Os documentos dos seus clientes chegam à AIDA pelo WhatsApp

A integração WhatsApp da AIDA permite-lhe receber documentos no WhatsApp diretamente na AIDA: o seu cliente recebe uma conversa da AIDA, carrega nela fotos e ficheiros, e a AIDA classifica-os, extrai os dados e arquiva-os segundo as regras que definiu. Você não tem de passar nenhum ficheiro do telemóvel para a AIDA, e o cliente não instala nenhuma app: usa o WhatsApp, que já tem no smartphone.

O WhatsApp é uma das entradas nativas da AIDA, a par do e-mail, da app AIDA Mobile, do carregamento web, da API e dos scanners Xerox ConnectKey: encontra-as todas na página de integrações da AIDA. Neste artigo vemos como funciona, como configurá-la passo a passo e quando compensa face ao e-mail e à AIDA Mobile.

O que é a integração WhatsApp da AIDA?

Na AIDA, o WhatsApp é uma entrada: um dos canais pelos quais os documentos entram no fluxo de processamento. A AIDA abre uma conversa com a pessoa que indicar na configuração e, a partir desse momento, cada foto ou documento enviado nessa conversa é processado segundo as regras do tipo de documento: extração de dados, arquivo e envio para os destinos.

É melhor ativar o WhatsApp num tipo de documento ou no AIDA Hub?

Depende do que espera receber na conversa. Pode ativar a entrada WhatsApp em dois pontos:

• Num tipo de documento: a classificação é implícita, porque tudo o que chega a essa conversa pertence a esse tipo. É a escolha natural quando uma pessoa envia sempre o mesmo documento, como as guias de transporte de um motorista.
• No AIDA Hub: a conversa aceita documentos de qualquer tipo. O AIDA Hub separa os ficheiros que contêm vários documentos nos respetivos subdocumentos e classifica cada um no seu tipo de documento, que lhe aplica depois as regras de extração e arquivo. É a escolha adequada para quem, como um escritório de profissionais liberais, recebe dos clientes documentos de todo o género.

Por trás da conversa trabalha o Intelligent Document Processing (IDP), a tecnologia que transforma documentos não estruturados em dados estruturados. Combina o OCR, que reconhece texto impresso e manuscrito, com a classificação de documentos e a extração dos campos que lhe interessam.

Porquê receber documentos no WhatsApp?

Porque é aí que os documentos já chegam. Muitos profissionais, sobretudo os que trabalham com particulares, recebem todos os dias dos clientes fotos e PDF no WhatsApp: para o cliente é a forma mais simples, enquanto o e-mail e os portais dedicados são um obstáculo.

O problema é o passo seguinte: transferir os documentos do WhatsApp para o computador e depois para a AIDA. Sem integração, cada ficheiro tem de ser passado à mão:

• do iPhone para o Mac pode usar-se o AirDrop, mas depois o ficheiro tem de ser arrastado para a AIDA na mesma;
• no Android, o caminho mais comum é reencaminhá-lo por e-mail para o endereço de entrada da AIDA, um passo incómodo de repetir para cada documento;
• enquanto ninguém os reencaminha, os documentos dos clientes ficam na galeria do telemóvel, misturados com mensagens e conversas pessoais;
• basta um ficheiro esquecido na conversa para que um processo fique incompleto.

Porque é que quase ninguém repara neste problema?

Porque, ficheiro a ficheiro, reencaminhar um documento demora poucos segundos, e ninguém os conta. Mas esses segundos repetem-se para cada ficheiro, cada cliente e cada dia, e quem os gasta considera-os parte do trabalho: um incómodo aceite, não um problema a resolver. É precisamente por isso que raramente se procura uma solução.

Com a integração WhatsApp, este passo desaparece: o cliente carrega os documentos na conversa da AIDA e o profissional encontra-os na AIDA, já lidos e arquivados, sem fazer nada.

Como se configura a integração WhatsApp, passo a passo?

Configura-se a partir da interface da AIDA, uma vez por cada tipo de documento e sem escrever código.

1. Crie um tipo de documento e defina os campos a extrair, por exemplo número, data e cliente. A AIDA aprende qualquer campo a partir de um só exemplo: seleciona o campo, clica no valor no documento e o modelo fica pronto, sem longos ciclos de treino.
2. Abra a entrada WhatsApp do tipo de documento, ou do AIDA Hub, e clique em Configurar.
3. Indique o nome e o número: o nome é um lembrete para si e não é mostrado à pessoa; para o número, escolha o indicativo internacional no menu pendente e introduza o número de telefone. A pessoa tem de ter o WhatsApp já instalado e ativo no smartphone.
4. Defina uma propriedade, se precisar: ao ativar a opção "Definir o valor de uma propriedade", escolhe uma propriedade e o respetivo valor, que a AIDA atribuirá a cada documento recebido desse número: por exemplo, o nome da pessoa que lhe envia os documentos, ou o número do processo a que pertencem.
5. Clique em Criar e Enviar: o número indicado recebe de imediato no WhatsApp a mensagem de convite.

