die extrahierten Daten sowie das PDF.
- Von anderen Apps zu AIDA: Mit dem Zapier-Eingang lädt die Aktion „Upload Document" Dateien, die anderswo eingehen, in AIDA hoch, wo sie wie alle anderen eingehenden Dokumente verarbeitet werden.
Warum AIDA mit Zapier verbinden?
Weil die in Dokumenten enthaltenen Daten fast immer in einem anderen Tool benötigt werden: einer Tabellenkalkulation, einem ERP-System oder einem Team-Chat. Ohne Automatisierung werden sie manuell abgelesen und übertragen – ein zeitaufwändiger Prozess, der fehleranfällig ist.
Mit AIDA und Zapier erfolgt die Arbeitsteilung auf natürliche Weise. AIDA liest das Dokument mit OCR – auch bei Scans oder handgeschriebenem Text – und extrahiert die Felder mittels Intelligent Document Processing (IDP): Ein einziges Beispiel genügt, um ein neues Feld zu erlernen. Zapier überträgt diese Daten in die Anwendungen, die Ihr Team bereits nutzt.
Es gibt auch eine Qualitätssicherung: An Zapier werden nur genehmigte Dokumente übermittelt. Anomale Werte werden in AIDA vor der Genehmigung hervorgehoben, sodass in anderen Anwendungen ausschließlich geprüfte Daten ankommen – keine bloßen Abschriften.
Mit welchen Anwendungen verbindet sich AIDA über Zapier?
Mit allen auf Zapier verfügbaren Anwendungen – Tausende – darunter viele, die AIDA nicht nativ integriert. Buchhaltungssoftware wie Sage, QuickBooks und Xero sowie Microsoft Dynamics gehören zu den Verbindungen, nach denen unsere Kunden am häufigsten fragen: Mit Zapier sind sie jetzt möglich.
Hier sind einige der verbindbaren Anwendungen, gegliedert nach Kategorie:
| Kategorie | Über Zapier verbindbare Anwendungen |
|---|---|
| Buchhaltung und Rechnungsstellung | Sage Accounting, Sage Intacct, QuickBooks Online, Xero, Zoho Books, FreshBooks, Fatture in Cloud |
| ERP und Verwaltungssysteme | Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite |
| CRM und Vertrieb | Microsoft Dynamics 365 CRM, Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Odoo CRM |
| Tabellenkalkulationen und Datenbanken | Google Sheets, Microsoft Excel, Airtable, Notion |
| Kommunikation und Benachrichtigungen | Slack, Microsoft Teams, Gmail |
| Projektmanagement | Trello, Asana, monday.com |
Die möglichen Aktionen hängen davon ab, wie jede Anwendung mit Zapier verbunden ist: typischerweise einen Datensatz erstellen oder aktualisieren, eine Zeile hinzufügen oder eine Nachricht mit den aus AIDA extrahierten Daten senden.
Welche Daten empfängt Zapier von AIDA?
Für jedes genehmigte Dokument erhält der Zap alle extrahierten Daten sowie die Referenzen zum Originaldokument:
| Was der Zap empfängt | Wofür es verwendet wird |
|---|---|
| Die extrahierten Felder, z. B. Lieferant, Nummer, Datum und Gesamtbetrag | Zeilen einer Tabelle, CRM-Datensätze oder Nachrichten befüllen |
| Die Tabellenzeilen, z. B. die Positionen einer Rechnung | Produkte, Mengen und Preise im Detail übertragen |
| Der Dokumentname und der Dokumenttyp | Dokumente innerhalb des Zaps filtern oder sortieren |
| Ein dauerhafter Link zum Dokument in AIDA | Das Original aus einer Nachricht oder einem Datensatz öffnen |
| Ein sicherer Download-Link für das PDF, gültig für 7 Tage | Das PDF in einer anderen Anwendung anhängen |
Wie wird AIDA mit Zapier verbunden?
Nur wenige Schritte sind nötig – zwischen AIDA und Zapier, ohne Programmierung:
- Öffnen Sie in AIDA den Dokumenttyp, fügen Sie das Zapier-Ziel hinzu, speichern Sie und kopieren Sie den Verbindungsschlüssel.
- Erstellen Sie in Zapier einen Zap, wählen Sie AIDA mit dem Trigger Document Approved und fügen Sie den Schlüssel ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Testen Sie den Trigger: Zapier zeigt als Beispiel die letzten drei verarbeiteten Dokumente dieses Typs an – genehmigen Sie daher mindestens eines vor dem Test.
- Fügen Sie die benötigten Aktionen hinzu, ordnen Sie die AIDA-Felder den Feldern der Zielanwendung zu und veröffentlichen Sie den Zap.
Ab diesem Moment wird jedes genehmigte Dokument dieses Typs an den Zap gesendet. Über das Ziel in AIDA führt die Schaltfläche „Ihre Zaps öffnen" direkt zu Ihren Zaps in Zapier.
Wie werden Dokumente, die in anderen Apps eingehen, in AIDA hochgeladen?
Der Ablauf ist symmetrisch. In AIDA aktivieren Sie den Zapier-Eingang im Dokumenttyp und kopieren seinen Schlüssel, der sich vom Schlüssel des Ziels unterscheidet. In Zapier erstellen Sie einen Zap mit dem gewünschten Trigger – beispielsweise „Gmail → New Attachment" oder „Google Drive → New File in Folder" – und fügen die Aktion AIDA → Upload Document hinzu.
