Les documents de vos clients arrivent dans AIDA via WhatsApp

L'intégration WhatsApp d'AIDA vous permet de recevoir des documents sur WhatsApp directement dans AIDA : votre client reçoit une conversation ouverte par AIDA, y dépose ses photos et fichiers, et AIDA les classe, en extrait les données et les archive selon les règles que vous avez définies. Vous n'avez aucun fichier à transférer de votre téléphone vers AIDA, et le client n'installe aucune application : il utilise WhatsApp, déjà présent sur son smartphone.

WhatsApp est l'un des canaux d'entrée natifs d'AIDA, aux côtés de l'e-mail, de l'application AIDA Mobile, du téléversement web, de l'API et des scanners Xerox ConnectKey : vous les retrouvez tous sur la page des intégrations d'AIDA. Dans cet article, nous verrons comment elle fonctionne, comment la configurer étape par étape et dans quels cas la préférer à l'e-mail et à AIDA Mobile.

Qu'est-ce que l'intégration WhatsApp d'AIDA ?

Dans AIDA, WhatsApp est un canal d'entrée : l'une des voies par lesquelles les documents entrent dans le flux de traitement. AIDA ouvre une conversation avec la personne que vous indiquez lors de la configuration et, dès lors, chaque photo ou document envoyé dans cette conversation est traité selon les règles du type de document : extraction des données, archivage et envoi vers les destinations.

Faut-il activer WhatsApp sur un type de document ou sur AIDA Hub ?

Tout dépend de ce que vous vous attendez à recevoir dans la conversation. Vous pouvez activer le canal d'entrée WhatsApp à deux endroits :

• Sur un type de document : la classification est implicite, puisque tout ce qui arrive dans cette conversation appartient à ce type. C'est le choix naturel lorsqu'une personne envoie toujours le même document, comme les documents de transport d'un chauffeur.
• Sur AIDA Hub : la conversation accepte des documents de tout type. AIDA Hub découpe les fichiers contenant plusieurs documents en sous-documents distincts et classe chacun dans son type de document, qui lui applique ensuite ses règles d'extraction et d'archivage. C'est le choix adapté à ceux qui, comme un cabinet, reçoivent de leurs clients des documents de toute nature.

En coulisses, c'est l'Intelligent Document Processing (IDP) qui opère : la technologie qui transforme des documents non structurés en données structurées. Il combine l'OCR, qui reconnaît le texte imprimé et manuscrit, avec la classification des documents et l'extraction des champs qui vous intéressent.

Pourquoi recevoir des documents sur WhatsApp ?

Parce que c'est là que les documents arrivent déjà. De nombreux professionnels, surtout ceux qui travaillent avec des particuliers, reçoivent chaque jour de leurs clients des photos et des PDF sur WhatsApp : pour le client, c'est la solution la plus simple, alors que l'e-mail et les portails dédiés constituent un frein.

Le problème, c'est l'étape suivante : transférer les documents de WhatsApp vers l'ordinateur, puis dans AIDA. Sans intégration, chaque fichier doit être transféré à la main :

• de l'iPhone au Mac, on peut utiliser AirDrop, mais il faut ensuite glisser le fichier dans AIDA ;
• depuis Android, la solution la plus courante consiste à le transférer par e-mail à l'adresse d'entrée d'AIDA, une manipulation fastidieuse à répéter pour chaque document ;
• tant que personne ne les transfère, les documents des clients restent dans la galerie du téléphone, mêlés aux messages et aux conversations personnelles ;
• il suffit d'un fichier oublié dans une conversation pour qu'un dossier reste incomplet.

Pourquoi ce problème passe-t-il presque toujours inaperçu ?

Parce que, fichier par fichier, transférer un document ne prend que quelques secondes, et personne ne les compte. Mais ces secondes se répètent pour chaque fichier, chaque client et chaque jour, et ceux qui les y consacrent les considèrent comme faisant partie du travail : une contrainte acceptée, pas un problème à résoudre. C'est justement pour cela qu'on cherche rarement une solution.

Avec l'intégration WhatsApp, cette étape disparaît : le client dépose ses documents dans la conversation AIDA et le professionnel les retrouve dans AIDA, déjà lus et archivés, sans rien faire.

Comment configurer l'intégration WhatsApp, étape par étape ?

Elle se configure depuis l'interface d'AIDA, une fois par type de document et sans écrire de code.

1. Créez un type de document et définissez les champs à extraire, par exemple le numéro, la date et le client. AIDA apprend n'importe quel champ à partir d'un seul exemple : vous sélectionnez le champ, cliquez sur la valeur dans le document et le modèle est prêt, sans longs cycles d'entraînement.
2. Ouvrez le canal d'entrée WhatsApp du type de document, ou d'AIDA Hub, et cliquez sur Configurer.
3. Indiquez le nom et le numéro : le nom est un aide-mémoire pour vous et n'est pas affiché à la personne ; pour le numéro, choisissez l'indicatif international dans le menu déroulant et saisissez le numéro de téléphone. La personne doit déjà avoir WhatsApp installé et actif sur son smartphone.
4. Définissez une propriété si nécessaire : en activant l'option « Définir la valeur d'une propriété », vous choisissez une propriété et sa valeur, qu'AIDA attribuera à chaque document reçu de ce numéro : par exemple le nom de la personne qui vous envoie les documents, ou le numéro du dossier auquel ils se rapportent.
5. Cliquez sur Créer et envoyer : le numéro indiqué reçoit immédiatement le message d'invitation sur WhatsApp.

