Kundendokumente gelangen per WhatsApp direkt in AIDA

Mit der WhatsApp-Integration von AIDA können Sie Dokumente per WhatsApp empfangen – direkt in AIDA: Ihr Kunde erhält einen Chat von AIDA, lädt dort Fotos und Dateien hoch, und AIDA klassifiziert sie, extrahiert die Daten und archiviert sie nach den von Ihnen festgelegten Regeln. Sie müssen keine Datei vom Smartphone an AIDA weiterleiten, und der Kunde installiert keine App: Er nutzt WhatsApp, das er ohnehin auf seinem Smartphone hat.

WhatsApp ist einer der nativen Eingänge von AIDA, neben E-Mail, der AIDA Mobile App, Web-Upload, API und Xerox-ConnectKey-Scannern: Sie finden alle auf der Seite der Integrationen von AIDA. In diesem Artikel zeigen wir, wie die Integration funktioniert, wie Sie sie Schritt für Schritt einrichten und wann sie gegenüber E-Mail und AIDA Mobile die bessere Wahl ist.

Was ist die WhatsApp-Integration von AIDA?

In AIDA ist WhatsApp ein Eingang: einer der Kanäle, über die Dokumente in den Verarbeitungsablauf gelangen. AIDA eröffnet einen Chat mit der Person, die Sie in der Konfiguration angeben, und ab diesem Moment wird jedes Foto und jedes Dokument, das in diesem Chat gesendet wird, nach den Regeln des Dokumenttyps verarbeitet: Datenextraktion, Archivierung und Übermittlung an die Ziele.

WhatsApp besser für einen Dokumenttyp oder für AIDA Hub aktivieren?

Das hängt davon ab, was Sie im Chat erwarten. Sie können den WhatsApp-Eingang an zwei Stellen aktivieren:

• Für einen Dokumenttyp: Die Klassifizierung ergibt sich automatisch, denn alles, was in diesem Chat ankommt, gehört zu diesem Typ. Das ist die naheliegende Wahl, wenn eine Person immer dasselbe Dokument schickt, etwa die Lieferscheine eines Fahrers.
• Für AIDA Hub: Der Chat nimmt Dokumente jeder Art an. AIDA Hub trennt Dateien, die mehrere Dokumente enthalten, in die einzelnen Teildokumente und ordnet jedes seinem Dokumenttyp zu, der dann die jeweiligen Extraktions- und Archivierungsregeln anwendet. Das ist die passende Wahl für alle, die – wie eine Kanzlei – von Kunden Dokumente aller Art erhalten.

Hinter dem Chat arbeitet Intelligent Document Processing (IDP), die Technologie, die unstrukturierte Dokumente in strukturierte Daten verwandelt. Sie kombiniert OCR, die gedruckten und handschriftlichen Text erkennt, mit der Dokumentenklassifizierung und der Extraktion der Felder, die Sie benötigen.

Warum Dokumente per WhatsApp empfangen?

Weil die Dokumente ohnehin dort ankommen. Viele Fachleute, vor allem diejenigen, die mit Privatpersonen arbeiten, erhalten täglich Fotos und PDFs von Kunden per WhatsApp: Für den Kunden ist das der einfachste Weg, während E-Mail und spezielle Portale eine Hürde darstellen.

Das Problem ist der nächste Schritt: die Dokumente von WhatsApp auf den Computer und dann in AIDA zu übertragen. Ohne Integration muss jede Datei von Hand weitergeleitet werden:

• Vom iPhone zum Mac geht es per AirDrop, aber danach muss die Datei trotzdem in AIDA gezogen werden;
• bei Android ist der übliche Weg, sie per E-Mail an die Eingangsadresse von AIDA weiterzuleiten – ein lästiger Schritt, der sich bei jedem Dokument wiederholt;
• solange niemand sie weiterleitet, bleiben die Kundendokumente in der Fotogalerie des Smartphones, vermischt mit privaten Nachrichten und Unterhaltungen;
• eine einzige im Chat vergessene Datei genügt, und ein Vorgang bleibt unvollständig.

Warum fällt dieses Problem kaum jemandem auf?

Weil das Weiterleiten eines einzelnen Dokuments nur wenige Sekunden dauert und niemand sie zählt. Doch diese Sekunden fallen bei jeder Datei, bei jedem Kunden und an jedem Tag an, und wer sie aufwendet, betrachtet sie als Teil der Arbeit: ein hingenommenes Ärgernis, kein Problem, das gelöst werden müsste. Genau deshalb sucht man selten nach einer Lösung.