A partir desse momento, a pessoa convidada pode enviar documentos e fotos na conversa. A AIDA confirma a receção de cada ficheiro com uma breve mensagem e analisa-o segundo as regras do tipo de documento a que pertence.

Posso convidar várias pessoas para o mesmo tipo de documento?

Sim. Em Configurar pode criar um novo convite para cada número, por exemplo um para cada cliente, e eliminá-lo a qualquer momento com o ícone do caixote do lixo, que apaga a conversa.

Para que serve definir uma propriedade para cada número?

Serve para saber de quem ou de onde vem um documento, sem que ninguém tenha de o escrever. Se definir a propriedade "Cliente" com o valor "João Silva", cada documento enviado desse número já traz o nome do cliente; da mesma forma, pode indicar um processo, uma filial ou uma obra.

Pode usar-se um número WhatsApp nacional?

Sim. Os convites partem de um número WhatsApp da AIDA; se preferir um número nacional, pode pedi-lo contactando a equipa da AIDA.

Como funciona na prática? Um exemplo num escritório de advogados

Pensemos num advogado que acompanha processos de particulares. Os clientes enviam-lhe os documentos pelo WhatsApp, porque é a app que usam todos os dias: a foto de um contrato, uma carta registada recebida, os comprovativos de pagamento. Hoje, o advogado, ou o seu secretariado, tem de recuperar cada ficheiro da conversa e carregá-lo na AIDA.

Com a integração WhatsApp, na abertura do processo o escritório cria um convite com o número do cliente na entrada WhatsApp do AIDA Hub. O cliente recebe a conversa da AIDA e, a partir desse momento, carrega aí os seus documentos; o AIDA Hub classifica-os nos tipos de documento configurados pelo escritório, que extraem os respetivos dados:

O advogado encontra a documentação já organizada na AIDA, pronta para o processo, sem ter reencaminhado um único ficheiro, e os documentos do cliente não ficam na galeria do seu telemóvel. Se o escritório assim o previr, a mesma documentação chega também às suas pastas no Google Drive ou no SharePoint e OneDrive. Para conhecer outras formas como a IA ajuda os escritórios, leia o artigo sobre a inovação jurídica com a AIDA.

O advogado é apenas um exemplo: o mesmo fluxo funciona para qualquer pessoa que receba documentos de quem dificilmente usaria um portal ou um endereço de e-mail dedicado, mas tem sempre o WhatsApp no bolso.

O que acontece se um ficheiro tiver várias páginas ou vários documentos?

Cada ficheiro enviado na conversa chega à AIDA separadamente: para um documento de várias páginas, é portanto preferível que o cliente envie um único PDF em vez de uma foto por página.

Com a entrada no AIDA Hub aplica-se também o caso inverso: um único PDF que contenha vários documentos, por exemplo um contrato e os respetivos recibos digitalizados em conjunto, é separado nos documentos individuais, e cada um é classificado no seu tipo.

WhatsApp, e-mail ou AIDA Mobile: que entrada escolher?

Depende de quem envia os documentos. A AIDA Mobile é a app para os utilizadores da AIDA, ou seja, você e a sua equipa, quando captam documentos com o smartphone. O WhatsApp é para quem não é utilizador da AIDA e precisa de lhe enviar algo: clientes, particulares, colaboradores externos, que nunca instalariam uma app para isso. O e-mail é natural para os documentos que já chegam como anexos.

As entradas não se excluem: o mesmo tipo de documento pode receber pelo WhatsApp, e-mail, AIDA Mobile, web e API, e cada documento segue as mesmas regras de extração e arquivo, seja qual for o canal.

Quem pode usar a integração WhatsApp da AIDA?