Dès lors, la personne invitée peut envoyer des documents et des photos dans la conversation. AIDA confirme la réception de chaque fichier par un court message et l'analyse selon les règles du type de document auquel il appartient.

Puis-je inviter plusieurs personnes sur le même type de document ?

Oui. Depuis Configurer, vous pouvez créer une nouvelle invitation pour chaque numéro, par exemple une par client, et la supprimer à tout moment avec l'icône de la corbeille, ce qui supprime la conversation.

À quoi sert la définition d'une propriété pour chaque numéro ?

Elle permet de savoir de qui ou d'où provient un document, sans que personne ait à le saisir. Si vous définissez la propriété « Client » avec la valeur « Jean Dupont », chaque document envoyé depuis ce numéro porte déjà le nom du client ; de la même manière, vous pouvez indiquer un dossier, une agence ou un chantier.

Peut-on utiliser un numéro WhatsApp national ?

Oui. Les invitations partent d'un numéro WhatsApp d'AIDA ; si vous préférez un numéro national, vous pouvez en faire la demande en contactant l'équipe AIDA.

Comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Un exemple dans un cabinet d'avocats

Prenons un avocat qui traite des dossiers de particuliers. Ses clients lui envoient leurs documents sur WhatsApp, parce que c'est l'application qu'ils utilisent au quotidien : la photo d'un contrat, une lettre recommandée reçue, des reçus de paiement. Aujourd'hui, l'avocat, ou son secrétariat, doit récupérer chaque fichier dans la conversation et le charger dans AIDA.

Avec l'intégration WhatsApp, à l'ouverture du dossier, le cabinet crée une invitation avec le numéro du client sur le canal d'entrée WhatsApp d'AIDA Hub. Le client reçoit la conversation d'AIDA et y dépose désormais ses documents ; AIDA Hub les classe dans les types de document configurés par le cabinet, qui en extraient les données :

L'avocat retrouve la documentation déjà organisée dans AIDA, prête pour le dossier, sans avoir transféré un seul fichier, et les documents du client ne restent pas dans la galerie de son téléphone. Si le cabinet le prévoit, la même documentation arrive aussi dans ses dossiers sur Google Drive ou sur SharePoint et OneDrive. Pour découvrir d'autres façons dont l'IA aide les cabinets, lisez l'article sur l'innovation juridique avec AIDA.

L'avocat n'est qu'un exemple : le même flux fonctionne pour quiconque reçoit des documents de personnes qui utiliseraient difficilement un portail ou une adresse e-mail dédiée, mais qui ont toujours WhatsApp en poche.

Que se passe-t-il si un fichier contient plusieurs pages ou plusieurs documents ?

Chaque fichier envoyé dans la conversation arrive séparément dans AIDA : pour un document de plusieurs pages, il est donc préférable que le client envoie un seul PDF plutôt qu'une photo par page.

Avec le canal d'entrée sur AIDA Hub, le cas inverse est également géré : un PDF unique contenant plusieurs documents, par exemple un contrat et ses reçus numérisés ensemble, est découpé en documents distincts, et chacun est classé dans son propre type.

WhatsApp, e-mail ou AIDA Mobile : quel canal d'entrée choisir ?

Tout dépend de qui envoie les documents. AIDA Mobile est l'application destinée aux utilisateurs d'AIDA, c'est-à-dire vous et votre équipe, lorsque vous capturez des documents avec votre smartphone. WhatsApp s'adresse à ceux qui ne sont pas utilisateurs d'AIDA et doivent vous transmettre quelque chose : clients, particuliers, collaborateurs externes, qui n'installeraient jamais une application pour cela. L'e-mail est le canal naturel pour les documents qui arrivent déjà en pièce jointe.

Les canaux d'entrée ne s'excluent pas : un même type de document peut recevoir des documents par WhatsApp, e-mail, AIDA Mobile, web et API, et chaque document suit les mêmes règles d'extraction et d'archivage, quel que soit le canal.

Qui peut utiliser l'intégration WhatsApp d'AIDA ?

