I documenti dei clienti arrivano in AIDA via WhatsApp

L'integrazione WhatsApp di AIDA ti permette di ricevere documenti su WhatsApp direttamente in AIDA: il tuo cliente riceve una chat da AIDA, ci carica foto e file, e AIDA li classifica, ne estrae i dati e li archivia secondo le regole che hai definito. Tu non devi girare nessun file dal telefono ad AIDA, e il cliente non installa nessuna app: usa WhatsApp, che ha già sullo smartphone.

WhatsApp è uno degli ingressi nativi di AIDA, accanto a e-mail, app AIDA Mobile, caricamento web, API e scanner Xerox ConnectKey: li trovi tutti nella pagina delle integrazioni di AIDA. In questo articolo vediamo come funziona, come configurarla passo per passo e quando conviene rispetto all'e-mail e ad AIDA Mobile.

Che cos'è l'integrazione WhatsApp di AIDA?

In AIDA, WhatsApp è un ingresso: uno dei canali da cui i documenti entrano nel flusso di elaborazione. AIDA apre una chat con la persona che indichi nella configurazione e, da quel momento, ogni foto o documento inviato in quella chat viene elaborato secondo le regole del tipo di documento: estrazione dei dati, archiviazione e invio alle destinazioni.

Meglio attivare WhatsApp su un tipo di documento o su AIDA Hub?

Dipende da cosa ti aspetti di ricevere in chat. Puoi attivare l'ingresso WhatsApp in due punti:

• Su un tipo di documento: la classificazione è implicita, perché tutto ciò che arriva in quella chat appartiene a quel tipo. È la scelta naturale quando una persona invia sempre lo stesso documento, come i DDT di un autista.
• Su AIDA Hub: la chat accetta documenti di ogni tipo. AIDA Hub separa i file che contengono più documenti nei singoli sotto-documenti e classifica ciascuno nel proprio tipo di documento, che ne applica poi le regole di estrazione e archiviazione. È la scelta adatta a chi, come uno studio professionale, riceve dai clienti documenti di ogni genere.

Dietro la chat lavora l'Intelligent Document Processing (IDP), la tecnologia che trasforma documenti non strutturati in dati strutturati. Combina l'OCR, che riconosce il testo stampato e scritto a mano, con la classificazione dei documenti e l'estrazione dei campi che ti interessano.

Perché ricevere documenti su WhatsApp?

Perché è lì che i documenti arrivano già. Molti professionisti, soprattutto chi lavora con privati cittadini, ricevono ogni giorno dai clienti foto e PDF su WhatsApp: per il cliente è il modo più semplice, mentre e-mail e portali dedicati sono un ostacolo.

Il problema è il passaggio successivo: trasferire i documenti da WhatsApp al computer e poi in AIDA. Senza integrazione ogni file va girato a mano:

• da iPhone a Mac si può usare AirDrop, ma poi il file va comunque trascinato in AIDA;
• da Android la strada più comune è inoltrarlo per e-mail all'indirizzo di ingresso di AIDA, un passaggio scomodo da ripetere per ogni documento;
• finché nessuno li inoltra, i documenti dei clienti restano nella galleria del telefono, mescolati a messaggi e conversazioni personali;
• basta un file dimenticato in chat perché una pratica resti incompleta.

Perché è un problema che quasi nessuno nota?

Perché, preso un file alla volta, inoltrare un documento richiede pochi secondi, e nessuno li conta. Ma quei secondi si ripetono per ogni file, ogni cliente e ogni giorno, e chi li spende li considera parte del lavoro: un fastidio accettato, non un problema da risolvere. Proprio per questo raramente si cerca una soluzione.

Con l'integrazione WhatsApp questo passaggio sparisce: il cliente carica i documenti nella chat di AIDA e il professionista li ritrova in AIDA, già letti e archiviati, senza fare nulla.

Come si configura l'integrazione WhatsApp, passo per passo?

Si configura dall'interfaccia di AIDA, una volta per ogni tipo di documento e senza scrivere codice.

1. Crea un tipo di documento e definisci i campi da estrarre, per esempio numero, data e cliente. AIDA apprende qualsiasi campo da un solo esempio: selezioni il campo, clicchi sul valore nel documento e il modello è pronto, senza lunghi cicli di training.
2. Apri l'ingresso WhatsApp del tipo di documento, oppure di AIDA Hub, e clicca Configura.
3. Indica nome e numero: il nome è un promemoria per te e non viene mostrato alla persona; per il numero scegli il prefisso internazionale dal menu a tendina e inserisci il numero di telefono. La persona deve avere già WhatsApp installato e attivo sullo smartphone.
4. Imposta una proprietà, se ti serve: attivando l'opzione "Imposta il valore di una proprietà" scegli una proprietà e il suo valore, che AIDA assegnerà a ogni documento in arrivo da quel numero: per esempio il nome della persona che ti invia i documenti, oppure il numero della pratica a cui appartengono.
5. Clicca Crea ed Invia: il numero indicato riceve subito su WhatsApp il messaggio di invito.