Mit der WhatsApp-Integration entfällt dieser Schritt: Der Kunde lädt die Dokumente in den AIDA-Chat hoch, und der Fachmann findet sie in AIDA wieder – bereits ausgelesen und archiviert, ohne selbst etwas tun zu müssen.

Wie richtet man die WhatsApp-Integration Schritt für Schritt ein?

Die Einrichtung erfolgt über die Oberfläche von AIDA, einmal pro Dokumenttyp und ohne Programmierung.

1. Erstellen Sie einen Dokumenttyp und legen Sie die zu extrahierenden Felder fest, zum Beispiel Nummer, Datum und Kunde. AIDA lernt jedes Feld anhand eines einzigen Beispiels: Sie wählen das Feld aus, klicken auf den Wert im Dokument, und das Modell ist einsatzbereit – ohne langwierige Trainingszyklen.
2. Öffnen Sie den WhatsApp-Eingang des Dokumenttyps oder von AIDA Hub und klicken Sie auf Konfigurieren.
3. Geben Sie Name und Nummer an: Der Name dient Ihnen als Gedächtnisstütze und wird der Person nicht angezeigt; für die Nummer wählen Sie die Ländervorwahl aus dem Dropdown-Menü und geben die Telefonnummer ein. Die Person muss WhatsApp bereits auf ihrem Smartphone installiert und aktiviert haben.
4. Legen Sie bei Bedarf eine Eigenschaft fest: Wenn Sie die Option „Wert einer Eigenschaft festlegen“ aktivieren, wählen Sie eine Eigenschaft und ihren Wert, den AIDA jedem Dokument zuweist, das von dieser Nummer eingeht: zum Beispiel den Namen der Person, die Ihnen die Dokumente schickt, oder das Aktenzeichen des Vorgangs, zu dem sie gehören.
5. Klicken Sie auf Erstellen und senden: Die angegebene Nummer erhält sofort die Einladungsnachricht per WhatsApp.

Ab diesem Moment kann die eingeladene Person Dokumente und Fotos im Chat senden. AIDA bestätigt den Empfang jeder Datei mit einer kurzen Nachricht und analysiert sie nach den Regeln des Dokumenttyps, zu dem sie gehört.

Kann ich mehrere Personen für denselben Dokumenttyp einladen?

Ja. Unter Konfigurieren können Sie für jede Nummer eine neue Einladung erstellen, zum Beispiel eine pro Kunde, und sie jederzeit über das Papierkorbsymbol löschen; dabei wird auch die Unterhaltung gelöscht.

Wozu dient eine Eigenschaft pro Nummer?

Damit Sie wissen, von wem oder woher ein Dokument stammt, ohne dass es jemand eintragen muss. Wenn Sie die Eigenschaft „Kunde“ mit dem Wert „Max Mustermann“ festlegen, trägt jedes von dieser Nummer gesendete Dokument bereits den Namen des Kunden; ebenso können Sie einen Vorgang, eine Filiale oder eine Baustelle angeben.

Lässt sich eine nationale WhatsApp-Nummer verwenden?

Ja. Die Einladungen werden von einer WhatsApp-Nummer von AIDA versendet; wenn Sie eine nationale Nummer bevorzugen, können Sie diese anfordern, indem Sie sich an das AIDA-Team wenden.

Wie funktioniert das in der Praxis? Ein Beispiel aus einer Anwaltskanzlei

Nehmen wir einen Anwalt, der Mandate von Privatpersonen betreut. Die Mandanten schicken ihm ihre Unterlagen per WhatsApp, weil sie diese App jeden Tag nutzen: das Foto eines Vertrags, ein erhaltenes Einschreiben, Zahlungsbelege. Heute muss der Anwalt oder sein Sekretariat jede Datei aus dem Chat holen und in AIDA hochladen.