In der Aktion können Sie auch den Wert einiger Dokumenteigenschaften vorausfüllen, z. B. den Herkunftskanal oder den Kundencode, sodass AIDA diese bereits vor der Dateianalyse verfügbar hat.
Was können Sie mit AIDA und Zapier automatisieren?
Jeden Arbeitsablauf, bei dem Dokumentdaten in einer anderen Anwendung ankommen müssen. Hier sind vier konkrete Beispiele.
Lieferantenrechnungen in Google Sheets
Jede in AIDA genehmigte Rechnung fügt eine Zeile zu einem gemeinsamen Google Sheets-Tabellenblatt hinzu, das mit der Buchhaltung geteilt wird:
| Von AIDA extrahiertes Feld | Spalte der Tabelle |
|---|---|
| Lieferant | Lieferant |
| Rechnungsnummer | Belegnummer |
| Rechnungsdatum | Datum |
| Gesamtbetrag | Betrag |
| Link zum Dokument in AIDA | Original |
Die Tabelle aktualisiert sich automatisch, und jede Zeile führt mit einem Klick zum Originaldokument.
Slack-Benachrichtigungen für Verträge
Wenn ein Vertrag genehmigt wird, veröffentlicht der Zap eine Nachricht im Kanal der Rechtsabteilung mit Vertragspartner, Ablaufdatum und Link zum Dokument. Die für Verlängerungen zuständigen Mitarbeiter müssen das Archiv nicht mehr in regelmäßigen Abständen prüfen. Für weitere Anwendungsfälle in diesem Bereich lesen Sie den Artikel über rechtliche Innovation mit AIDA.
Automatisch verarbeitete E-Mail-Anhänge
Anhänge, die in einem Gmail-Postfach eingehen – beispielsweise Kundenbestellungen –, werden mit der Aktion „Upload Document" in AIDA hochgeladen. AIDA liest sie, extrahiert die Daten und archiviert sie am gewählten Ziel, wie Google Drive oder Dropbox. Wie das im Detail funktioniert, erfahren Sie in den Artikeln zur Google Drive-Integration und zur Dropbox-Integration.
Daten im CRM oder ERP-System
Wenn Ihr CRM oder ERP-System mit Zapier verbunden ist – wie Salesforce oder HubSpot –, können die Daten aus in AIDA genehmigten Bestellungen, Angeboten oder Verträgen die entsprechenden Datensätze erstellen oder aktualisieren, ohne manuelle Eingabe.
Häufig gestellte Fragen zur Zapier-Integration
Sind Programmierkenntnisse erforderlich, um AIDA mit Zapier zu nutzen?
Nein. In AIDA fügen Sie das Zapier-Ziel oder den Zapier-Eingang hinzu und kopieren einen Schlüssel; in Zapier wählen Sie Trigger und Aktionen aus geführten Menüs und ordnen die Felder zu. Sowohl AIDA als auch Zapier sind darauf ausgelegt, ohne Programmieraufwand verwendet zu werden.
Kann ich AIDA mit Sage, QuickBooks, Xero oder Microsoft Dynamics verbinden?
Ja, über Zapier. Fügen Sie dem Dokumenttyp das Zapier-Ziel hinzu und erstellen Sie einen Zap mit der von Ihnen verwendeten Buchhaltungs- oder ERP-Anwendung: Die Daten der in AIDA genehmigten Dokumente gelangen dorthin, ohne manuell übertragen werden zu müssen.
Welche Dokumente werden an Zapier gesendet?
Nur genehmigte Dokumente der Dokumenttypen, denen Sie das Zapier-Ziel hinzugefügt haben. So erhalten andere Anwendungen ausschließlich bereits geprüfte Daten – keine zu korrigierenden Entwürfe.
Kann ich mehrere Zaps mit demselben Dokumenttyp verbinden?
Ja. Jedes Zapier-Ziel speist einen einzigen Zap: Um mehrere Zaps mit denselben Dokumenten zu starten – beispielsweise einen für Google Sheets und einen für Slack –, fügen Sie dem Dokumenttyp mehrere Zapier-Ziele hinzu.
Was passiert, wenn ich den Zap deaktiviere oder lösche?
Das Zapier-Ziel wird getrennt und neu genehmigte Dokumente werden nicht mehr gesendet. Um den Betrieb wieder aufzunehmen, verbinden Sie einfach erneut einen Zap mit dem Ziel.
Ich finde den Zapier-Eingang in meinem Dokumenttyp nicht – was soll ich tun?
Kontaktieren Sie das AIDA-Team: Wir helfen Ihnen dabei, ihn für den gewünschten Dokumenttyp zu aktivieren.
Testen Sie die Zapier-Integration von AIDA
Mit AIDA und Zapier gelangen die Daten Ihrer Dokumente automatisch in die Anwendungen, die Sie täglich nutzen – bereits ausgelesen und geprüft. Entdecken Sie alle Integrationen von AIDA oder buchen Sie eine persönliche Demo, um gemeinsam mit uns Ihren ersten Zap zu erstellen.