Da quel momento la persona invitata può inviare documenti e foto in chat. AIDA conferma la ricezione di ogni file con un breve messaggio e lo analizza secondo le regole del tipo di documento a cui appartiene.

Posso invitare più persone sullo stesso tipo di documento?

Sì. Da Configura puoi creare un nuovo invito per ogni numero, per esempio uno per ogni cliente, e cancellarlo in qualsiasi momento con l'icona del cestino, che elimina la conversazione.

A cosa serve impostare una proprietà per ogni numero?

Serve a sapere da chi o da dove arriva un documento, senza che nessuno debba scriverlo. Se imposti la proprietà "Cliente" con il valore "Mario Rossi", ogni documento inviato da quel numero porta già il nome del cliente; allo stesso modo puoi indicare una pratica, una filiale o un cantiere.

Si può usare un numero WhatsApp nazionale?

Sì. Gli inviti partono da un numero WhatsApp di AIDA; se preferisci un numero nazionale, puoi richiederlo contattando il team di AIDA.

Come funziona in pratica? Un esempio in uno studio legale

Pensiamo a un avvocato che segue pratiche per privati cittadini. I clienti gli mandano i documenti su WhatsApp, perché è l'app che usano tutti i giorni: la foto di un contratto, una raccomandata ricevuta, le ricevute dei pagamenti. Oggi l'avvocato, o la sua segreteria, deve recuperare ogni file dalla chat e caricarlo in AIDA.

Con l'integrazione WhatsApp, all'apertura della pratica lo studio crea un invito con il numero del cliente sull'ingresso WhatsApp di AIDA Hub. Il cliente riceve la chat da AIDA e da quel momento carica lì i suoi documenti; AIDA Hub li classifica nei tipi di documento configurati dallo studio, che ne estraggono i dati:

L'avvocato ritrova la documentazione già ordinata in AIDA, pronta per la pratica, senza aver inoltrato un solo file, e i documenti del cliente non restano nella galleria del suo telefono. Se lo studio lo prevede, la stessa documentazione arriva anche nelle sue cartelle su Google Drive o su SharePoint e OneDrive. Per altri modi in cui l'IA aiuta gli studi, leggi l'articolo sull'innovazione legale con AIDA.

L'avvocato è solo un esempio: lo stesso flusso funziona per chiunque riceva documenti da persone che difficilmente userebbero un portale o un indirizzo e-mail dedicato, ma hanno sempre WhatsApp in tasca.

Cosa succede se un file contiene più pagine o più documenti?

Ogni file inviato in chat arriva ad AIDA separatamente: per un documento di più pagine, quindi, è meglio che il cliente invii un unico PDF piuttosto che una foto per pagina.

Con l'ingresso su AIDA Hub vale anche il caso opposto: un unico PDF che contiene più documenti, per esempio un contratto e le sue ricevute scansionati insieme, viene separato nei singoli documenti, e ognuno è classificato nel proprio tipo.

WhatsApp, e-mail o AIDA Mobile: quale ingresso scegliere?

Dipende da chi invia i documenti. AIDA Mobile è l'app per gli utenti AIDA, cioè tu e il tuo team, quando acquisite documenti con lo smartphone. WhatsApp è per chi non è utente AIDA e deve mandarti qualcosa: clienti, privati cittadini, collaboratori esterni, che non installerebbero mai un'app per farlo. L'e-mail è naturale per i documenti che arrivano già come allegati.

Gli ingressi non si escludono: lo stesso tipo di documento può ricevere da WhatsApp, e-mail, AIDA Mobile, web e API, e ogni documento segue le stesse regole di estrazione e archiviazione, qualunque sia il canale.

Chi può usare l'integrazione WhatsApp di AIDA?