Toute personne qui reçoit des documents de personnes non utilisatrices d'AIDA : surtout des particuliers, pour qui WhatsApp est le canal le plus naturel, mais aussi des salariés et collaborateurs en déplacement qui n'ont pas de compte AIDA. Quelques exemples :

Professionnels travaillant avec des particuliers

• Cabinets d'avocats : contrats, lettres recommandées, reçus et procès-verbaux que les clients envoient pour un dossier, sans que l'avocat ait à les transférer dans AIDA.
• Experts-comptables et centres d'assistance fiscale (comme les CAF et patronati en Italie) : tickets de frais médicaux, reçus, attestations annuelles de revenus (la CU italienne) et justificatifs pour la déclaration de revenus, que les clients peuvent envoyer tout au long de l'année, dès qu'ils les reçoivent, au lieu de tout apporter à la dernière minute.
• Courtiers en crédit et conseillers financiers : bulletins de salaire, attestations de revenus et relevés bancaires pour une demande de prêt immobilier ou de financement.
• Syndics de copropriété : reçus de paiement, devis et documents que les copropriétaires envoient au syndic.

Entreprises travaillant avec les particuliers

• Agences immobilières : documents pour une vente ou une location, comme les bulletins de salaire du locataire, les extraits cadastraux et les contrats signés.
• Agences d'assurance et experts : constats amiables, devis et factures de réparation pour la gestion d'un sinistre.
• Installateurs et entreprises du bâtiment : factures d'énergie, extraits cadastraux et documents des clients pour les dossiers d'aides et de déductions fiscales.
• Écoles, salles de sport et associations sportives : formulaires d'inscription signés et certificats demandés aux adhérents.

Entreprises avec du personnel hors des bureaux

• Ressources humaines : documents d'embauche et formulaires signés envoyés par les nouveaux salariés avant leur premier jour.
• Logistique et transport : documents de transport, lettres de voiture CMR et bons de livraison signés, envoyés par les chauffeurs à la fin de la livraison.
• Assistance technique et maintenance : rapports d'intervention et procès-verbaux signés par le client, envoyés par le technicien avant de quitter le chantier.
• Force de vente : commandes clients, notes de frais, tickets et reçus des commerciaux, déjà associés au commercial grâce à la propriété de l'invitation.

Dans les deux premiers cas, mieux vaut utiliser le canal d'entrée sur AIDA Hub, car un même client envoie des documents de types différents ; dans le troisième, un canal d'entrée sur le type de document suffit souvent, comme les documents de transport pour les chauffeurs ou les notes de frais pour les commerciaux.

Comment l'intégration WhatsApp favorise-t-elle le straight-through processing ?

Le straight-through processing (STP) correspond à la part des documents qui traversent l'ensemble du flux sans intervention manuelle. L'intégration WhatsApp supprime la première étape manuelle, celle où quelqu'un récupère les fichiers sur le téléphone et les charge dans le système.

AIDA s'occupe du reste : il apprend à partir d'un seul exemple, donc aucun nouveau lot d'entraînement n'est nécessaire lorsque la mise en page d'un document change, et il signale les valeurs anormales, de sorte que l'équipe ne contrôle que les cas douteux au lieu de vérifier chaque photo.

Questions fréquentes sur l'intégration WhatsApp

La personne qui envoie les documents doit-elle installer une application ou avoir un compte AIDA ?

Non. Il suffit d'avoir WhatsApp installé et actif sur son smartphone : la personne reçoit l'invitation dans la conversation et peut dès lors envoyer des documents et des photos comme à n'importe quel contact.

Pourquoi ne pas simplement transférer les documents à AIDA par e-mail ?

C'est possible, et c'est ce que beaucoup font aujourd'hui. Mais chaque transfert est une étape manuelle, à répéter pour chaque fichier et facile à oublier. Avec le canal d'entrée WhatsApp, le document entre dans AIDA au moment même où le client l'envoie.

Faut-il savoir programmer pour activer l'intégration WhatsApp ?

Non. L'intégration s'active depuis l'interface d'AIDA : vous saisissez le nom et le numéro, choisissez de définir ou non une propriété et cliquez sur Créer et envoyer, sans écrire de code.

Où vont les documents reçus sur WhatsApp ?

Vous pouvez les conserver dans les archives documentaires d'AIDA et les envoyer vers les destinations du type de document, comme Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox, SAP ou des webhooks. Avec l'intégration Zapier, vous pouvez aussi les envoyer vers des milliers d'autres applications.

Que se passe-t-il si la conversation reçoit un message uniquement textuel ?

AIDA traite les fichiers envoyés dans la conversation, c'est-à-dire les photos et les documents. À un message uniquement textuel, il répond par un remerciement automatique, sans créer de document.

Le canal d'entrée WhatsApp s'applique-t-il à tous les types de document ?

Oui, si vous l'activez sur AIDA Hub, qui classe chaque document reçu dans son type. Si vous l'activez sur un type de document, il ne s'applique qu'à ce type et chaque document reçu en suit les règles.

Essayez l'intégration WhatsApp d'AIDA

Si vos clients vous envoient déjà leurs documents sur WhatsApp, AIDA peut les faire arriver directement dans votre flux documentaire : photos et fichiers lus, avec les données extraites et archivées là où vous en avez besoin. Découvrez toutes les intégrations d'AIDA ou réservez une démo personnalisée pour voir l'intégration WhatsApp à l'œuvre sur vos documents.