Mit der WhatsApp-Integration erstellt die Kanzlei bei Eröffnung des Mandats im WhatsApp-Eingang von AIDA Hub eine Einladung mit der Nummer des Mandanten. Der Mandant erhält den Chat von AIDA und lädt ab diesem Moment seine Unterlagen dort hoch; AIDA Hub ordnet sie den von der Kanzlei konfigurierten Dokumenttypen zu, die die Daten extrahieren:

Der Anwalt findet die Unterlagen bereits geordnet in AIDA, bereit für die Akte, ohne eine einzige Datei weitergeleitet zu haben, und die Dokumente des Mandanten bleiben nicht in der Fotogalerie seines Smartphones liegen. Wenn die Kanzlei es vorsieht, landen dieselben Unterlagen auch in ihren Ordnern auf Google Drive oder in SharePoint und OneDrive. Weitere Möglichkeiten, wie KI Kanzleien unterstützt, finden Sie im Artikel über Legal Innovation mit AIDA.

Der Anwalt ist nur ein Beispiel: Derselbe Ablauf funktioniert für alle, die Dokumente von Personen erhalten, die kaum ein Portal oder eine eigene E-Mail-Adresse nutzen würden, aber WhatsApp immer in der Tasche haben.

Was passiert, wenn eine Datei mehrere Seiten oder mehrere Dokumente enthält?

Jede im Chat gesendete Datei kommt einzeln in AIDA an: Bei einem mehrseitigen Dokument sollte der Kunde daher besser ein einziges PDF senden statt eines Fotos pro Seite.

Mit dem Eingang über AIDA Hub gilt auch der umgekehrte Fall: Ein einzelnes PDF mit mehreren Dokumenten, zum Beispiel ein Vertrag und die zugehörigen Belege, die zusammen eingescannt wurden, wird in die einzelnen Dokumente getrennt, und jedes wird seinem eigenen Typ zugeordnet.

WhatsApp, E-Mail oder AIDA Mobile: Welchen Eingang wählen?

Das hängt davon ab, wer die Dokumente sendet. AIDA Mobile ist die App für AIDA-Nutzer, also für Sie und Ihr Team, wenn Sie Dokumente mit dem Smartphone erfassen. WhatsApp ist für alle gedacht, die keine AIDA-Nutzer sind und Ihnen etwas schicken müssen: Kunden, Privatpersonen, externe Mitarbeiter, die dafür nie eine App installieren würden. E-Mail bietet sich für Dokumente an, die ohnehin als Anhang eintreffen.

Die Eingänge schließen sich nicht gegenseitig aus: Derselbe Dokumenttyp kann Dokumente über WhatsApp, E-Mail, AIDA Mobile, Web und API empfangen, und jedes Dokument folgt denselben Extraktions- und Archivierungsregeln, unabhängig vom Kanal.

Wer kann die WhatsApp-Integration von AIDA nutzen?

Alle, die Dokumente von Personen erhalten, die keine AIDA-Nutzer sind: vor allem von Privatpersonen, für die WhatsApp der natürlichste Kanal ist, aber auch von Mitarbeitern und externen Kräften außerhalb des Büros, die kein AIDA-Konto haben. Einige Beispiele:

Freiberufler, die mit Privatpersonen arbeiten

• Anwaltskanzleien: Verträge, Einschreiben, Belege und Protokolle, die Mandanten für ein Mandat senden, ohne dass der Anwalt sie an AIDA weiterleiten muss.
• Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine: Belege für Krankheitskosten, Quittungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Unterlagen für die Steuererklärung, die Kunden das ganze Jahr über direkt nach Erhalt schicken können, statt sie in letzter Minute alle auf einmal vorbeizubringen.
• Kreditvermittler und Finanzberater: Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Kontoauszüge für eine Baufinanzierung oder einen Kreditantrag.
• Hausverwaltungen: Zahlungsbelege, Kostenvoranschläge und Unterlagen, die Wohnungseigentümer an die Verwaltung senden.

Unternehmen, die mit Verbrauchern arbeiten

• Immobilienmakler: Unterlagen für einen Kauf oder eine Vermietung, etwa Gehaltsnachweise des Mieters, Grundbuchauszüge und unterschriebene Verträge.
• Versicherungsagenturen und Sachverständige: Unfallberichte, Kostenvoranschläge und Reparaturrechnungen für die Schadenbearbeitung.
• Installateure und Bauunternehmen: Energierechnungen, Grundbuchauszüge und Kundenunterlagen für Anträge auf Steuervergünstigungen und Förderungen.
• Schulen, Fitnessstudios und Sportvereine: unterschriebene Anmeldeformulare und Bescheinigungen, die von den Mitgliedern angefordert werden.