Chiunque riceva documenti da persone che non sono utenti AIDA: soprattutto privati cittadini, per i quali WhatsApp è il canale più naturale, ma anche dipendenti e collaboratori fuori ufficio che non hanno un account AIDA. Alcuni esempi:

Professionisti che lavorano con privati

• Studi legali: contratti, raccomandate, ricevute e verbali che i clienti inviano per una pratica, senza che l'avvocato li debba girare ad AIDA.
• Commercialisti, CAF e patronati: scontrini delle spese mediche, ricevute, CU e documenti per la dichiarazione dei redditi, che i clienti possono inviare durante l'anno, appena li ricevono, invece di portarli tutti insieme all'ultimo momento.
• Mediatori creditizi e consulenti finanziari: buste paga, CU ed estratti conto per una richiesta di mutuo o di finanziamento.
• Amministratori di condominio: ricevute dei pagamenti, preventivi e documenti che i condòmini inviano all'amministratore.

Aziende che lavorano con i consumatori

• Agenzie immobiliari: documenti per una compravendita o una locazione, come le buste paga dell'inquilino, le visure e i contratti firmati.
• Agenzie assicurative e periti: moduli di constatazione amichevole, preventivi e fatture di riparazione per la gestione di un sinistro.
• Installatori e imprese edili: bollette, visure e documenti dei clienti per le pratiche di detrazioni e incentivi.
• Scuole, palestre e associazioni sportive: moduli di iscrizione firmati e certificati richiesti agli iscritti.

Aziende con persone fuori ufficio

• Risorse umane: documenti per l'assunzione e moduli firmati inviati dai nuovi dipendenti prima del primo giorno di lavoro.
• Logistica e trasporti: DDT, CMR e bolle di consegna firmate, inviate dagli autisti a fine consegna.
• Assistenza tecnica e manutenzione: rapportini di intervento e verbali firmati dal cliente, inviati dal tecnico prima di lasciare il cantiere.
• Rete commerciale: ordini dei clienti, note spese, scontrini e ricevute degli agenti, già associati all'agente grazie alla proprietà dell'invito.

Nei primi due casi conviene l'ingresso su AIDA Hub, perché lo stesso cliente invia documenti di tipo diverso; nel terzo spesso basta un ingresso sul tipo di documento, come i DDT per gli autisti o le note spese per gli agenti.

Come aiuta l'integrazione WhatsApp lo straight-through processing?

Lo straight-through processing (STP) è la quota di documenti che attraversa l'intero flusso senza interventi manuali. L'integrazione WhatsApp elimina il primo passaggio manuale, quello in cui qualcuno raccoglie i file dal telefono e li carica nel sistema.

Il resto lo fa AIDA: apprende da un solo esempio, quindi non servono nuovi batch di training quando cambia il layout di un documento, ed evidenzia i valori anomali, così il team controlla solo i casi dubbi invece di verificare ogni foto.

Domande frequenti sull'integrazione WhatsApp

Chi invia i documenti deve installare un'app o avere un account AIDA?

No. Basta avere WhatsApp installato e attivo sullo smartphone: la persona riceve l'invito in chat e da quel momento può inviare documenti e foto come farebbe con qualsiasi contatto.

Perché non basta inoltrare i documenti ad AIDA via e-mail?

Si può fare, ed è quello che molti fanno oggi. Ma ogni inoltro è un passaggio manuale, da ripetere per ogni file e facile da dimenticare. Con l'ingresso WhatsApp il documento entra in AIDA nel momento stesso in cui il cliente lo invia.

Serve saper programmare per attivare l'integrazione WhatsApp?

No. L'integrazione si attiva dall'interfaccia di AIDA: inserisci nome e numero, scegli se impostare una proprietà e clicchi Crea ed Invia, senza scrivere codice.

Dove finiscono i documenti ricevuti su WhatsApp?

Puoi conservarli nell'archivio documentale di AIDA e inviarli alle destinazioni del tipo di documento, come Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox, SAP o webhook. Con l'integrazione Zapier li porti anche in migliaia di altre app.

Cosa succede se in chat arriva un messaggio di solo testo?

AIDA elabora i file inviati in chat, cioè foto e documenti. A un messaggio di solo testo risponde con un ringraziamento automatico, senza creare documenti.

L'ingresso WhatsApp vale per tutti i tipi di documento?

Sì, se lo attivi su AIDA Hub, che classifica ogni documento ricevuto nel suo tipo. Se invece lo attivi su un tipo di documento, vale solo per quel tipo e ogni documento ricevuto ne segue le regole.

Prova l'integrazione WhatsApp di AIDA

Se i tuoi clienti ti mandano già i documenti su WhatsApp, AIDA può farli arrivare direttamente nel tuo flusso documentale: foto e file letti, con i dati estratti e archiviati dove servono. Scopri tutte le integrazioni di AIDA oppure prenota una demo personalizzata per vedere l'integrazione WhatsApp all'opera sui tuoi documenti.