Qualquer pessoa que receba documentos de quem não é utilizador da AIDA: sobretudo particulares, para quem o WhatsApp é o canal mais natural, mas também colaboradores e parceiros fora do escritório que não têm conta AIDA. Alguns exemplos:

Profissionais que trabalham com particulares

• Escritórios de advogados: contratos, cartas registadas, recibos e atas que os clientes enviam para um processo, sem que o advogado os tenha de passar para a AIDA.
• Contabilistas, CAF e patronati (em Itália, centros de assistência fiscal e social aos cidadãos): talões de despesas de saúde, recibos, a CU (Certificazione Unica, a declaração anual de rendimentos emitida pela entidade patronal) e documentos para a declaração de IRS, que os clientes podem enviar ao longo do ano, assim que os recebem, em vez de os entregarem todos de uma vez à última hora.
• Intermediários de crédito e consultores financeiros: recibos de vencimento, CU e extratos bancários para um pedido de crédito à habitação ou de financiamento.
• Administradores de condomínio: comprovativos de pagamento, orçamentos e documentos que os condóminos enviam ao administrador.

Empresas que trabalham com consumidores

• Agências imobiliárias: documentos para uma compra e venda ou um arrendamento, como os recibos de vencimento do inquilino, as certidões e os contratos assinados.
• Agências de seguros e peritos: declarações amigáveis de acidente automóvel, orçamentos e faturas de reparação para a gestão de um sinistro.
• Instaladores e empresas de construção: faturas de serviços, certidões e documentos dos clientes para os processos de deduções e incentivos fiscais.
• Escolas, ginásios e associações desportivas: fichas de inscrição assinadas e certificados pedidos aos inscritos.

Empresas com pessoas fora do escritório

• Recursos humanos: documentos para a contratação e formulários assinados enviados pelos novos colaboradores antes do primeiro dia de trabalho.
• Logística e transportes: guias de transporte, CMR e guias de entrega assinadas, enviadas pelos motoristas no fim da entrega.
• Assistência técnica e manutenção: relatórios de intervenção e autos assinados pelo cliente, enviados pelo técnico antes de sair da obra.
• Rede comercial: encomendas de clientes, notas de despesas, talões e recibos dos agentes, já associados ao agente graças à propriedade do convite.

Nos dois primeiros casos compensa a entrada no AIDA Hub, porque o mesmo cliente envia documentos de tipos diferentes; no terceiro, muitas vezes basta uma entrada no tipo de documento, como as guias de transporte para os motoristas ou as notas de despesas para os agentes.

Como ajuda a integração WhatsApp o straight-through processing?

O straight-through processing (STP) é a percentagem de documentos que percorre todo o fluxo sem intervenções manuais. A integração WhatsApp elimina o primeiro passo manual, aquele em que alguém recolhe os ficheiros do telemóvel e os carrega no sistema.

O resto fica a cargo da AIDA: aprende a partir de um só exemplo, por isso não são necessários novos lotes de treino quando muda o layout de um documento, e destaca os valores anómalos, para que a equipa verifique apenas os casos duvidosos em vez de verificar cada foto.

Perguntas frequentes sobre a integração WhatsApp

Quem envia os documentos tem de instalar uma app ou ter uma conta AIDA?

Não. Basta ter o WhatsApp instalado e ativo no smartphone: a pessoa recebe o convite na conversa e, a partir desse momento, pode enviar documentos e fotos como faria com qualquer contacto.

Porque não basta reencaminhar os documentos para a AIDA por e-mail?

Pode fazer-se, e é o que muitos fazem hoje. Mas cada reencaminhamento é um passo manual, a repetir para cada ficheiro e fácil de esquecer. Com a entrada WhatsApp, o documento entra na AIDA no próprio momento em que o cliente o envia.

É preciso saber programar para ativar a integração WhatsApp?

Não. A integração ativa-se a partir da interface da AIDA: introduz o nome e o número, escolhe se quer definir uma propriedade e clica em Criar e Enviar, sem escrever código.

Para onde vão os documentos recebidos no WhatsApp?

Pode conservá-los no arquivo documental da AIDA e enviá-los para os destinos do tipo de documento, como Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox, SAP ou webhooks. Com a integração Zapier, leva-os também para milhares de outras apps.

O que acontece se chegar à conversa uma mensagem só de texto?

A AIDA processa os ficheiros enviados na conversa, ou seja, fotos e documentos. A uma mensagem só de texto responde com um agradecimento automático, sem criar documentos.

A entrada WhatsApp serve para todos os tipos de documento?

Sim, se a ativar no AIDA Hub, que classifica cada documento recebido no seu tipo. Se, pelo contrário, a ativar num tipo de documento, serve apenas para esse tipo e cada documento recebido segue as respetivas regras.

Experimente a integração WhatsApp da AIDA

Se os seus clientes já lhe enviam documentos pelo WhatsApp, a AIDA pode fazê-los chegar diretamente ao seu fluxo documental: fotos e ficheiros lidos, com os dados extraídos e arquivados onde são necessários. Descubra todas as integrações da AIDA ou marque uma demo personalizada para ver a integração WhatsApp em ação com os seus documentos.