Unternehmen mit Mitarbeitern außerhalb des Büros

• Personalabteilung: Einstellungsunterlagen und unterschriebene Formulare, die neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag senden.
• Logistik und Transport: Lieferscheine, CMR-Frachtbriefe und unterschriebene Zustellnachweise, die Fahrer nach der Zustellung senden.
• Technischer Service und Wartung: Einsatzberichte und vom Kunden unterschriebene Protokolle, die der Techniker sendet, bevor er die Baustelle verlässt.
• Vertrieb: Kundenaufträge, Spesenabrechnungen, Kassenbons und Belege der Außendienstmitarbeiter, dank der Eigenschaft der Einladung bereits dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet.

In den ersten beiden Fällen empfiehlt sich der Eingang über AIDA Hub, weil derselbe Kunde Dokumente unterschiedlicher Art sendet; im dritten genügt oft ein Eingang für einen Dokumenttyp, etwa Lieferscheine für Fahrer oder Spesenabrechnungen für Außendienstmitarbeiter.

Wie unterstützt die WhatsApp-Integration das Straight-Through Processing?

Straight-Through Processing (STP), auch Dunkelverarbeitung genannt, bezeichnet den Anteil der Dokumente, die den gesamten Prozess ohne manuelle Eingriffe durchlaufen. Die WhatsApp-Integration beseitigt den ersten manuellen Schritt, bei dem jemand die Dateien vom Smartphone einsammelt und ins System hochlädt.

Den Rest übernimmt AIDA: Es lernt anhand eines einzigen Beispiels, sodass keine neuen Trainingsdurchläufe nötig sind, wenn sich das Layout eines Dokuments ändert, und es hebt auffällige Werte hervor, sodass das Team nur die Zweifelsfälle prüft, statt jedes Foto zu kontrollieren.

Häufige Fragen zur WhatsApp-Integration

Muss der Absender eine App installieren oder ein AIDA-Konto haben?

Nein. Es genügt, WhatsApp auf dem Smartphone installiert und aktiviert zu haben: Die Person erhält die Einladung im Chat und kann ab diesem Moment Dokumente und Fotos senden wie an jeden anderen Kontakt.

Warum reicht es nicht, die Dokumente per E-Mail an AIDA weiterzuleiten?

Das ist möglich, und viele machen es heute so. Aber jede Weiterleitung ist ein manueller Schritt, der sich bei jeder Datei wiederholt und leicht vergessen wird. Mit dem WhatsApp-Eingang gelangt das Dokument genau in dem Moment in AIDA, in dem der Kunde es sendet.

Braucht man Programmierkenntnisse, um die WhatsApp-Integration zu aktivieren?

Nein. Die Integration wird über die Oberfläche von AIDA aktiviert: Sie geben Name und Nummer ein, entscheiden, ob Sie eine Eigenschaft festlegen, und klicken auf Erstellen und senden – ganz ohne Programmierung.

Wo landen die per WhatsApp empfangenen Dokumente?

Sie können sie im Dokumentenarchiv von AIDA aufbewahren und an die Ziele des Dokumenttyps senden, etwa Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox, SAP oder Webhooks. Mit der Zapier-Integration bringen Sie sie zudem in Tausende weitere Apps.

Was passiert, wenn im Chat eine reine Textnachricht ankommt?

AIDA verarbeitet die im Chat gesendeten Dateien, also Fotos und Dokumente. Auf eine reine Textnachricht antwortet es mit einem automatischen Dankeschön, ohne Dokumente zu erstellen.

Gilt der WhatsApp-Eingang für alle Dokumenttypen?

Ja, wenn Sie ihn für AIDA Hub aktivieren, das jedes empfangene Dokument seinem Typ zuordnet. Aktivieren Sie ihn dagegen für einen Dokumenttyp, gilt er nur für diesen Typ, und jedes empfangene Dokument folgt dessen Regeln.

Testen Sie die WhatsApp-Integration von AIDA

Wenn Ihre Kunden Ihnen Dokumente bereits per WhatsApp schicken, kann AIDA sie direkt in Ihren Dokumenten-Workflow bringen: Fotos und Dateien werden ausgelesen, die Daten extrahiert und dort archiviert, wo sie gebraucht werden. Entdecken Sie alle Integrationen von AIDA oder buchen Sie eine persönliche Demo, um die WhatsApp-Integration mit Ihren eigenen Dokumenten in Aktion zu sehen.